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【ノーコードで実現】Gmailで受信したメールをAIが自動で分析・振り分けする方法
「毎日大量に届くメールの整理に時間がかかりすぎる…」
「重要な問い合わせメールを見落として対応が遅れてしまった…」
このように、Gmailの受信トレイに溜まっていくメールの管理に、日々頭を悩ませていませんか？
もし、受信したメールの内容をAIが自動で読み取り、重要度や種類に応じて「至急」「問い合わせ」「請求書」といったラベルを自動で付与してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、メール対応の時間を削減し、より優先度の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々のメール管理業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信したメールを自動で振り分ける業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
受信トレイに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、手作業での振り分けに時間を費やしてしまったりしていませんか。特に、問い合わせや通知など、内容に応じた迅速な対応が求められるメールの管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定メールの受信をきっかけにAIが内容を分析し、適切なラベルを付与する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業によるメールの自動振り分けの手間を省き、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
- 手動でのメール自動振り分けに限界を感じ、重要なメールの見落としを防ぎたい方
- AIを活用して、受信メールの内容に応じたラベル付けや整理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがメールの内容を判断し自動でラベル付けを行うため、これまで手作業での確認や振り分けにかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるラベルの付け忘れや付け間違い、重要メールの見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメールの内容をAIに分析させます
- 次に、オペレーションでGmailの「メッセージIDの一覧を取得」アクションを設定し、対象のメールを特定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションを設定し、AIの分析結果に応じたラベルを付与します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。例えば、「問い合わせ」や特定の顧客名などを設定することで、対象のメールのみを処理できます
- テキスト生成機能のオペレーションでは、AIにどのような分析をさせ、どのようなラベルを付与させるか、指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
受信トレイに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、手作業での振り分けに時間を費やしてしまったりしていませんか。特に、問い合わせや通知など、内容に応じた迅速な対応が求められるメールの管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定メールの受信をきっかけにAIが内容を分析し、適切なラベルを付与する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業によるメールの自動振り分けの手間を省き、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
- 手動でのメール自動振り分けに限界を感じ、重要なメールの見落としを防ぎたい方
- AIを活用して、受信メールの内容に応じたラベル付けや整理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがメールの内容を判断し自動でラベル付けを行うため、これまで手作業での確認や振り分けにかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるラベルの付け忘れや付け間違い、重要メールの見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメールの内容をAIに分析させます
- 次に、オペレーションでGmailの「メッセージIDの一覧を取得」アクションを設定し、対象のメールを特定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションを設定し、AIの分析結果に応じたラベルを付与します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。例えば、「問い合わせ」や特定の顧客名などを設定することで、対象のメールのみを処理できます
- テキスト生成機能のオペレーションでは、AIにどのような分析をさせ、どのようなラベルを付与させるか、指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信メールをAIで分析・振り分けするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが分析して自動で適切なラベルを追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
受信トレイに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、手作業での振り分けに時間を費やしてしまったりしていませんか。特に、問い合わせや通知など、内容に応じた迅速な対応が求められるメールの管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定メールの受信をきっかけにAIが内容を分析し、適切なラベルを付与する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業によるメールの自動振り分けの手間を省き、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
- 手動でのメール自動振り分けに限界を感じ、重要なメールの見落としを防ぎたい方
- AIを活用して、受信メールの内容に応じたラベル付けや整理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがメールの内容を判断し自動でラベル付けを行うため、これまで手作業での確認や振り分けにかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるラベルの付け忘れや付け間違い、重要メールの見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメールの内容をAIに分析させます
- 次に、オペレーションでGmailの「メッセージIDの一覧を取得」アクションを設定し、対象のメールを特定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションを設定し、AIの分析結果に応じたラベルを付与します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。例えば、「問い合わせ」や特定の顧客名などを設定することで、対象のメールのみを処理できます
- テキスト生成機能のオペレーションでは、AIにどのような分析をさせ、どのようなラベルを付与させるか、指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
