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「HRMOSに新しい応募があるたびに、履歴書をダウンロードしてフォルダに保存するのが手間…」
「候補者が増えてくると、履歴書の管理だけで時間がかかってしまい、面接の準備が追いつかない…」
このように、採用活動における履歴書の管理業務に課題を感じていませんか？
もし、HRMOSに新しい候補者情報が登録されたら、自動で履歴書を取得し、指定のストレージサービスに格納できる仕組みがあれば、これらの煩雑な手作業から解放されます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSから履歴書を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HRMOSから履歴書を取得してGoogle Driveに格納するフローを作ってみよう
それでは例として、HRMOSに候補者情報が登録されたら、履歴書を取得してGoogle Driveに自動で格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：HRMOSとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
以下の画面が表示されるので、設定を行ってください。
HRMOSのマイアプリ登録の方法は、下記リンクを確認しましょう。
マイアプリから「新規接続」を押した後、Google Driveを検索し、クリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントを選択します。
以下の画面で「次へ」をクリックします。
以下の画面で「続行」をクリックします。
これでGoogle Driveのマイアプリ登録は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。
マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
ステップ3：トリガーの設定
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「トリガー」と呼びます。
ここではHRMOSの社員詳細ページから操作し、フローボットが起動する設定をしていきましょう。
詳しくはChrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法もご参照ください。
①はじめにChrome拡張機能をインストールしましょう。
②HRMOSの社員詳細ページを開き、Chrome拡張機能を起動し、「フローボットの作成」をクリックしましょう。
③以下の画面に移動するので、今回のフローボットを選択します。
1つ目の工程をクリックしてください。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
起動ページのURLサンプルは、HRMOSの社員詳細ページのリンクを貼り付けてください。
設定したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示され、取得した値が出力されます。
取得した値についてはヘルプページのテストの重要性：「取得した値」のテスト値についてもご参照ください。
確認し、「完了」をクリックしましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：社員の履歴書・職務経歴書情報を取得
次に2つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、社員の履歴書・職務経歴書を取得する設定を行いましょう。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしましょう。
前項で取得した値から、「社員ID」を選択します。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動するたびに新しい情報が反映されますよ。
設定したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下のように表示されます。
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ5：社員の履歴書を取得
次に3つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、社員の履歴書を取得する設定を行います。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしましょう。
社員IDと履歴書ファイルIDはそれぞれ取得した値から選択しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されます。
この時、「←トリガーで取得した値を引用してください」「←「社員の履歴書・職務経歴書情報を取得」で取得した値を引用してください」というテキストは削除しましょう。
設定したら「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下のように表示されるので、確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ6：ファイルをアップロードする
次に4つ目の工程をクリックします。
前項で取得した値から、Google Driveにファイルをアップロードする設定を行いましょう。
前項と同様に、この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックしましょう。
格納先のフォルダIDは候補から選択します。
ファイル名は前項で取得した値から選択しましょう。
取得した値を使用することで、値が固定化されず、フローボットが起動する度に新しい情報が反映されます。
ファイルの添付方法は「取得した値を使用」と「履歴書」を選択します。
設定したら「テスト」をクリックしましょう。
テストに成功すると、以下のように表示され、Google Driveにはファイルが追加されていますね！
確認し「完了」をクリックしましょう。
