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「HRMOSに登録されている障がい者情報を、定期的に確認して別の管理シートに手作業で転記している…」
「コンプライアンスに関わる重要な情報だからこそ、転記ミスや確認漏れが起きないか常に不安を感じる…」
このように、HRMOSを用いた障がい者情報の管理において、手作業による業務に手間や心理的な負担を感じていませんか？
もし、HRMOSから必要な障がい者情報を定期的に自動抽出し、管理用のシートなどに自動で記録できる仕組みがあれば、こうした日々の手作業から解放され、より戦略的な業務に集中する時間を確保できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHRMOSから障がい者情報を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、HRMOSから障がい者情報を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加していくフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Google スプレッドシートの連携方法は以下をご参照ください。
HRMOSとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでHRMOSと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしましょう。
アクセストークンの設定方法などについては、以下のヘルプページをご確認ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「社員詳細ページから起動」をクリックします。
事前準備として、HRMOSで社員の障がい者情報を登録しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で登録しました。
Yoomの操作画面に戻ります。
Chrome拡張機能を設定することで、HRMOS上から直接フローボットを起動することが可能です。
拡張機能はこちらのページからインストールできます。
アクションの設定内容を確認し、HRMOSと連携しているアカウント情報にも問題がないか確認したら「次へ」をクリックします。
起動ページのURLサンプル
拡張機能を起動させるHRMOSの社員詳細ページURLを入力します。
※実際に実行する際は、HRMOSの該当ページを開いた状態で、拡張機能からフローボットを起動してください。
入力が完了したら「テスト」をクリックし、正しく連携できているかを確認しましょう。
テストに成功すると、HRMOSに登録された社員の障がい者情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップで社員の障がい者情報を取得できます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
続いて、前のステップで取得した値（社員ID）を利用して、HRMOSで社員の障がい者情報を取得しましょう。
「社員の障がい者情報を取得」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
HRMOSと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
社員ID
入力欄をクリックすると、前のステップでHRMOSから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがHRMOSから取得されてしまうので注意が必要です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で社員の障がい者情報が正しく取得されるか確認しましょう。
テストに成功すると、社員の障がい者情報に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用することが可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです！
前のステップでHRMOSから取得した値（障がい者情報）を利用して、Google スプレッドシートにレコードを追加しましょう。
「レコードを追加する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備として、Google スプレッドシートでデータを追加するためのレコードをあらかじめ作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
連携するデータベースを設定しましょう。
スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
※事前準備で作成したGoogle スプレッドシートを設定してください。
スプレッドシートのタブ名
入力欄をクリックすると、指定したスプレッドシートIDに含まれるタブの候補が表示されます。その中から対象のタブを選択してください。
テーブル範囲
範囲は列名（ヘッダー）を含むデータベース全体の範囲を設定しましょう。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値
前段で設定したGoogle スプレッドシートのテーブル範囲から、列名（ヘッダー）が自動表示されます。
入力欄をクリックすると、前のステップでHRMOSから取得した値が一覧で表示されます。
該当する項目を選び、Googleスプレッドシート上の対応する項目に正しくマッピングしましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがGoogle スプレッドシートに登録されてしまうので注意が必要です。
それぞれの項目について入力が完了したら、「テスト」をクリックして、設定した内容でGoogle スプレッドシートにレコードが追加されるか確認しましょう。
テストが成功したらGoogle スプレッドシートの画面を開き、実際にレコードが追加されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり追加されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、HRMOSから障がい者情報を取得し、Google スプレッドシートに自動で記録できるようになります。
実際にHRMOSの情報更新を行い、Google スプレッドシートへ正しく反映されるかを確認してみましょう。
社員情報や職務経歴を取得し、電子契約サービスでNDAを自動作成・送付、ストレージに情報を格納、または業務DBへ情報を自動追加します。
また、外部システムでの社員登録、情報更新、メッセージ送信をトリガーに、人事管理システムへ社員情報を自動で登録・更新します。
入社時の登録・書類手続きを効率化し、人事データの一貫性と正確性を保ちます。
HRMOSと各種ツールを連携して障がい者情報の取得を自動化することで、これまで手作業で行っていたHRMOSからの情報転記や確認作業が削減され、ヒューマンエラーを防ぎながら正確な情報を一元管理できます。
これにより、人事担当者はコンプライアンス遵守のための煩雑な作業から解放され、より戦略的な人事施策の立案や従業員サポートに集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google スプレッドシート以外のツールにも連携可能ですか？
A：
はい、可能です。
SalesforceやHubSpot、Microsoft Excel、kintoneなど、企業で広く利用される情報管理ツールにも直接データを反映できます。
フローボットのアクション設定で「Googleスプレッドシートにレコードを追加」を削除し、目的のアプリの「レコードを追加」「レコードを更新」などのアクションへ置き換えることで、自社の運用に合ったシステムへ自動で更新でき、転記作業や管理負担を削減できます。
Q：連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：取得できる障がい者情報の項目は？
A：
フローボットの「社員の障がい者情報を取得」アクションでテストを実行し、表示される取得した値をご参照ください。
ここで取得した値を活用し、後続ステップで障がい者区分や手帳番号、交付日、有効期限、障がい等級などの主要な情報を連携できます。
