Outlookで顧客情報を受信したら、自動でSendGridにコンタクトを作成する

■概要

Outlookで受信する顧客からの問い合わせメール、手作業でSendGridのコンタクトリストに登録するのは手間がかかりませんか？また、情報の転記ミスや登録漏れが発生し、顧客対応に影響が出ることもあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際にメール本文からAIが顧客情報を抽出し、SendGridへ自動でコンタクトを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した顧客情報を手作業でSendGridに登録している担当者の方
• 顧客情報の転記作業における入力ミスや対応漏れを減らしたいと考えている方
• 手作業による定型業務から解放され、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーに、SendGridへのコンタクト作成が自動化されるため、手作業による情報登録の時間を短縮できます。
• AIがメール本文から情報を抽出するため、手作業によるデータ転記時の入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSendGridをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象とするメールの件名を指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Outlookで受信したメール本文からSendGridに登録したい情報（氏名、メールアドレスなど）を抽出するよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでSendGridの「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」アクションを設定し、前段のAI機能で抽出した情報をマッピングして登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」オペレーションでは、Outlookのメール本文のどの部分から、どのような情報（例：氏名、会社名、電話番号など）を抽出するかを、SendGridに追加したいコンタクト情報に合わせて柔軟に設定することが可能です。
• SendGridの「コンタクトリストに新規コンタクトを追加」オペレーションでは、特定の値を固定で入力したり、トリガーや前段のAI機能で取得した顧客名やメールアドレスといったデータを動的な値として埋め込んだりするなど、登録する情報を自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• TelegramとYoomを連携してください。