「フォームに回答があるたびに、手動でZoomのURLを発行してメールで案内するのが面倒…」
「クライアントとの日程調整後、すぐミーティングを設定したいのに他の業務に追われて忘れてしまう…」
このように、Zoomミーティングのスケジュール調整や参加者への案内に多くの時間と手間をかけていませんか？
もしフォームへの回答や特定のメール受信などをトリガーに、自動でZoomミーティングのURLを発行して参加者に案内メールを送れる仕組みがあれば、こうした煩わしさから解放されますね。その結果、本来集中すべきコア業務に多くの時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomミーティングを自動でスケジュールする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームの回答をもとに、Zoomでミーティングを作成して案内する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた日程連絡やイベント申し込みに対し、一件ずつ手動でZoomミーティングをスケジュールして案内メールを送るのは手間がかかりませんか？手作業での対応は、ミーティングURLの送り間違いなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけにZoomミーティングの作成から案内メールの送信までを自動化し、こうした会議登録や案内の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた申し込みに対し、手動でZoomをスケジュールしている方
- Zoomミーティングに関わる登録や案内業務の工数を削減したいと考えている方
- 手作業によるミーティングURLの案内ミスや、連絡漏れなどを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答に応じてZoomミーティングが自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業での情報転記がなくなることで、ミーティングの日時やURLの案内間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定して、フォームの回答内容をもとにミーティングを作成します
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたミーティング情報をフォーム回答者に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したい任意のフォームIDを指定できます。また、名前やメールアドレス、希望日時など、フォームから取得したい情報を任意で設定してください
- Zoomでミーティングを作成する際に、トピックや説明、開始日時などを設定します。ここには固定のテキストを入力したり、Googleフォームで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
- 案内メールの送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。宛先にはフォーム回答者のメールアドレスを、本文には作成されたZoomミーティングのURLなどを変数として設定します
■注意事項
- Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
Zoomミーティングのスケジュールを自動化する方法
普段お使いの様々なツールを起点としてZoomミーティングの作成・案内を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
面倒な手作業をなくすことで、スムーズなミーティング設定を実現できるでしょう。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
フォームの回答データを使ってZoomミーティングをスケジュールする
Googleフォームなどのフォームサービスへの回答をトリガーに、Zoomミーティングを自動作成して回答者へ案内を送るフローです。
これまで手作業で行っていた日程調整や案内送付の手間を削減できますね。
Googleフォームの回答をもとに、Zoomでミーティングを作成して案内する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた日程連絡やイベント申し込みに対し、一件ずつ手動でZoomミーティングをスケジュールして案内メールを送るのは手間がかかりませんか？手作業での対応は、ミーティングURLの送り間違いなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけにZoomミーティングの作成から案内メールの送信までを自動化し、こうした会議登録や案内の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた申し込みに対し、手動でZoomをスケジュールしている方
- Zoomミーティングに関わる登録や案内業務の工数を削減したいと考えている方
- 手作業によるミーティングURLの案内ミスや、連絡漏れなどを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答に応じてZoomミーティングが自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業での情報転記がなくなることで、ミーティングの日時やURLの案内間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定して、フォームの回答内容をもとにミーティングを作成します
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたミーティング情報をフォーム回答者に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したい任意のフォームIDを指定できます。また、名前やメールアドレス、希望日時など、フォームから取得したい情報を任意で設定してください
- Zoomでミーティングを作成する際に、トピックや説明、開始日時などを設定します。ここには固定のテキストを入力したり、Googleフォームで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
- 案内メールの送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。宛先にはフォーム回答者のメールアドレスを、本文には作成されたZoomミーティングのURLなどを変数として設定します
■注意事項
- Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
メールツールの受信データを使ってZoomミーティングをスケジュールする
Outlookなどのメールツールで特定の件名や内容のメールを受信したことをトリガーに、Zoomミーティングを自動で作成・案内するフローです。
メールでのやり取りからシームレスにミーティング設定を完了させることができます。
Outlookで特定件名のメールを受信したら、Zoomミーティングを作成して案内する
試してみる
■概要
ミーティングの日程調整メールを受け取るたびに、手動でZoomミーティングを設定し、案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は定型業務でありながら、ミスが許されないため担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、AIが内容を読み取って自動でZoomミーティングをスケジュールし、案内メールまで送信できます。
面倒なZoomのスケジュール登録業務から解放され、本来注力すべき業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとZoomを使い、手作業でミーティングの登録を行っている営業担当者や秘書の方
- ミーティングURLの払い出しミスや、案内メールの送信漏れなどのリスクをなくしたい方
- Zoomミーティングをスケジュールするなどの定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信を起点に、Zoomミーティングの作成から案内までが自動化され、手作業の時間を削減できます
- メール本文からの情報転記が不要になるため、日時の設定間違いや参加者の誤記といったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から参加者名や希望日時などの情報を抽出します