受信トレイに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、手作業での振り分けに時間を費やしてしまったりしていませんか。特に、問い合わせや通知など、内容に応じた迅速な対応が求められるメールの管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定メールの受信をきっかけにAIが内容を分析し、適切なラベルを付与する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業によるメールの自動振り分けの手間を省き、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
- 手動でのメール自動振り分けに限界を感じ、重要なメールの見落としを防ぎたい方
- AIを活用して、受信メールの内容に応じたラベル付けや整理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがメールの内容を判断し自動でラベル付けを行うため、これまで手作業での確認や振り分けにかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるラベルの付け忘れや付け間違い、重要メールの見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメールの内容をAIに分析させます
- 次に、オペレーションでGmailの「メッセージIDの一覧を取得」アクションを設定し、対象のメールを特定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションを設定し、AIの分析結果に応じたラベルを付与します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。例えば、「問い合わせ」や特定の顧客名などを設定することで、対象のメールのみを処理できます
- テキスト生成機能のオペレーションでは、AIにどのような分析をさせ、どのようなラベルを付与させるか、指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Gmailのマイアプリ連携
ここでは、GmailとYoomを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下は基本的な設定方法を解説しているナビです。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携の手順を参照して、Gmailをマイアプリ登録してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
受信トレイに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、手作業での振り分けに時間を費やしてしまったりしていませんか。特に、問い合わせや通知など、内容に応じた迅速な対応が求められるメールの管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定メールの受信をきっかけにAIが内容を分析し、適切なラベルを付与する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業によるメールの自動振り分けの手間を省き、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
- 手動でのメール自動振り分けに限界を感じ、重要なメールの見落としを防ぎたい方
- AIを活用して、受信メールの内容に応じたラベル付けや整理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがメールの内容を判断し自動でラベル付けを行うため、これまで手作業での確認や振り分けにかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるラベルの付け忘れや付け間違い、重要メールの見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメールの内容をAIに分析させます
- 次に、オペレーションでGmailの「メッセージIDの一覧を取得」アクションを設定し、対象のメールを特定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションを設定し、AIの分析結果に応じたラベルを付与します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。例えば、「問い合わせ」や特定の顧客名などを設定することで、対象のメールのみを処理できます
- テキスト生成機能のオペレーションでは、AIにどのような分析をさせ、どのようなラベルを付与させるか、指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
受信トレイに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、手作業での振り分けに時間を費やしてしまったりしていませんか。特に、問い合わせや通知など、内容に応じた迅速な対応が求められるメールの管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定メールの受信をきっかけにAIが内容を分析し、適切なラベルを付与する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業によるメールの自動振り分けの手間を省き、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
- 手動でのメール自動振り分けに限界を感じ、重要なメールの見落としを防ぎたい方
- AIを活用して、受信メールの内容に応じたラベル付けや整理を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- AIがメールの内容を判断し自動でラベル付けを行うため、これまで手作業での確認や振り分けにかかっていた時間を短縮できます
- 手作業によるラベルの付け忘れや付け間違い、重要メールの見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメールの内容をAIに分析させます
- 次に、オペレーションでGmailの「メッセージIDの一覧を取得」アクションを設定し、対象のメールを特定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションを設定し、AIの分析結果に応じたラベルを付与します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。例えば、「問い合わせ」や特定の顧客名などを設定することで、対象のメールのみを処理できます
- テキスト生成機能のオペレーションでは、AIにどのような分析をさせ、どのようなラベルを付与させるか、指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Gmailで特定メールを受信したら、AIで分析してラベルを追加する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「問い合わせ」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
-
トリガーの起動時間：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
なお、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。 - キーワード：先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「完了」をクリックしましょう。
これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：テキストを生成する設定
