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「フォームに回答があるたびに、手動でZoomのURLを発行してメールで案内するのが面倒…」
「クライアントとの日程調整後、すぐミーティングを設定したいのに他の業務に追われて忘れてしまう…」
このように、Zoomミーティングのスケジュール調整や参加者への案内に多くの時間と手間をかけていませんか？
もしフォームへの回答や特定のメール受信などをトリガーに、自動でZoomミーティングのURLを発行して参加者に案内メールを送れる仕組みがあれば、こうした煩わしさから解放されますね。その結果、本来集中すべきコア業務に多くの時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはZoomミーティングを自動でスケジュールする業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
Googleフォームで受け付けた日程連絡やイベント申し込みに対し、一件ずつ手動でZoomミーティングをスケジュールして案内メールを送るのは手間がかかりませんか？手作業での対応は、ミーティングURLの送り間違いなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけにZoomミーティングの作成から案内メールの送信までを自動化し、こうした会議登録や案内の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた申し込みに対し、手動でZoomをスケジュールしている方
・Zoomミーティングに関わる登録や案内業務の工数を削減したいと考えている方
・手作業によるミーティングURLの案内ミスや、連絡漏れなどを防止したい方
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Zoomミーティングのスケジュールを自動化する方法
普段お使いの様々なツールを起点としてZoomミーティングの作成・案内を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
面倒な手作業をなくすことで、スムーズなミーティング設定を実現できるでしょう。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
フォームの回答データを使ってZoomミーティングをスケジュールする
Googleフォームなどのフォームサービスへの回答をトリガーに、Zoomミーティングを自動作成して回答者へ案内を送るフローです。
これまで手作業で行っていた日程調整や案内送付の手間を削減できますね。
■概要
Googleフォームで受け付けた日程連絡やイベント申し込みに対し、一件ずつ手動でZoomミーティングをスケジュールして案内メールを送るのは手間がかかりませんか？手作業での対応は、ミーティングURLの送り間違いなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけにZoomミーティングの作成から案内メールの送信までを自動化し、こうした会議登録や案内の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた申し込みに対し、手動でZoomをスケジュールしている方
・Zoomミーティングに関わる登録や案内業務の工数を削減したいと考えている方
・手作業によるミーティングURLの案内ミスや、連絡漏れなどを防止したい方
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
メールツールの受信データを使ってZoomミーティングをスケジュールする
Outlookなどのメールツールで特定の件名や内容のメールを受信したことをトリガーに、Zoomミーティングを自動で作成・案内するフローです。
メールでのやり取りからシームレスにミーティング設定を完了させることができます。
■概要
ミーティングの日程調整メールを受け取るたびに、手動でZoomミーティングを設定し、案内メールを送る作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は定型業務でありながら、ミスが許されないため担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、AIが内容を読み取って自動でZoomミーティングをスケジュールし、案内メールまで送信できます。
面倒なZoomのスケジュール登録業務から解放され、本来注力すべき業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・OutlookとZoomを使い、手作業でミーティングの登録を行っている営業担当者や秘書の方
・ミーティングURLの払い出しミスや、案内メールの送信漏れなどのリスクをなくしたい方
・Zoomミーティングをスケジュールするなどの定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方
■注意事項
・Outlook、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
データベースサービスの更新データを使ってZoomミーティングをスケジュールする
Notionなどのデータベースサービスでステータスが更新された際、Zoomミーティングを自動作成し関係者へ案内するフローです。
顧客管理やプロジェクトの進捗と連携した、より効率的でミスのないミーティング設定が実現します。
■概要
Notionでデータ管理を行う中で、特定のステータスになった顧客のオンラインミーティングを設定する際、手動でZoomのスケジュールを作成し、案内を送る作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionデータベースのステータス更新をトリガーとして、Zoomミーティングの作成から関係者への案内メール送信までを自動化できます。これにより、ミーティング設定に関する一連の作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionでのステータス管理と連携して、Zoomミーティングを効率的にscheduleしたい方
・手動でのミーティング設定や案内メールの作成に時間がかかり、業務を圧迫している方
・ミーティング設定時のURLの貼り間違いや、案内漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Notion、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの回答からZoomミーティングを自動で案内するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Googleフォームの回答をもとに、Zoomでミーティングを作成して案内するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Googleフォームで受け付けた日程連絡やイベント申し込みに対し、一件ずつ手動でZoomミーティングをスケジュールして案内メールを送るのは手間がかかりませんか？手作業での対応は、ミーティングURLの送り間違いなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけにZoomミーティングの作成から案内メールの送信までを自動化し、こうした会議登録や案内の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた申し込みに対し、手動でZoomをスケジュールしている方
・Zoomミーティングに関わる登録や案内業務の工数を削減したいと考えている方
・手作業によるミーティングURLの案内ミスや、連絡漏れなどを防止したい方
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
ステップ1：GoogleフォームとZoomのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作を行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
同様にZoomを検索しましょう。
「Zoom(OAuth)のマイアプリ登録方法」を参考にClient ID・Client secret・(任意で)Secret Tokenを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
Googleフォームで受け付けた日程連絡やイベント申し込みに対し、一件ずつ手動でZoomミーティングをスケジュールして案内メールを送るのは手間がかかりませんか？手作業での対応は、ミーティングURLの送り間違いなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけにZoomミーティングの作成から案内メールの送信までを自動化し、こうした会議登録や案内の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け付けた申し込みに対し、手動でZoomをスケジュールしている方
