Googleフォームの回答をもとに、Zoomでミーティングを作成して案内する

■概要

Googleフォームで受け付けた日程連絡やイベント申し込みに対し、一件ずつ手動でZoomミーティングをスケジュールして案内メールを送るのは手間がかかりませんか？手作業での対応は、ミーティングURLの送り間違いなどのミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけにZoomミーティングの作成から案内メールの送信までを自動化し、こうした会議登録や案内の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた申し込みに対し、手動でZoomをスケジュールしている方
• Zoomミーティングに関わる登録や案内業務の工数を削減したいと考えている方
• 手作業によるミーティングURLの案内ミスや、連絡漏れなどを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答に応じてZoomミーティングが自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業での情報転記がなくなることで、ミーティングの日時やURLの案内間違い、連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとZoomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」アクションを設定して、フォームの回答内容をもとにミーティングを作成します
4. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたミーティング情報をフォーム回答者に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携したい任意のフォームIDを指定できます。また、名前やメールアドレス、希望日時など、フォームから取得したい情報を任意で設定してください
• Zoomでミーティングを作成する際に、トピックや説明、開始日時などを設定します。ここには固定のテキストを入力したり、Googleフォームで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
• 案内メールの送信アクションでは、宛先や件名、本文を自由に設定できます。宛先にはフォーム回答者のメールアドレスを、本文には作成されたZoomミーティングのURLなどを変数として設定します

■注意事項

• Googleフォーム、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらをご参照ください。