ここでは、生成AIを使用してテキストを生成する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」 を変更できます。
詳しくは以下をご確認ください。
ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回はテンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定することも可能です。
任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
問題がなければ、生成結果をコピーし、「完了」をクリックしてください。
ここで、Gmailの画面に移り、生成された結果を貼り付けてラベルを作成します。
ラベル作成後、Yoomの画面に戻りましょう！
ステップ5：GmailのメッセージIDの一覧を取得する設定
ここでは、GmailのメッセージIDの一覧を取得する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で必須項目を設定していきます！
-
ラベル：入力欄をクリックして表示される候補から選択します。ここでは受信ボックスを選択しました。
-
検索クエリ：入力欄下の注釈を参照して設定します。
下図のように取得した値を使用して設定しましょう。 - スパム・ゴミ箱を含む：プルダウンから選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値として、メッセージIDとスレッドIDの一覧が表示されます。
最後に「完了」をクリックして次へ進みましょう！
ステップ6：Gmailの特定のメッセージにラベルを追加する設定
最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう！
ここでは、先ほどのステップで取得したメッセージにラベルを追加する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきます！
-
メッセージID：入力欄をクリックして表示される取得した値から選択します。
-
追加するラベルID一覧：入力欄をクリックして表示される候補からラベルを選択します。
「テキスト生成設定」の際に作成したラベルを選択しましょう。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
Gmailの画面に移り、確認してみましょう！
特定のメッセージにラベルを追加できましたね。
最後に「完了」をクリックして、フローボットの完成です！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Gmailを使ったその他の自動化例
Gmailを起点とした業務フローを自動化することで、日々のメール対応や情報共有、書類送付業務を効率化できます。
NotionやSmartHR、Google Drive、フォームなど、さまざまなツールと連携し、必要なタイミングでメールを自動送信することで、手作業による対応漏れや送信ミスを防ぎます。
■概要Notionで管理している顧客情報やタスク情報を元に、都度メールを作成・送信する作業は手間がかかる上に、コピー＆ペーストによるミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースから特定のページを選択するだけで、その情報を用いてGmailのメールを自動で送信できます。これにより、定型的な連絡業務の効率化や、ヒューマンエラーの防止に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで管理している情報を元に、Gmailで定型メールを送付している方
- 手作業でのメール作成や送信に時間がかかり、業務を効率化したいと考えている方
- メール送信時の宛先間違いや内容の転記ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionの情報を都度コピー＆ペーストしてメールを作成する手間が省け、定型的な連絡業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで再度Notionを選択し、トリガーで選択したページの情報を取得するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Notionから取得した情報を本文などに含めてメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを送るアクション設定では、Notionから取得した情報を変数として活用し、宛先（To, Cc, Bcc）、件名、メッセージ内容などを動的に設定することが可能です。
- メッセージ内容には、Notionの情報を差し込むだけでなく、固定のテキストを組み合わせることもできるため、柔軟なメール文面の作成ができます。
■注意事項- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
■概要Gmailに届くお問い合わせやシステムからの重要な通知など、チームで共有したいメールを手作業で転送していませんか？手作業での転送は手間がかかるうえ、対応漏れや共有忘れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailに特定のメールが届いた際に、その内容を自動でDiscordの指定チャンネルへ転送し、チーム内の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailに届く特定メールをDiscordで共有しており、手作業での転送に手間を感じている方
- チームへの情報共有を迅速化し、メールの見落としや対応漏れを防ぎたいと考えている方
- Discordをチームのコミュニケーションハブとして活用し、情報集約を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- 特定のGmailメッセージを自動でDiscordに転送するため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストや転送の手間を省くことができます。
- 手動での情報共有による転送漏れや遅延を防ぎ、チーム全体でリアルタイムに必要な情報を把握することが可能になります。
■フローボットの流れ- はじめに、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、Yoomが発行する専用メールアドレスでメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「テキストチャンネルにメッセージを送信」アクションを設定し、受信したメールの内容を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メールトリガー機能では、Yoomが発行する専用メールアドレスの文字列を任意にカスタマイズできます。また、特定の件名や本文を含むメールのみを対象とするなど、受信条件を細かく設定することも可能です。
- Discordへメッセージを送信するアクションでは、送信先のチャンネルを任意で指定できます。また、メッセージ本文には、受信したメールの件名や本文といった情報を組み込んで送信内容をカスタマイズできます。
■注意事項- DiscordとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要新入社員の受け入れ準備において、入社日直前のアカウント発行業務は、複数のツールへの手入力が必要となり、担当者の方の負担になりがちです。特に、適切なタイミングでのアカウント発行と通知は、スムーズなオンボーディングのために重要ですが、手作業では漏れや遅れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、入社日の3日前を起点としてGoogle WorkspaceやZoomのアカウントを自動で発行し、本人宛にGmailで通知する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- 新入社員のアカウント発行業務を効率化したい人事・労務担当者の方
