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「顧客とのメールのやり取りを、一件一件HubSpotに手作業で記録するのが面倒…」
「チーム内で顧客情報が共有されず、対応に漏れや重複が発生してしまう…」
このように、HubSpotへのメールログの追加作業に手間を感じ、顧客管理の属人化に課題を抱えていませんか？
もし、Gmailなどで受信した特定のメールを、HubSpotのコンタクトアクティビティに自動で記録・追加できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、顧客情報をチーム全体で共有し、より質の高い営業活動を展開できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHubSpot CRMにメールのログを自動で追加する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで既存コンタクトからのメールを受信した際に、その内容をHubSpotの活動履歴に自動でログとして追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Gmailのマイアプリ連携】
【HubSpotのマイアプリ連携】
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
最初の設定です！
Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
ここから「Gmailで特定メールを受信したら、HubSpotでユーザーを検索して転送する」フローを設定していきます。
まずは赤枠部分をクリックしてください！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
ここで、Gmailの画面に移り、メールを検知するために準備をします。
今回は、特定のラベルが付いたメールがトリガーになるため、ラベルの付いたメールをテスト送信してください！
ラベルの作成方法は以下のリンクをご参照ください。
Yoomの画面に戻り、「トリガーの起動時間」を設定します！
5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。
続いて、「ラベル」を設定します。
先ほど作成したラベルを候補から選択してください。
設定したら、テストをクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックしましょう！
ここでは、HubSpotのコンタクトを検索する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で注意事項を確認したら、必須項目を設定しましょう。
「検索キーワード」は、Gmailのトリガー設定で取得した値を引用してください。
取得した値は、入力欄をクリックすると表示されます。
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動する値として反映されます。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功し、問題なければ「完了」を押してください。
いよいよ最後の設定です！
ここでは、既存コンタクトから受信したメール内容をHubSpotのメモに追加する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
必須項目を入力していきます！
「コンタクトID」は、「ステップ4：HubSpotの設定」で取得した値から選択してください。
※デフォルトで設定されている「←取得したアウトプットを設定してください」は削除してくださいね。
「本文」は、該当コンタクトのメモに追加する内容を設定します。
以下のように、任意の文章と取得した値を組み合わせて自由に設定しましょう！
「日時」は、入力欄をクリックして「基本情報」→「フローボット起動日時」をクリックして選択してください。
ここでは、ISO 8601形式（「2023-01-01T12:30」など）でない場合は、エラーになる可能性がありますのでご注意ください。
「テスト」をクリックしましょう！
テスト成功の表示を確認できたら「完了」を押してください。
HubSpotの該当のコンタクトにメモが追加されましたね！
以上で、フローボットの完成です！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
HubSpotやGmailのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
HubSpotのAPIを活用することで、CRM内の顧客データに基づいた高度な自動化が可能になります。
HubSpotのコンタクトが特定のステータスになった際にGoogleドキュメントで書類を発行したり、Hunterで登録されたリード情報の同期したりできます。
また、スマレジの会員情報をHubSpotへ自動登録したり、クラウドサインでの締結完了に合わせて取引ステージを更新したりするなど、外部サービスとのデータ連携を円滑に行うことが可能です。
HubSpot CRMへのメールログ追加を自動化することで、これまで手作業で行っていた顧客とのやり取りの記録業務から解放され、ヒューマンエラーによる記録漏れや情報の不整合を防ぐことができます。
これにより、営業担当者は正確な顧客情報をチームで共有できるため、対応の重複や漏れがなくなり、より戦略的な営業活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はありますか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：OutlookなどGmail以外でも連携可能ですか？
A：
Q：特定の差出人からのメールのみを自動化の対象にできますか？
A：
はい、可能です。
トリガーを「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」に設定して、 検索演算子を含んだキーワードを設定することで実現できます。