ステップ7（最終）：アプリトリガーをONにする
すべての設定が完了すると、以下のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動しましょう。
HRMOSに候補者情報が登録されたら、履歴書を取得してGoogle Driveに自動で格納する方法は以上です。
社員情報や職務経歴を取得し、電子契約サービスでNDAを自動作成・送付、または業務DBへ情報を自動追加します。
また、外部システムでの社員登録、情報更新、メッセージ送信をトリガーに、人事管理システムへ社員情報を自動で登録・更新します。
入社時の登録・書類手続きを効率化し、人事データの一貫性と正確性を保ちます。
■概要
業務委託契約や採用候補者とのやり取りで発生するNDA締結は、手間と時間がかかる業務の一つです。
特にHRMOSで管理している情報を手作業で書類に転記し、GMOサインで送付する作業は、ミスが発生するリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Chrome拡張機能を使用したトリガーによって、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
また、HRMOSのトリガー情報からNDAを自動で作成し、GMOサインでの送付までをシームレスに連携できるため、契約業務の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HRMOSで社員情報を管理しつつ、kintoneでも関連情報を管理している場合、新しい社員が入社するたびに両方のツールへ手入力するのは手間がかかり、入力ミスの原因にもなります。このワークフローは、HRMOSの社員情報を簡単な操作でkintoneに自動で追加するものであり、二重入力といった面倒な転記作業から解放され、人事関連業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
SmartHRに新しい従業員が登録されたら、HRMOSにも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入退社の管理を行う方
・企業の人事部、総務部のご担当者
・企業から入退社の手続きを委託されている社会保険労務士や税理士の担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
同じ内容を登録したいだけなのに、何度も何度も打ち込みをすることは時間の無駄で手間がかかります。特に社会保険の手続きがある場合は保険証の発行や扶養家族の手続きなど、情報を取得したら一刻も早く共有したいです。
このフローを使えば人事労務管理ツール2個使っていてもアクセスすることなく自動登録することができます。SmartHR上での入力が完了したら自動でHRMOSでも情報が登録されるため、SmartHRで従業員に登録をお願いすれば企業の担当者が手入力することなく、迅速にHRMOSへの登録が叶います。
■注意事項
・SmartHR、HRMOSのそれぞれをYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
freee人事労務の従業員情報が更新されたらHRMOSの従業員管理表も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.社内の従業員情報を管理している方
・freee人事労務で従業員情報を管理する人事担当者
・従業員情報をHRMOSにも連携している方
2.業務でHRMOSを活用している方
・HRMOSで従業員管理表を管理している方
・HRMOSへの更新情報反映を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
freee人事労務は従業員情報の管理に適したツールですが、更新した従業員情報をHRMOSに手動で連携している場合、時間がかかり非効率的です。
また、手動での情報連携は更新ミスや更新漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートを使うことで、freee人事労務で従業員情報が更新されたら、自動でHRMOSの従業員管理表を更新することができます。
手動によるHRMOSへの情報連携が不要となるため、ヒューマンエラーの発生を防止し、業務を効率化することができます。
また、HRMOSの情報が常に最新化されるため、管理業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・freee人事労務、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
Slackでの連絡を受けて、HRMOSへ社員情報を手入力する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか？
特に、新入社員の情報共有や採用決定の連絡など、Slackで受け取った情報を都度HRMOSに転記する作業は、担当者にとって負担となることがあります。
このワークフローを活用すれば、Slackで特定のテキストを含むメッセージが送信された際にAIがテキストを抽出し、HRMOSへ自動で社員情報を登録できるため、煩雑なフローを改善する有用ツールとして役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Yoomデータベースから、HRMOSのアカウントを自動的に発行します。
発行されたアカウント情報は、メールで従業員に通知されます。
■設定方法
1.HRMOSとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.トリガー部分で任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.HRMOSの「従業員を登録」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、ユーザー名、部署、役職などの任意の情報を設定してください。
4.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