- 複数のSaaSアカウントを手作業で管理している情報システム部門の方
- 入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット- 入社日に合わせてアカウント発行から通知までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるアカウント情報の設定ミスや、通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ- はじめに、Zoom、Google Workspace、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベース機能を選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」というアクションを設定します。ここでは入社日が3日後に迫った従業員情報を対象とします。
- 次に、オペレーションで計算機能を設定し、入社日などの日付情報を処理します。
- 必要に応じて待機機能を設定し、後続の処理を指定した時間だけ待機させます。
- 次に、Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 続いて、Zoomの「ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したアカウント情報を本人宛に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- データベース機能では、取得したいレコードの条件（例えば、特定の部署や役職など）を任意にカスタマイズできます。
- 日時・日付の加算減算のオペレーションでは、前段のデータベースで取得した入社日などの値を変数として利用し、変換後の形式を選択することが可能です。
- 待機機能を利用する際は、後続の処理を開始するまでの待機時間を任意で設定できます。
- Google WorkspaceやZoomでユーザーを追加する際に、氏名やメールアドレスなどの各項目に、データベースから取得した情報を変数として設定できます。
- Gmailの設定では、宛先、件名、メッセージ内容を自由に設定でき、前段のオペレーションで作成したアカウント情報などを変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項- Zoom、Google Workspace、GmailそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google Workspace、「待機する」オペレーションは、パーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■概要業務委託の採用が増えるにつれて、履歴書の確認や契約書の作成、送付といった一連の業務に追われていませんか？特に、履歴書から契約書へ情報を転記する作業は、ミスが許されないため多くの時間と注意を要する業務です。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した履歴書をAIが自動で読み取り、その情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成し、メールで自動送付するまでの一連の流れを自動化し、採用業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- 履歴書の確認から契約書作成、送付までの採用業務に手間を感じている人事担当者の方
- GmailとGoogleドキュメントを用いて、手作業で応募者とのやり取りや契約管理を行っている方
- AIを活用して履歴書の読み取りを自動化し、契約書作成のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 履歴書の情報読み取りから契約書の自動作成、Gmailでの送付までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- AI(OCR)が情報を正確に抽出するため、手作業による履歴書からの情報転記ミスや契約書内容の誤りを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、履歴書が送付されるメールの受信を検知します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、受信した履歴書の添付ファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとに契約書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して応募者に送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- OCR機能では、使用する履歴書のフォーマットに合わせて、氏名や住所など抽出したいテキスト項目を任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用する契約書の雛形テンプレートや、発行する書類のタイトル、保存先のフォルダなどを任意で設定できます。
- Gmailでメールを送付するアクションでは、送信先の任意設定はもちろん、件名や本文にOCRで読み取った氏名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
■概要Gmailで受信したお問い合わせや特定の報告メールの内容を、都度Google スプレッドシートに手作業で転記するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。また、手作業による転記では入力ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。このワークフローを活用することで、Gmailでのメール受信をきっかけに、AIが自動で内容を抽出しGoogle スプレッドシートへ連携するため、こうした課題を削減し、メール内容の管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信する問い合わせや報告などを手作業でリスト化している方
- メールからの情報転記における入力ミスや漏れを減らし、正確なデータ管理を目指す方
- 定型的なメール処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- 人の手を介さずに処理が完了するため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を活用し、受信したメール本文から問い合わせ内容などの必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、AIが抽出した情報を指定のシートに行として追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードを任意で設定可能です。
- オペレーションのAI機能では、メール本文からどのような情報を抽出するか、指示内容（プロンプト）を業務に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に情報を格納するかを任意で設定できます。
■注意事項- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要フォームからの問い合わせに応じて都度見積書を作成し、手作業でメール送付する業務は、手間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に、件数が増えてくると対応の遅れや転記ミスなどが起こり、機会損失に繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、フォームに回答が送信されるだけで、Microsoft Excelでの見積書発行からGmailでのメール送付までを自動化でき、迅速かつ正確な対応を実現します。■このテンプレートをおすすめする方- フォームの回答内容を元にした見積書作成・送付業務に多くの時間を要している方