・Zoomミーティングに関わる登録や案内業務の工数を削減したいと考えている方
・手作業によるミーティングURLの案内ミスや、連絡漏れなどを防止したい方
■注意事項
・Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Googleフォームのトリガー設定
準備として、テスト用の会議予約フォームを作成して自分で回答しておきましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にフォームIDを入力してテストしましょう。
成功したら保存してください。今回は「+ 取得する値を追加」から以下の赤枠の項目をアウトプットとして追加しました！
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらをご参照ください。
ステップ4：Zoomのアクション設定
Googleフォームの情報をもとに、Zoomミーティングを自動作成する設定をします。
「ミーティングを作成」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「ミーティングを作成」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずZoomでお使いのメールアドレスを入力してください。
次にトピックを設定しましょう。
以下のようにGoogleフォームから取得したアウトプットを選択すると、変数として反映させることができます。
次に任意でパスワードと会議の説明を入力してください。
会議の説明もカスタマイズ可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
開始日時はGoogleフォームの「年月日」「時刻」のアウトプットを選択しましょう。
最後にタイムゾーン(任意)と会議時間を入力してテストします。
成功したら保存してください。
Zoom会議が自動で作成されました！
ステップ5：メールのアクション設定
先ほど作成されたミーティングの情報をYoomのメール機能で送信します。
「メールを送る」でできることもご参照ください。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。
Toには既にGoogleフォームから取得した「メールアドレス」のアウトプットが設定されているのでそのままで大丈夫です。
CC・BCCの設定もできます。
次に件名と本文を入力しましょう。
固定の文章や、Googleフォーム・Zoomから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
Yoomのアドレスから、Zoomミーティングの案内が送信されました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Googleフォームの回答をもとに、Zoomでミーティングを作成して案内する方法でした！
Zoomを活用したその他の自動化例
Yoomでは、Zoomを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Zoomに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Airtableから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成するフローです。
■概要
「Zoomでミーティングが終了したら文字起こしとデータ抽出を行い、議事録を作成してGoogle Driveに保存する」ワークフローは、Zoomミーティング終了後に自動的に文字起こしを行い、そのデータから重要な情報を抽出して議事録を作成し、Google Driveに保存する仕組みです。
これにより、会議後の議事録作成作業を効率化し、重要な議論点を整理して簡単にアクセスできるようにします。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にZoomミーティングを開催し、会議の内容を効率的に記録して管理したい方
・会議後の議事録作成にかかる時間を短縮したいチームリーダー
・Google Driveを活用して会議記録を簡単に保存・共有したい担当者
・ミーティング終了後に即座に議事録を作成して共有したい方
・会議内容を正確に記録して、後で容易に参照したい方
■注意事項
・Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398-zoom%E3%81%A7%E3%83%9F%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AE%E3%83%AC%E3%82%B3%E3%83%BC%E3%83%87%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E6%83%85%E5%A0%B1%E3%82%92%E5%8F%96%E5%BE%97%E3%81%99%E3%82%8B%E9%9A%9B%E3%81%AE%E6%B3%A8%E6%84%8F%E7%82%B9
■概要
「Zoomでミーティングが終了したら文字起こしと要約を行い、Microsoft Teamsに通知する」ワークフローは、オンラインミーティング後の情報整理を自動化する業務ワークフローです。Zoomでのミーティングが終わった後、手動での文字起こしや要約作業は時間がかかり、内容の共有にも手間が伴います。このワークフローを活用することで、AI要約サービスを利用して自動的にミーティングの内容を文字起こしし、要約を作成できます。その結果をMicrosoft Teamsに自動通知することで、チーム全体で効率的に情報共有が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に使用し、ミーティング後の記録作業に時間を取られているビジネスパーソンの方
・ミーティング内容を迅速にチームと共有したいプロジェクトマネージャーの方
・AI要約サービスを活用して業務効率化を図りたい企業のIT担当者の方
・Microsoft Teamsを主にコミュニケーションツールとして利用しているチームリーダーの方
・ミーティングの内容を正確かつ効率的に記録・管理したい営業担当者の方
■注意事項
・Zoom、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細はこちらをご参照ください。
■概要
「Zoom会議が終了したら、議事録のPDFを自動作成してGoogle Driveに格納する」ワークフローは、会議終了後の事務作業をシンプルにします。
議事録の自動生成とファイル管理がスムーズに行える仕組みです。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを利用してチーム会議や打ち合わせを行っている方
・会議終了後の議事録作成やファイル整理に時間がかかってしまうと感じている方
・会議内容をスピーディに記録し、すぐに共有・保存したい方
・Google Driveを使って社内またはチームでドキュメント管理をしている方
・議事録を複数メンバーと共有する機会が多く、手動でのアップロードや整理作業を効率化したい方
・プロジェクトの進捗や会議内容を円滑に管理したいと考えているプロジェクトマネージャーやリーダーの方
■注意事項
・ZoomとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。 ・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
まとめ
Zoomミーティングの予約や案内といった一連の作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたミーティングURLの発行や案内メールの作成・送信といった手間を削減し、日程の転記ミスや案内漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これによりミーティング設定にかかる時間を短縮し、より重要な商談の準備や顧客対応といったコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：Calendlyなど日程調整ツールとも連携できる？
A：可能です。Zoomのアクション設定を削除し、代わりにお使いのツールを追加して設定してください。
Q：毎週の定例など定期的な会議も設定できますか？
A：可能です。スケジュールトリガーを用いることもできます。
Q：作成したURLをSlackなどにも通知できますか？
A：可能です。メールのアクション設定を削除してSlack等のチャットツールに代替することも、メールのアクション設定の下にSlack等の通知設定を追加することもできます。
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