Notionデータベースが特定のステータスに更新されたら、Zoomミーティングを作成して案内する

■概要

Notionでデータ管理を行う中で、特定のステータスになった顧客のオンラインミーティングを設定する際、手動でZoomのスケジュールを作成し、案内を送る作業に手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionデータベースのステータス更新をトリガーとして、Zoomミーティングの作成から関係者への案内メール送信までを自動化できます。これにより、ミーティング設定に関する一連の作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionでのステータス管理と連携して、Zoomミーティングを効率的にscheduleしたい方
• 手動でのミーティング設定や案内メールの作成に時間がかかり、業務を圧迫している方
• ミーティング設定時のURLの貼り間違いや、案内漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionのステータスを更新するだけで、Zoomミーティングが自動で作成され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるミーティングの日時や参加者の設定ミス、案内メールの送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでNotionの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を設定し、監視対象のデータベースを指定します。
3. オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで発火したページの情報を取得します。
4. 次に、分岐機能を用いて、取得したページのステータスが特定のものである場合にのみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
5. 条件に合致した場合、Zoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとにミーティングを作成します。
6. 最後に、Yoomの「メールを送る」アクションで、作成されたミーティング情報を含んだ案内メールを自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、後続処理に進む条件となるステータスを任意の値に設定することが可能です。
• Zoomのミーティング作成オペレーションでは、トピックや説明、開始日時などを任意に設定できます。Notionから取得した値を埋め込むことも可能です。
• メールのオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できます。また、件名や本文に固定のテキストを設定したり、前段のオペレーションで取得した値を埋め込んだりできます。

■注意事項

• Notion、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。