- Microsoft ExcelとGmailを用いた手作業での見積書送付を効率化したいと考えている方
- 見積書送付時の宛先間違いや添付漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム回答から見積書送付までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、送付先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームの「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます
- 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して任意の宛先に送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- トリガーとなるフォームでは、見積書作成に必要な会社名や数量などの回答項目を自由に設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、書類のテンプレートとして使用するファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定し、フォームで取得した値を引用して、書類内の各フィールドを自由に設定することが可能です。
- Gmailのオペレーションでは、通知先を任意で設定できるだけでなく、メール本文にフォームで取得した会社名などの値を変数として埋め込み、内容をカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要毎週の定例報告や毎月の請求書送付案内など、定期的なメール送信を手作業で行うのは手間がかかり、時には送信漏れのリスクも伴います。このような定型的なメール業務は、自動化することで効率を高めることが可能です。このワークフローを活用すれば、あらかじめ設定したスケジュールに合わせて、Gmailから特定のアドレスへ自動でメールを送信できるため、手作業による手間やミスをなくし、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方- 定期的なリマインドや報告メールの送信を、手作業で行っている方
- 顧客へのメルマガやキャンペーン案内などを、決まった日時に送信したいマーケティング担当者の方
- Gmailを活用した定型業務を効率化し、送信忘れなどのミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- 一度スケジュールを設定すれば自動でメールが送信されるため、これまで手作業での作成や送信に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業で発生しがちな送信忘れや、宛先の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時や頻度（毎日、毎週、毎月など）を設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信したい宛先や件名、本文などを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- スケジュールトリガー機能の設定では、送信したい日や時間、繰り返し（毎日、毎週、毎月など）の頻度を任意でカスタマイズしてください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、To、Cc、Bccなどの宛先、件名、メッセージの本文を自由に設定することが可能です。固定のテキストだけでなく、フローボット内で取得した情報を変数として本文などに埋め込むこともできます。
■注意事項- GmailとYoomを連携してください。
■概要Google Driveにアップロードした請求書や契約書などを、承認後に取引先へGmailで送付する、といった定型業務はございませんか？手作業での対応は、確認漏れや誤送信のリスクがあるだけでなく、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、承認依頼からGmailでのファイル送付までを一気通貫で自動化し、こうした課題をスムーズに削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveで管理している請求書などを手作業でメール送付している経理・総務担当者の方
- チームで作成した資料の共有前に、承認フローを挟む必要があり非効率だと感じている方
- Google DriveとGmailを使ったファイル共有のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveへのファイル格納をトリガーに承認依頼とGmailでの送付が自動化され、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手動でのファイル添付や宛先指定が減るため、送信ミスや承認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、任意の担当者へ承認を依頼します。
- 最後に、承認された場合にのみ後続の処理が実行されるよう設定した上で、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、「承認依頼用」や「顧客送付用」など、特定のフォルダのみを監視対象として任意で設定できます。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズし、Google Driveから取得したファイル名などを自動で差し込むことも可能です。
■注意事項- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理している情報を元に、Gmailで定型メールを送付している方
- 手作業でのメール作成や送信に時間がかかり、業務を効率化したいと考えている方
- メール送信時の宛先間違いや内容の転記ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報を都度コピー＆ペーストしてメールを作成する手間が省け、定型的な連絡業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「データベース上でページを選択して起動」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで再度Notionを選択し、トリガーで選択したページの情報を取得するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Notionから取得した情報を本文などに含めてメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送るアクション設定では、Notionから取得した情報を変数として活用し、宛先（To, Cc, Bcc）、件名、メッセージ内容などを動的に設定することが可能です。
- メッセージ内容には、Notionの情報を差し込むだけでなく、固定のテキストを組み合わせることもできるため、柔軟なメール文面の作成ができます。
■注意事項
- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailに届く特定メールをDiscordで共有しており、手作業での転送に手間を感じている方
- チームへの情報共有を迅速化し、メールの見落としや対応漏れを防ぎたいと考えている方
- Discordをチームのコミュニケーションハブとして活用し、情報集約を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailメッセージを自動でDiscordに転送するため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストや転送の手間を省くことができます。
