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「HRMOSに新しい応募があるたびに、履歴書をダウンロードしてフォルダに保存するのが手間…」
「候補者が増えてくると、履歴書の管理だけで時間がかかってしまい、面接の準備が追いつかない…」
このように、採用活動における履歴書の管理業務に課題を感じていませんか？
もし、HRMOSに新しい候補者情報が登録されたら、自動で履歴書を取得し、指定のストレージサービスに格納できる仕組みがあれば、これらの煩雑な手作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSから履歴書を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HRMOSから履歴書を取得してGoogle Driveに格納するフローを作ってみよう
それでは例として、HRMOSに候補者情報が登録されたら、履歴書を取得してGoogle Driveに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：HRMOSとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。
HRMOSのマイアプリ登録の方法は、下記リンクを確認しましょう。
マイアプリから「新規接続」を押した後、Google Driveを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：トリガーの設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「トリガー」と呼びます。
ここではHRMOSの社員詳細ページから操作し、フローボットが起動する設定をしていきましょう。
詳しくはChrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法もご参照ください。
①はじめにChrome拡張機能をインストールしましょう。
②HRMOSの社員詳細ページを開き、Chrome拡張機能を起動し、「フローボットの作成」をクリックしましょう。
③以下の画面に移動するので、今回のフローボットを選択します。
1つ目の工程をクリックしてください。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
起動ページのURLサンプルは、HRMOSの社員詳細ページのリンクを貼り付けてください。
設定したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：社員の履歴書・職務経歴書情報を取得
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、社員の履歴書・職務経歴書を取得する設定を行いましょう。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしましょう。
前項で取得した値から、「社員ID」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ。
設定したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：社員の履歴書を取得
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、社員の履歴書を取得する設定を行います。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしましょう。
社員IDと履歴書ファイルIDはそれぞれ取得した値から選択しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されます。
この時、「←トリガーで取得した値を引用してください」「←「社員の履歴書・職務経歴書情報を取得」で取得した値を引用してください」というテキストは削除しましょう。
設定したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示されるので、確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：ファイルをアップロードする
次に4つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Google Driveにファイルをアップロードする設定を行いましょう。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしましょう。
格納先のフォルダIDは候補から選択します。
ファイル名は前項で取得した値から選択しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されます。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」と「履歴書」を選択します。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Google Driveにはファイルが追加されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ7（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
HRMOSに候補者情報が登録されたら、履歴書を取得してGoogle Driveに自動で格納する方法は以上です。
社員情報や職務経歴を取得し、電子契約サービスでNDAを自動作成・送付、または業務DBへ情報を自動追加します。
また、外部システムでの社員登録、情報更新、メッセージ送信をトリガーに、人事管理システムへ社員情報を自動で登録・更新します。
入社時の登録・書類手続きを効率化し、人事データの一貫性と正確性を保ちます。
まとめ
HRMOSからの履歴書取得と保存作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやリネーム、フォルダ分けといった煩雑な業務から解放され、ヒューマンエラーも未然に防ぐことができます。これにより、採用担当者は候補者情報の管理に時間を費やすことなく、面接の準備や候補者とのコミュニケーションといった、より本質的な業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google Drive以外のストレージにも保存できますか？
A：
はい、できます。
OneDrive、Boxなどお使いのストレージと連携をお試しください。
その際は、Google Driveのアクションを削除し、お使いのストレージとアプリ連携してから、「ファイルをアップロードする」アクションを追加しましょう。
Q：履歴書ファイルが添付されていない場合はどうなりますか？
A：
以下の通りエラーが表示されてフローボットが停止する場合があります。
その際はHRMOSに履歴書ファイルを添付し、再度お試しください。
Q：保存が完了したらSlackなどに通知できますか？
A：
はい、できます。
その際はSlackなどのチャットツールとアプリ連携し、「メッセージを送信する」アクションを追加してお試し下さい。