- 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションで、抽出した情報を元にミーティングを設定します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたミーティング情報を記載した案内メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、検知対象とするメールフォルダのIDや、件名に含まれるキーワード（例：「打ち合わせ依頼」など）を自由に設定可能です
- AIによるテキスト抽出では、メール本文から名前やメールアドレス、希望日時など、ミーティング設定に必要な情報を任意に抽出できます
- Zoomのミーティング作成では、トピックや説明欄に、メールから抽出した情報を変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりするなどのカスタムが可能です
- Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得したミーティングURLなどの情報を変数として埋め込むことができます
■注意事項
- Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
データベースサービスの更新データを使ってZoomミーティングをスケジュールする
Notionなどのデータベースサービスでステータスが更新された際、Zoomミーティングを自動作成し関係者へ案内するフローです。
顧客管理やプロジェクトの進捗と連携した、より効率的でミスのないミーティング設定が実現します。
Notionデータベースが特定のステータスに更新されたら、Zoomミーティングを作成して案内する
試してみる
■概要
Notionでデータ管理を行う中で、特定のステータスになった顧客のオンラインミーティングを設定する際、手動でZoomのスケジュールを作成し、案内を送る作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionデータベースのステータス更新をトリガーとして、Zoomミーティングの作成から関係者への案内メール送信までを自動化できます。これにより、ミーティング設定に関する一連の作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでのステータス管理と連携して、Zoomミーティングを効率的にscheduleしたい方
- 手動でのミーティング設定や案内メールの作成に時間がかかり、業務を圧迫している方
- ミーティング設定時のURLの貼り間違いや、案内漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータスを更新するだけで、Zoomミーティングが自動で作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるミーティングの日時や参加者の設定ミス、案内メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定し、監視対象のデータベースを指定します。
- オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで発火したページの情報を取得します。
- 次に、分岐機能を用いて、取得したページのステータスが特定のものである場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 条件に合致した場合、Zoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにミーティングを作成します。
- 最後に、Yoomの「メールを送る」アクションで、作成されたミーティング情報を含んだ案内メールを自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、後続処理に進む条件となるステータスを任意の値に設定することが可能です。
- Zoomのミーティング作成オペレーションでは、トピックや説明、開始日時などを任意に設定できます。Notionから取得した値を埋め込むことも可能です。
- メールのオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを設定したり、前段のオペレーションで取得した値を埋め込んだりできます。
■注意事項
- Notion、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの回答からZoomミーティングを自動で案内するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームの回答をもとに、Zoomでミーティングを作成して案内するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GoogleフォームとZoomのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定、Zoomのアクション設定、メールのアクション設定
- フローをONにし、動作を確認
Googleフォームの回答をもとに、Zoomでミーティングを作成して案内する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた日程連絡やイベント申し込みに対し、一件ずつ手動でZoomミーティングをスケジュールして案内メールを送るのは手間がかかりませんか？手作業での対応は、ミーティングURLの送り間違いなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけにZoomミーティングの作成から案内メールの送信までを自動化し、こうした会議登録や案内の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた申し込みに対し、手動でZoomをスケジュールしている方
- Zoomミーティングに関わる登録や案内業務の工数を削減したいと考えている方
- 手作業によるミーティングURLの案内ミスや、連絡漏れなどを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答に応じてZoomミーティングが自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業での情報転記がなくなることで、ミーティングの日時やURLの案内間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定して、フォームの回答内容をもとにミーティングを作成します
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたミーティング情報をフォーム回答者に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したい任意のフォームIDを指定できます。また、名前やメールアドレス、希望日時など、フォームから取得したい情報を任意で設定してください
- Zoomでミーティングを作成する際に、トピックや説明、開始日時などを設定します。ここには固定のテキストを入力したり、Googleフォームで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
- 案内メールの送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。宛先にはフォーム回答者のメールアドレスを、本文には作成されたZoomミーティングのURLなどを変数として設定します
■注意事項
- Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
ステップ1：GoogleフォームとZoomのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
同様にZoomを検索しましょう。
「Zoom(OAuth)のマイアプリ登録方法」を参考にClient ID・Client secret・(任意で)Secret Tokenを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Googleフォームの回答をもとに、Zoomでミーティングを作成して案内する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた日程連絡やイベント申し込みに対し、一件ずつ手動でZoomミーティングをスケジュールして案内メールを送るのは手間がかかりませんか？手作業での対応は、ミーティングURLの送り間違いなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけにZoomミーティングの作成から案内メールの送信までを自動化し、こうした会議登録や案内の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け付けた申し込みに対し、手動でZoomをスケジュールしている方