5.HRMOSアカウントが発行され、従業員に招待メールが送信されます。
■注意事項
・HRMOSアカウントとの連携設定が必要です。
・Yoomで従業員情報を管理するデータベースを作成してご利用ください。
・HRMOSのアカウント情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
freee人事労務で社員登録があったらHRMOSも同様に社員登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freee人事労務とHRMOSを業務で使用している方
・freee人事労務とHRMOSを使用して業務の効率化を図りたい方
・HRMOSでの社員登録を自動化したい方
・企業の人事担当者や総務の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・freee人事労務で登録した社員情報をHRMOSにも同様に登録できるため、手作業による作業を省き、業務の効率化を図ることができます。
・HRMOSに登録した社員情報は、freee人事労務で登録した内容と同様となるため、手入力による不備が解消されます。
・HRMOSで入力項目の多い作業を自動化することで、ヒューマンエラーの防止や登録作業の時間を削減することができます。
・freee人事労務に入力された社員情報をHRMOSに自動で連携することで、入社手続きに必要な情報をスムーズに共有することができます。
■注意事項
・freee人事労務、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Yoomの入力フォームに新入社員情報が入力されたら、HRMOSに社員情報を登録して、その内容をSlackにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入社管理を行う方
・企業の人事部や総務部のご担当者
・企業から入社手続きを委託されている社会保険労務士や税理士の担当者
・支店を数多く持つ企業の統括部門の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
新しい従業員の入社手続きは人事労務の中で重要な仕事ではあるものの、人事労務管理ツールへの登録などは手間のかかる作業です。更に、社内で別のコミュニケーションツールも平行で運用している場合、毎回人事労務管理ツールに入力した情報を別のコミュニケーションツールにも手動で通知する必要があります。
この非効率な業務状況を打開したい方にこのフローは最適です。このフローを使うとYoomの入力フォームに新入社員情報が入力された時点で、HRMOSに対して社員情報を自動で登録されてSlackにも手入力することなく通知することができます。
■注意事項
・HRMOS、SlackのそれぞれをYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
■概要
Zoomでの面接やミーティング設定後、参加者の情報をHRMOSで都度確認し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Zoomで新しいミーティングが作成されると、自動でHRMOSから関連する社員情報を検索・取得し、指定した宛先にメールで通知します。ZoomとHRMOSを連携させることで、人事関連のコミュニケーションを円滑にし、手作業による確認の手間を省くことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
履歴書をOCRで読み取りHRMOSに従業員を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HRMOSで人事業務を行う方
・人事情報の一元管理でHRMOSを活用している方
・HRMOSへの従業員情報の登録を手動で行う方
2.新卒や中途採用を担当している方
・内定者への入社手続きを行う方
・採用後の従業員情報の登録で履歴書のデータを活用している方
■このテンプレートを使うメリット
HRMOSは採用活動や人事業務を効率化できるシステムで、データの一元管理に役立ちます。
しかし、採用活動における新入社員の登録作業は手動で行う必要があり、誤入力や登録漏れが発生する恐れがあります。
このフローは、フォームから送信された履歴書をOCRで読み取り、そのデータをHRMOSに自動で登録することができるため、手動作業を効率化することが可能です。
履歴書のデータを元に登録作業をシームレスに行えるため、正確なデータをHRMOSに登録して管理することができます。
HRMOSへの登録作業を自動化することで、誤入力や登録漏れの心配もなくなり、入社手続きをスムーズに進めることができます。
■注意事項
・HRMOSとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
HRMOSからの履歴書取得と保存作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードやリネーム、フォルダ分けといった煩雑な業務から解放され、ヒューマンエラーも未然に防ぐことができます。これにより、採用担当者は候補者情報の管理に時間を費やすことなく、面接の準備や候補者とのコミュニケーションといった、より本質的な業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Google Drive以外のストレージにも保存できますか？
A：
はい、できます。
OneDrive、Boxなどお使いのストレージと連携をお試しください。
その際は、Google Driveのアクションを削除し、お使いのストレージとアプリ連携してから、「ファイルをアップロードする」アクションを追加しましょう。
Q：履歴書ファイルが添付されていない場合はどうなりますか？
A：
以下の通りエラーが表示されてフローボットが停止する場合があります。
その際はHRMOSに履歴書ファイルを添付し、再度お試しください。
Q：保存が完了したらSlackなどに通知できますか？
A：
はい、できます。
その際はSlackなどのチャットツールとアプリ連携し、「メッセージを送信する」アクションを追加してお試し下さい。
