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「HRMOSに登録されている障がい者情報を、定期的に確認して別の管理シートに手作業で転記している…」
「コンプライアンスに関わる重要な情報だからこそ、転記ミスや確認漏れが起きないか常に不安を感じる…」
このように、HRMOSを用いた障がい者情報の管理において、手作業による業務に手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、HRMOSから必要な障がい者情報を定期的に自動抽出し、管理用のシートなどに自動で記録できる仕組みがあれば、こうした日々の手作業から解放され、より戦略的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHRMOSから障がい者情報を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、HRMOSから障がい者情報を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加していくフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Google スプレッドシートの連携方法は以下をご参照ください。
HRMOSとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでHRMOSと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。
アクセストークンの設定方法などについては、以下のヘルプページをご確認ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「社員詳細ページから起動」をクリックします。
事前準備として、HRMOSで社員の障がい者情報を登録しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で登録しました。
Yoomの操作画面に戻ります。
Chrome拡張機能を設定することで、HRMOS上から直接フローボットを起動することが可能です。
拡張機能はこちらのページからインストールできます。
アクションの設定内容を確認し、HRMOSと連携しているアカウント情報にも問題がないか確認したら「次へ」をクリックします。
起動ページのURLサンプル
拡張機能を起動させるHRMOSの社員詳細ページURLを入力します。
※実際に実行する際は、HRMOSの該当ページを開いた状態で、拡張機能からフローボットを起動してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、正しく連携できているかを確認しましょう。
テストに成功すると、HRMOSに登録された社員の障がい者情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップで社員の障がい者情報を取得できます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
続いて、前のステップで取得した値（社員ID）を利用して、HRMOSで社員の障がい者情報を取得しましょう。
「社員の障がい者情報を取得」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HRMOSと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
社員ID
入力欄をクリックすると、前のステップでHRMOSから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがHRMOSから取得されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で社員の障がい者情報が正しく取得されるか確認しましょう。
テストに成功すると、社員の障がい者情報に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用することが可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップでHRMOSから取得した値（障がい者情報）を利用して、Google スプレッドシートにレコードを追加しましょう。
「レコードを追加する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Google スプレッドシートでデータを追加するためのレコードをあらかじめ作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
連携するデータベースを設定しましょう。
スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
※事前準備で作成したGoogle スプレッドシートを設定してください。
スプレッドシートのタブ名
入力欄をクリックすると、指定したスプレッドシートIDに含まれるタブの候補が表示されます。その中から対象のタブを選択してください。
テーブル範囲
範囲は列名（ヘッダー）を含むデータベース全体の範囲を設定しましょう。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値
前段で設定したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲から、列名（ヘッダー）が自動表示されます。
入力欄をクリックすると、前のステップでHRMOSから取得した値が一覧で表示されます。
該当する項目を選び、Googleスプレッドシート上の対応する項目に正しくマッピングしましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがGoogle スプレッドシートに登録されてしまうので注意が必要です。
それぞれの項目について入力が完了したら、「テスト」をクリックして、設定した内容でGoogle スプレッドシートにレコードが追加されるか確認しましょう。
テストが成功したらGoogle スプレッドシートの画面を開き、実際にレコードが追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、HRMOSから障がい者情報を取得し、Google スプレッドシートに自動で記録できるようになります。
実際にHRMOSの情報更新を行い、Google スプレッドシートへ正しく反映されるかを確認してみましょう。
社員情報や職務経歴を取得し、電子契約サービスでNDAを自動作成・送付、ストレージに情報を格納、または業務DBへ情報を自動追加します。
また、外部システムでの社員登録、情報更新、メッセージ送信をトリガーに、人事管理システムへ社員情報を自動で登録・更新します。
入社時の登録・書類手続きを効率化し、人事データの一貫性と正確性を保ちます。
■概要
業務委託契約や採用候補者とのやり取りで発生するNDA締結は、手間と時間がかかる業務の一つです。
特にHRMOSで管理している情報を手作業で書類に転記し、GMOサインで送付する作業は、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Chrome拡張機能を使用したトリガーによって、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
また、HRMOSのトリガー情報からNDAを自動で作成し、GMOサインでの送付までをシームレスに連携できるため、契約業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HRMOSで社員情報を管理しつつ、kintoneでも関連情報を管理している場合、新しい社員が入社するたびに両方のツールへ手入力するのは手間がかかり、入力ミスの原因にもなります。このワークフローは、HRMOSの社員情報を簡単な操作でkintoneに自動で追加するものであり、二重入力といった面倒な転記作業から解放され、人事関連業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、HRMOSにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入退社の管理を行う方
・企業の人事部、総務部のご担当者
・企業から入退社の手続きを委託されている社会保険労務士や税理士の担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