- 手動での情報共有による転送漏れや遅延を防ぎ、チーム全体でリアルタイムに必要な情報を把握することが可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、DiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「メールトリガー機能」を選択し、Yoomが発行する専用メールアドレスでメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 最後に、オペレーションでDiscordの「テキストチャンネルにメッセージを送信」アクションを設定し、受信したメールの内容を指定のチャンネルに送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、Yoomが発行する専用メールアドレスの文字列を任意にカスタマイズできます。また、特定の件名や本文を含むメールのみを対象とするなど、受信条件を細かく設定することも可能です。
- Discordへメッセージを送信するアクションでは、送信先のチャンネルを任意で指定できます。また、メッセージ本文には、受信したメールの件名や本文といった情報を組み込んで送信内容をカスタマイズできます。
■注意事項
- DiscordとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRを利用している人事・総務担当者
・新規従業員登録を他の担当者に通知したい方
・従業員情報をGmailで共有し、入社手続きを進めたい方
・手作業での通知メール作成の手間を省きたい方
2.SmartHRを利用している経営者・管理者
・新規従業員登録を把握し、歓迎メッセージを送りたい方
・従業員情報をGmailで確認し、人事管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
・SmartHRへの登録と同時にGmailで通知を受け取ることで、新規従業員の情報をすぐに把握することができます。
・人事担当者が各部署に新規従業員情報を個別に連絡する必要がありましたが、Gmail通知によって情報伝達を自動化することができます。
・SmartHRに従業員が登録されたら、自動でGmailに通知メールが送信されるため、手作業での通知が不要となり業務効率が向上に繋がります。
■注意事項
・SmartHR、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスクや情報伝達を安易に共有したいと考える方
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するので、ファイル連携を迅速に行うことができます。
・ファイルアップロードの通知を自動化することで、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新入社員のアカウント発行業務を効率化したい人事・労務担当者の方
- 複数のSaaSアカウントを手作業で管理している情報システム部門の方
- 入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 入社日に合わせてアカウント発行から通知までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるアカウント情報の設定ミスや、通知の送り忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoom、Google Workspace、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでデータベース機能を選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」というアクションを設定します。ここでは入社日が3日後に迫った従業員情報を対象とします。
- 次に、オペレーションで計算機能を設定し、入社日などの日付情報を処理します。
- 必要に応じて待機機能を設定し、後続の処理を指定した時間だけ待機させます。
- 次に、Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 続いて、Zoomの「ユーザーを追加」アクションを設定し、アカウントを作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成したアカウント情報を本人宛に送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- データベース機能では、取得したいレコードの条件（例えば、特定の部署や役職など）を任意にカスタマイズできます。
- 日時・日付の加算減算のオペレーションでは、前段のデータベースで取得した入社日などの値を変数として利用し、変換後の形式を選択することが可能です。
- 待機機能を利用する際は、後続の処理を開始するまでの待機時間を任意で設定できます。
- Google WorkspaceやZoomでユーザーを追加する際に、氏名やメールアドレスなどの各項目に、データベースから取得した情報を変数として設定できます。
- Gmailの設定では、宛先、件名、メッセージ内容を自由に設定でき、前段のオペレーションで作成したアカウント情報などを変数として本文に含めることも可能です。
■注意事項
- Zoom、Google Workspace、GmailそれぞれとYoomを連携させてください。
- Google Workspace、「待機する」オペレーションは、パーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- 履歴書の確認から契約書作成、送付までの採用業務に手間を感じている人事担当者の方
- GmailとGoogleドキュメントを用いて、手作業で応募者とのやり取りや契約管理を行っている方
- AIを活用して履歴書の読み取りを自動化し、契約書作成のミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 履歴書の情報読み取りから契約書の自動作成、Gmailでの送付までを自動化し、これまで手作業で行っていた時間を短縮します。
- AI(OCR)が情報を正確に抽出するため、手作業による履歴書からの情報転記ミスや契約書内容の誤りを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、履歴書が送付されるメールの受信を検知します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、受信した履歴書の添付ファイルから必要な情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、OCRで読み取った情報をもとに契約書を自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成した契約書を添付して応募者に送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、使用する履歴書のフォーマットに合わせて、氏名や住所など抽出したいテキスト項目を任意で設定することが可能です。
- Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用する契約書の雛形テンプレートや、発行する書類のタイトル、保存先のフォルダなどを任意で設定できます。
- Gmailでメールを送付するアクションでは、送信先の任意設定はもちろん、件名や本文にOCRで読み取った氏名などの情報を変数として埋め込むことが可能です。
■注意事項
- Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- Gmailで受信する問い合わせや報告などを手作業でリスト化している方
- メールからの情報転記における入力ミスや漏れを減らし、正確なデータ管理を目指す方
- 定型的なメール処理業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