- Zoomミーティングに関わる登録や案内業務の工数を削減したいと考えている方
- 手作業によるミーティングURLの案内ミスや、連絡漏れなどを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答に応じてZoomミーティングが自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業での情報転記がなくなることで、ミーティングの日時やURLの案内間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定して、フォームの回答内容をもとにミーティングを作成します
- 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたミーティング情報をフォーム回答者に送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携したい任意のフォームIDを指定できます。また、名前やメールアドレス、希望日時など、フォームから取得したい情報を任意で設定してください
- Zoomでミーティングを作成する際に、トピックや説明、開始日時などを設定します。ここには固定のテキストを入力したり、Googleフォームで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
- 案内メールの送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。宛先にはフォーム回答者のメールアドレスを、本文には作成されたZoomミーティングのURLなどを変数として設定します
■注意事項
- Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
準備として、テスト用の会議予約フォームを作成して自分で回答しておきましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にフォームIDを入力してテストしましょう。
成功したら保存してください。今回は「+ 取得する値を追加」から以下の赤枠の項目をアウトプットとして追加しました！
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらをご参照ください。
ステップ4：Zoomのアクション設定
Googleフォームの情報をもとに、Zoomミーティングを自動作成する設定をします。
「ミーティングを作成」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「ミーティングを作成」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずZoomでお使いのメールアドレスを入力してください。
次にトピックを設定しましょう。
以下のようにGoogleフォームから取得したアウトプットを選択すると、変数として反映させることができます。
次に任意でパスワードと会議の説明を入力してください。
会議の説明もカスタマイズ可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
開始日時はGoogleフォームの「年月日」「時刻」のアウトプットを選択しましょう。
最後にタイムゾーン(任意)と会議時間を入力してテストします。
成功したら保存してください。
Zoom会議が自動で作成されました！
ステップ5：メールのアクション設定
先ほど作成されたミーティングの情報をYoomのメール機能で送信します。
「メールを送る」でできることもご参照ください。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。
Toには既にGoogleフォームから取得した「メールアドレス」のアウトプットが設定されているのでそのままで大丈夫です。
CC・BCCの設定もできます。
次に件名と本文を入力しましょう。
固定の文章や、Googleフォーム・Zoomから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
Yoomのアドレスから、Zoomミーティングの案内が送信されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Googleフォームの回答をもとに、Zoomでミーティングを作成して案内する方法でした！
Zoomを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Zoomを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Zoomに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する
試してみる
■概要
Airtableで管理している情報をもとにZoomミーティングを設定する際、手作業でのURL発行や情報の転記に手間を感じていませんか？このワークフローを活用すれば、Airtableのレコード詳細ページから直接Zoomのミーティングを作成できるため、こうした手間を解消し、スムーズな会議設定を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Airtableで顧客や商談管理を行い、頻繁にZoomで会議を設定する方
- 会議設定時のURL発行や参加者への連絡といった手作業を効率化したい方
- 手作業による会議情報の間違いや連絡漏れなどのミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableの画面から離れることなくZoomミーティングを作成できるため、これまで会議設定にかかっていた時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になることで、会議情報の入力間違いやURLの貼り間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、お使いのAirtableアカウントとZoomアカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードの詳細ページから起動」アクションを設定することで、Airtableの特定のレコードからフローを起動できるようになります。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定し、Airtableの情報を元に会議が自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、自動化の対象としたいベースIDやテーブルIDを、ご自身の環境に合わせて設定してください。
- Zoomのミーティング作成オペレーションでは、Airtableのレコード情報（顧客名など）を引用し、ミーティングのトピックや説明文を自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- AirtableとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Zoomでミーティングが終了したら文字起こしとデータ抽出を行い、議事録を作成してGoogle Driveに保存する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データからの文字起こし、議事録作成、そしてGoogle Driveへの保存といった一連の作業に手間を感じていませんか？
特に重要な会議ほど、迅速かつ正確な情報共有が求められますが、手作業では時間もかかり、共有が遅れがちです。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了をトリガーに、文字起こしから議事録作成、Google Driveへの保存までを自動化し、これらの課題をスムーズに解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomミーティング後の議事録作成と共有に多くの時間を費やしている方
- 手作業による文字起こしの手間や、議事録の共有漏れを課題と感じている方
- 会議後の情報整理とデータ管理を効率化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後の文字起こし、議事録作成、Google Driveへの保存が自動化され、手作業にかかる時間を削減できます。