同じ内容を登録したいだけなのに、何度も何度も打ち込みをすることは時間の無駄で手間がかかります。特に社会保険の手続きがある場合は保険証の発行や扶養家族の手続きなど、情報を取得したら一刻も早く共有したいです。
このフローを使えば人事労務管理ツール2個使っていてもアクセスすることなく自動登録することができます。SmartHR上での入力が完了したら自動でHRMOSでも情報が登録されるため、SmartHRで従業員に登録をお願いすれば企業の担当者が手入力することなく、迅速にHRMOSへの登録が叶います。
■注意事項
・SmartHR、HRMOSのそれぞれをYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
freee人事労務の従業員情報が更新されたらHRMOSの従業員管理表も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の従業員情報を管理している方
・freee人事労務で従業員情報を管理する人事担当者
・従業員情報をHRMOSにも連携している方
2.業務でHRMOSを活用している方
・HRMOSで従業員管理表を管理している方
・HRMOSへの更新情報反映を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務は従業員情報の管理に適したツールですが、更新した従業員情報をHRMOSに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
また、手動での情報連携は更新ミスや更新漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートを使うことで、freee人事労務で従業員情報が更新されたら、自動でHRMOSの従業員管理表を更新することができます。
手動によるHRMOSへの情報連携が不要となるため、ヒューマンエラーの発生を防止し、業務を効率化することができます。
また、HRMOSの情報が常に最新化されるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
Slackでの連絡を受けて、HRMOSへ社員情報を手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
特に、新入社員の情報共有や採用決定の連絡など、Slackで受け取った情報を都度HRMOSに転記する作業は、担当者にとって負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Slackで特定のテキストを含むメッセージが送信された際にAIがテキストを抽出し、HRMOSへ自動で社員情報を登録できるため、煩雑なフローを改善する有用ツールとして役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Yoomデータベースから、HRMOSのアカウントを自動的に発行します。
発行されたアカウント情報は、メールで従業員に通知されます。
■設定方法
1.HRMOSとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.トリガー部分で任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.HRMOSの「従業員を登録」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、ユーザー名、部署、役職などの任意の情報を設定してください。
4.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
5.HRMOSアカウントが発行され、従業員に招待メールが送信されます。
■注意事項
・HRMOSアカウントとの連携設定が必要です。
・Yoomで従業員情報を管理するデータベースを作成してご利用ください。
・HRMOSのアカウント情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
freee人事労務で社員登録があったらHRMOSも同様に社員登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務とHRMOSを業務で使用している方
・freee人事労務とHRMOSを使用して業務の効率化を図りたい方
・HRMOSでの社員登録を自動化したい方
・企業の人事担当者や総務の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務で登録した社員情報をHRMOSにも同様に登録できるため、手作業による作業を省き、業務の効率化を図ることができます。
・HRMOSに登録した社員情報は、freee人事労務で登録した内容と同様となるため、手入力による不備が解消されます。
・HRMOSで入力項目の多い作業を自動化することで、ヒューマンエラーの防止や登録作業の時間を削減することができます。
・freee人事労務に入力された社員情報をHRMOSに自動で連携することで、入社手続きに必要な情報をスムーズに共有することができます。
■注意事項
・freee人事労務、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Yoomの入力フォームに新入社員情報が入力されたら、HRMOSに社員情報を登録して、その内容をSlackにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入社管理を行う方
・企業の人事部や総務部のご担当者
・企業から入社手続きを委託されている社会保険労務士や税理士の担当者
・支店を数多く持つ企業の統括部門の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
新しい従業員の入社手続きは人事労務の中で重要な仕事ではあるものの、人事労務管理ツールへの登録などは手間のかかる作業です。更に、社内で別のコミュニケーションツールも平行で運用している場合、毎回人事労務管理ツールに入力した情報を別のコミュニケーションツールにも手動で通知する必要があります。
この非効率な業務状況を打開したい方にこのフローは最適です。このフローを使うとYoomの入力フォームに新入社員情報が入力された時点で、HRMOSに対して社員情報を自動で登録されてSlackにも手入力することなく通知することができます。
■注意事項
・HRMOS、SlackのそれぞれをYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
Zoomでの面接やミーティング設定後、参加者の情報をHRMOSで都度確認し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Zoomで新しいミーティングが作成されると、自動でHRMOSから関連する社員情報を検索・取得し、指定した宛先にメールで通知します。ZoomとHRMOSを連携させることで、人事関連のコミュニケーションを円滑にし、手作業による確認の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
HRMOSと各種ツールを連携して障がい者情報の取得を自動化することで、これまで手作業で行っていたHRMOSからの情報転記や確認作業が削減され、ヒューマンエラーを防ぎながら正確な情報を一元管理できます。
これにより、人事担当者はコンプライアンス遵守のための煩雑な作業から解放され、より戦略的な人事施策の立案や従業員サポートに集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外のツールにも連携可能ですか？
A：
はい、可能です。
SalesforceやHubSpot、Microsoft Excel、kintoneなど、企業で広く利用される情報管理ツールにも直接データを反映できます。
フローボットのアクション設定で「Googleスプレッドシートにレコードを追加」を削除し、目的のアプリの「レコードを追加」「レコードを更新」などのアクションへ置き換えることで、自社の運用に合ったシステムへ自動で更新でき、転記作業や管理負担を削減できます。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：取得できる障がい者情報の項目は？
A：
フローボットの「社員の障がい者情報を取得」アクションでテストを実行し、表示される取得した値をご参照ください。
ここで取得した値を活用し、後続ステップで障がい者区分や手帳番号、交付日、有効期限、障がい等級などの主要な情報を連携できます。