- Gmailで特定のメールを受信するだけで、内容が自動でGoogle スプレッドシートに記録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- 人の手を介さずに処理が完了するため、コピー＆ペーストのミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を活用し、受信したメール本文から問い合わせ内容などの必要な情報を抽出するように設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、AIが抽出した情報を指定のシートに行として追加するように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールに含まれるキーワードを任意で設定可能です。
- オペレーションのAI機能では、メール本文からどのような情報を抽出するか、指示内容（プロンプト）を業務に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートにデータを追加する際、どのシートのどの列に情報を格納するかを任意で設定できます。
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- フォームの回答内容を元にした見積書作成・送付業務に多くの時間を要している方
- Microsoft ExcelとGmailを用いた手作業での見積書送付を効率化したいと考えている方
- 見積書送付時の宛先間違いや添付漏れなどのヒューマンエラーをなくしたい方
- フォーム回答から見積書送付までの一連の流れが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、送付先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
- はじめに、Microsoft ExcelとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーで、フォームの「回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームの回答内容を反映させます
- 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して任意の宛先に送付します
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームでは、見積書作成に必要な会社名や数量などの回答項目を自由に設定してください。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、書類のテンプレートとして使用するファイル（アイテムID）やシート名を任意で設定し、フォームで取得した値を引用して、書類内の各フィールドを自由に設定することが可能です。
- Gmailのオペレーションでは、通知先を任意で設定できるだけでなく、メール本文にフォームで取得した会社名などの値を変数として埋め込み、内容をカスタマイズすることが可能です。
- Microsoft Excel、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的なリマインドや報告メールの送信を、手作業で行っている方
- 顧客へのメルマガやキャンペーン案内などを、決まった日時に送信したいマーケティング担当者の方
- Gmailを活用した定型業務を効率化し、送信忘れなどのミスを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 一度スケジュールを設定すれば自動でメールが送信されるため、これまで手作業での作成や送信に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業で発生しがちな送信忘れや、宛先の設定ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、フローボットを起動したい日時や頻度（毎日、毎週、毎月など）を設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、送信したい宛先や件名、本文などを指定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、送信したい日や時間、繰り返し（毎日、毎週、毎月など）の頻度を任意でカスタマイズしてください。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、To、Cc、Bccなどの宛先、件名、メッセージの本文を自由に設定することが可能です。固定のテキストだけでなく、フローボット内で取得した情報を変数として本文などに埋め込むこともできます。
■注意事項
- GmailとYoomを連携してください。
- Google Driveで管理している請求書などを手作業でメール送付している経理・総務担当者の方
- チームで作成した資料の共有前に、承認フローを挟む必要があり非効率だと感じている方
- Google DriveとGmailを使ったファイル共有のプロセスを自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたい方
- Google Driveへのファイル格納をトリガーに承認依頼とGmailでの送付が自動化され、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手動でのファイル添付や宛先指定が減るため、送信ミスや承認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「画像ファイル・PDFファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 続けて、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、任意の担当者へ承認を依頼します。
- 最後に、承認された場合にのみ後続の処理が実行されるよう設定した上で、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを添付して送付します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、「承認依頼用」や「顧客送付用」など、特定のフォルダのみを監視対象として任意で設定できます。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名、本文の内容を自由にカスタマイズし、Google Driveから取得したファイル名などを自動で差し込むことも可能です。
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
GmailとAIを連携させてメールの振り分けを自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの確認や分類作業の手間を削減し、重要な連絡の見落としといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、メール対応にかかる時間を短縮し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：複数の条件を組み合わせて振り分けできますか？
A：
はい、Yoomでは「分岐条件」を使うことで、複数の条件を組み合わせて振り分けできます。
これにより、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：自動振り分けが失敗した場合、メールはどうなりますか？
A：
自動振り分けが失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：Gmail以外のメールサービスでも利用できますか？
A：
はい、可能です。Outlookなど社内でお使いの他のツールと連携できます。
Yoomでは、様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
