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「フォームに回答があるたびに、手動でZoomのURLを発行してメールで案内するのが面倒…」
「クライアントとの日程調整後、すぐミーティングを設定したいのに他の業務に追われて忘れてしまう…」
このように、Zoomミーティングのスケジュール調整や参加者への案内に多くの時間と手間をかけていませんか？
もし<span class="mark-yellow">フォームへの回答や特定のメール受信などをトリガーに、自動でZoomミーティングのURLを発行して参加者に案内メールを送れる仕組み</span>があれば、こうした煩わしさから解放されますね。その結果、本来集中すべきコア業務に多くの時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化フローは、ノーコードで簡単に設定できる方法を使います。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Zoomミーティングを自動でスケジュールする業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールを起点としてZoomミーティングの作成・案内を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
面倒な手作業をなくすことで、スムーズなミーティング設定を実現できるでしょう。気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどのフォームサービスへの回答をトリガーに、Zoomミーティングを自動作成して回答者へ案内を送る</span>フローです。
これまで手作業で行っていた日程調整や案内送付の手間を削減できますね。
<span class="mark-yellow">Outlookなどのメールツールで特定の件名や内容のメールを受信したことをトリガーに、Zoomミーティングを自動で作成・案内する</span>フローです。
メールでのやり取りからシームレスにミーティング設定を完了させることができます。
<span class="mark-yellow">Notionなどのデータベースサービスでステータスが更新された際、Zoomミーティングを自動作成し関係者へ案内する</span>フローです。
顧客管理やプロジェクトの進捗と連携した、より効率的でミスのないミーティング設定が実現します。
それではここから代表的な例として、Googleフォームの回答をもとに、Zoomでミーティングを作成して案内するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、更に「+新規接続」をクリックします。
右上の検索窓からGoogleフォームを検索してください。
この画面が表示されるので「Sign in with Google」をクリック。
メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリックします。
※既にGoogleアカウントを使ってマイアプリ連携したことがある場合は、そのアカウントを選択するだけでOKです。
パスワードを入力してもう一度「次へ」をクリック。
「続行」をクリックするとGoogleフォームのマイアプリ連携が完了します。
同様にZoomを検索しましょう。
「Zoom(OAuth)のマイアプリ登録方法」を参考にClient ID・Client secret・(任意で)Secret Tokenを入力し「追加」をクリックするとマイアプリ連携が完了します。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
準備として、テスト用の会議予約フォームを作成して自分で回答しておきましょう。
用意できたらYoomの設定画面に戻り「フォームに回答が送信されたら」をクリックします。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォームに回答が送信されたら」のまま「次へ」をクリック。
アプリトリガーのAPI接続設定という画面が表示されるので、まずトリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、テキストボックス下部の説明を参考にフォームIDを入力してテストしましょう。
成功したら保存してください。今回は「+ 取得する値を追加」から以下の赤枠の項目をアウトプットとして追加しました！
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法についてはこちらをご参照ください。
Googleフォームの情報をもとに、Zoomミーティングを自動作成する設定をします。
「ミーティングを作成」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「ミーティングを作成」のまま「次へ」をクリック。
API接続設定に移るので、まずZoomでお使いのメールアドレスを入力してください。
次にトピックを設定しましょう。
以下のようにGoogleフォームから取得したアウトプットを選択すると、変数として反映させることができます。
次に任意でパスワードと会議の説明を入力してください。
会議の説明もカスタマイズ可能です。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
開始日時はGoogleフォームの「年月日」「時刻」のアウトプットを選択しましょう。
最後にタイムゾーン(任意)と会議時間を入力してテストします。
成功したら保存してください。
Zoom会議が自動で作成されました！
先ほど作成されたミーティングの情報をメールで送信します。
「メールを送る」でできることもご参照ください。
「メールを送る」をクリック。
メールの設定に入ります。
Toには既にGoogleフォームから取得した「メールアドレス」のアウトプットが設定されているのでそのままで大丈夫です。
CC・BCCの設定もできます。
次に件名と本文を入力しましょう。
固定の文章や、Googleフォーム・Zoomから取得したアウトプットなどの変数を組み合わせて自由にカスタマイズできます。
通知したい形式で設定してみてください。
「次へ」をクリックするとメール送信のテスト画面に移るので、内容に誤りがないか確認してテストしましょう。
※「テスト」をクリックすると実際にメールが送信されます。送付されてもいいアドレスか事前にご確認いただくと安心です。
※テストが成功しない場合、Toに設定されているアドレスがアドレス形式になっていない可能性があります。@などが大文字になっていないかを確認してみてください。それでも成功しない場合は、再度マイアプリ連携を実施することで解消する場合があります。
成功したら保存しましょう。
Yoomのアドレスから、Zoomミーティングの案内が送信されました！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか確認してください。
以上が、Googleフォームの回答をもとに、Zoomでミーティングを作成して案内する方法でした！
Yoomでは、Zoomを活用した様々な自動化を実現できます。 ここでは、Zoomに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Zoomミーティングの予約や案内といった一連の作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたミーティングURLの発行や案内メールの作成・送信といった手間を削減し、日程の転記ミスや案内漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これによりミーティング設定にかかる時間を短縮し、より重要な商談の準備や顧客対応といったコア業務に集中する環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツールYoomを使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたら、ぜひこちらから無料登録してYoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Calendlyなど日程調整ツールとも連携できる？
A：可能です。Zoomのアクション設定を削除し、代わりにお使いのツールを追加して設定してください。
Q：毎週の定例など定期的な会議も設定できますか？
A：可能です。スケジュールトリガーを用いることもできます。
Q：作成したURLをSlackなどにも通知できますか？
A：可能です。メールのアクション設定を削除してSlack等のチャットツールに代替することも、メールのアクション設定の下にSlack等の通知設定を追加することもできます。
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