「新しい顧客情報を手作業でSendGridに追加するのが手間…」
「フォームからの問い合わせが増えるたびに、連絡先リストを更新するのが面倒で、入力ミスも心配…」
このように、SendGridへの連絡先追加作業に時間と手間がかかり、非効率だと感じていませんか？
もし、Webフォームへの入力や、特定のメール受信などをきっかけに、SendGridのコンタクトリストへ自動で連絡先が追加される仕組み があればいいなと思いますよね。そうすればこうした定型業務から解放され、メールマーケティングの戦略立案やコンテンツ作成といった、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはSendGridの連絡先リストを自動で管理する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Outlookで顧客情報を受信したら、自動でSendGridにコンタクトを作成する
試してみる
Outlookの受信メールからSendGridに連絡先を追加するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Outlookで顧客情報を受信した際に、SendGridにコンタクト（連絡先）を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：SendGrid Outlook
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
OutlookとSendGridのマイアプリ連携 テンプレートをコピー Outlookのトリガー設定とAIでのデータ抽出、SendGridのアクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Outlookで顧客情報を受信したら、自動でSendGridにコンタクトを作成する
試してみる
ステップ1：OutlookとSendGridをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
SendGridのマイアプリ連携 設定画面の注釈通り、画面アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
Outlookのマイアプリ連携 以下をご確認ください。
上記手順がすべて終わったら、マイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Outlookで顧客情報を受信したら、自動でSendGridにコンタクトを作成する
試してみる
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Outlookのトリガー設定を行う フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定していきましょう。プルダウンをクリックして、任意のタイミングを選んでください。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プラン
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
詳しくは以下もご確認ください。
受信するメールフォルダのIDが候補に表示されますので、そちらから入力してください。
「キーワード」を入力しておくと、指定したキーワードを含んだメールのみに反応します。今回は「テスト」と入力しました。
ここでトリガーに感知させるため、以下のようなメールをOutlook宛てに送っておきます。
ここまで入力したら「テスト」をクリックしてください。
※取得した値とは？ 取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ4：AIでデータを抽出する 次にAIで受信メールのテキストからデータを抽出していきます。
今回使うのは「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」です。文章量などによってこちらは適宜変更してください。
※生成するテキストによって消費タスク数が変動するので、変更したい場合はご注意ください。
「対象のテキスト」は前のステップで受信したメールの本文を、取得した値から指定します。
「抽出したい項目」と「指示内容」は今回以下のように入力しました。
抽出したい項目：姓,名,メールアドレス 指示内容：空白（デフォルト値）
ここまで入力したらテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功し、きちんと抽出が行えているようならOKです。もし抽出がうまくいかない場合は、具体的な指示内容を足して再度テストしてみてください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：SendGridのコンタクトリストに新規コンタクトを追加する 次にSendGridのコンタクトリストに新規コンタクトを追加します。「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」をクリックしましょう。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
SendGridのコンタクトリストに追加する項目を、取得した値を使って入力していきます。
連絡先を追加するSendGridのリストを、候補から選択します。
上記の入力が終わったらテストボタンをクリックしましょう。テストが成功したらOKです。
SendGrid上の指定したリストを見に行ってみましょう。
「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認 お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
SendGridのAPIを使ったその他の自動化例 SendGridのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
SendGridを使った自動化例 Google フォームやSquare、Shopifyなどで新規の顧客情報や注文が発生した際に、その情報をSendGridのコンタクトリストへ自動で追加できます。また、kintoneやNotion、Google スプレッドシートなどのデータベースと連携し、登録された情報をリアルタイムで同期したり、特定のスケジュールに合わせて連絡先を一括追加することも可能です。さらに、Slackの特定メッセージから情報を抽出してコンタクトを作成したり、AIを活用してパーソナライズされたメールを自動送信するなど、マーケティング活動のあらゆるフェーズを効率化できます。
Meta広告（Facebook）でリードが登録されたらSendGridにコンタクトとして追加する
試してみる
Googleフォームが送信されたらSendGridで添付ファイル付きメールを自動送信する
試してみる
Googleフォームで送信されたユーザー情報をSendGridのコンタクトリストに追加する
試してみる
kintoneで登録された情報をSendGridに追加する
試してみる
Shopifyで注文が発生したら購入者をSendGridのコンタクトリストに追加する
試してみる
Slackで特定のメッセージが投稿されたら、テキストを抽出しSendGridで新規コンタクトを作成する
試してみる
Squareで決済が完了したらSendGridに顧客情報を登録する
試してみる
Notionでページが作成されたら、SendGridにコンタクトリストを作成する
試してみる
指定日時にMicrosoft Excelのデータを取得し、AIで文章を生成してSendGridでメールを送信する
試してみる
指定したスケジュールになったら、Google スプレッドシートから複数のレコードを取得してSendGridで新規コンタクトを一括追加する
試してみる
まとめ SendGridへの連絡先追加を自動化することで、これまで手作業で行っていた顧客情報の転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。 これにより、常に最新のリストでマーケティング活動を行えるようになり、タイムリーな情報発信や顧客アプローチが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ会員登録フォーム
よくあるご質問
Q：Outlook以外のメールサービス（Gmailなど）でも利用できますか？
A：
はい、可能です。その場合はOutlookのトリガー部分をGmailなどのものに置き換えてお試しください。
Q：重複した連絡先を追加した場合の挙動は？
A：
テストを行ってみたところ、重複での登録はされない仕様となっておりましたため、同じ連絡先が重複してできることはございません。何卒ご安心ください。
Q：AIによる情報抽出が失敗した場合の対処法は？
A：
AIによる情報抽出が失敗した場合、エラーとなってフローが止まることが予想されます。
エラーが起きている場合、メールでその旨の通知が行われますため、そちらで確認可能です。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
.avif){kind=small}