- 自動処理により、文字起こしの精度向上や転記ミスを防ぎ、議事録の品質を保ちながら、情報共有の迅速化が期待できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Googleドキュメント、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションを設定します。
- さらに、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで文字起こし機能の「音声データを文字起こしする」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでデータ抽出機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成された議事録を指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定で、「ミーティングが終了したら」を検知する対象のメールアドレスを任意で設定してください。
- 文字起こし機能では、処理時間に応じてアクションを設定したり、読み取る音声ファイルの言語を任意で設定してください。
- データ抽出機能では、抽出するテキストの文字数に応じて変換タイプを設定し、対象のテキスト、抽出したい項目、指示内容を任意で設定してください。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用する雛形書類と発行書類の連携設定や、置換する文字列を任意で設定してください。
- Google Driveでファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダIDやファイル名などを任意で設定してください。
■注意事項
- Zoom、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細はこちらをご参照ください。
Zoomでミーティングが終了したら文字起こしと要約を行い、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データから手作業で文字起こしを行い、議事録を作成する業務に手間がかかっていませんか？
また、重要な会議の内容を迅速にチームへ共有することに課題を感じることもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングが終了するだけで、録画音声の文字起こしと要約、Microsoft Teamsへの通知までが自動で実行されるため、議事録作成の手間を省き、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- ZoomでのWeb会議が多く、議事録の作成や共有に時間を費やしている方
- 会議内容の要点を素早く把握し、チーム内に迅速に共有したいと考えている方
- 手作業での文字起こしや要約による、抜け漏れや共有の遅れをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ミーティング終了後の一連の作業が自動化されるため、議事録作成にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による文字起こしの誤字脱字や、要約内容のブレ、Microsoft Teamsへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」アクションと「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで文字起こし機能を選択し、「音声データを文字起こしする」アクションでダウンロードした音声ファイルを指定します。
- 続いて、オペレーションで要約機能を選択し、「要約する」アクションで文字起こしされたテキストを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成された要約テキストを任意のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoomのトリガー設定では、起動の対象としたいミーティング主催者のメールアドレスを任意で設定してください。
- 文字起こし機能では、処理する音声の長さや、日本語・英語など読み取る音声ファイルの言語を任意で設定してください。
- 要約機能では、要約する文字数や箇条書きなどの条件、出力したい言語などを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先のチームIDやチャネルID、送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため） - 詳細はこちらをご参照ください。
Zoom会議が終了したら、議事録を自動作成してGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
Zoomでのオンライン会議は便利ですが、会議後の議事録作成に手間と時間を取られていませんか？録画データをダウンロードし、手動で文字起こしを行い、ドキュメントにまとめる作業は、重要な業務でありながらも大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoom会議が終了するだけでAIが自動で音声ファイルを文字起こしし、議事録としてGoogleドキュメントで作成、指定のフォルダに格納するため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでの会議が多く、議事録の作成に多くの時間を割いている方
- 会議の文字起こしや内容の整理を手作業で行っており、負担を感じている方
- 会議記録の作成や管理を効率化し、チーム内での情報共有を円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoom会議終了後、ダウンロードから文字起こし、Googleドキュメントへの保存までを自動化し、議事録作成にかかる作業時間を短縮します。
- 手作業による文字起こしの聞き間違いや転記ミス、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」を設定します。
- オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、終了した会議の情報を取得します。
- 続いて、Zoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」で音声データをダウンロードします。
- 次に、AI機能の「音声データを文字起こしする」で、ダウンロードした音声データをテキストに変換します。
- 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、文字起こししたテキストを元に議事録を作成し保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能で音声データを文字起こしする際に、話者分離を適用するなど、抽出する内容を任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントで議事録を発行する際に、保存先のGoogle Driveアカウントや格納したい特定のフォルダを任意で指定できます。
■注意事項
- ZoomとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
まとめ
Zoomミーティングの予約や案内といった一連の作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたミーティングURLの発行や案内メールの作成・送信といった手間を削減し、日程の転記ミスや案内漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これによりミーティング設定にかかる時間を短縮し、より重要な商談の準備や顧客対応といったコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Calendlyなど日程調整ツールとも連携できる？
A：可能です。Zoomのアクション設定を削除し、代わりにお使いのツールを追加して設定してください。
Q：毎週の定例など定期的な会議も設定できますか？
A：可能です。スケジュールトリガーを用いることもできます。
Q：作成したURLをSlackなどにも通知できますか？
A：可能です。メールのアクション設定を削除してSlack等のチャットツールに代替することも、メールのアクション設定の下にSlack等の通知設定を追加することもできます。
