「毎日大量に届くメールの整理に時間がかかりすぎる…」
「重要な問い合わせメールを見落として対応が遅れてしまった…」
このように、Gmailの受信トレイに溜まっていくメールの管理に、日々頭を悩ませていませんか？
もし、受信したメールの内容をAIが自動で読み取り、重要度や種類に応じて「至急」「問い合わせ」「請求書」といったラベルを自動で付与してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、メール対応の時間を削減し、より優先度の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々のメール管理業務を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGmailで受信したメールを自動で振り分ける業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで特定メールを受信したら、AIで分析してラベルを追加する
試してみる
■概要
受信トレイに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、手作業での振り分けに時間を費やしてしまったりしていませんか。特に、問い合わせや通知など、内容に応じた迅速な対応が求められるメールの管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定メールの受信をきっかけにAIが内容を分析し、適切なラベルを付与する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業によるメールの自動振り分けの手間を省き、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
・手動でのメール自動振り分けに限界を感じ、重要なメールの見落としを防ぎたい方
・AIを活用して、受信メールの内容に応じたラベル付けや整理を自動化したいと考えている方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信メールをAIで分析・振り分けするフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが分析して自動で適切なラベルを追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで特定メールを受信したら、AIで分析してラベルを追加する
試してみる
■概要
受信トレイに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、手作業での振り分けに時間を費やしてしまったりしていませんか。特に、問い合わせや通知など、内容に応じた迅速な対応が求められるメールの管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定メールの受信をきっかけにAIが内容を分析し、適切なラベルを付与する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業によるメールの自動振り分けの手間を省き、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
・手動でのメール自動振り分けに限界を感じ、重要なメールの見落としを防ぎたい方
・AIを活用して、受信メールの内容に応じたラベル付けや整理を自動化したいと考えている方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Gmailのマイアプリ連携
ここでは、GmailとYoomを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下は基本的な設定方法を解説しているナビです。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携の手順を参照して、Gmailをマイアプリ登録してください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
Gmailで特定メールを受信したら、AIで分析してラベルを追加する
試してみる
■概要
受信トレイに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、手作業での振り分けに時間を費やしてしまったりしていませんか。特に、問い合わせや通知など、内容に応じた迅速な対応が求められるメールの管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定メールの受信をきっかけにAIが内容を分析し、適切なラベルを付与する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業によるメールの自動振り分けの手間を省き、対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
・手動でのメール自動振り分けに限界を感じ、重要なメールの見落としを防ぎたい方
・AIを活用して、受信メールの内容に応じたラベル付けや整理を自動化したいと考えている方
■注意事項
・GmailとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
最初の設定です！
ここから「Gmailで特定メールを受信したら、AIで分析してラベルを追加する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「問い合わせ」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
- トリガーの起動時間：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
なお、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
※プランによって選択可能な最短の起動間隔が異なるため、ご注意下さい。 - キーワード：先ほどテスト送信したメールの文章に含まれているキーワードを入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「完了」をクリックしましょう。
これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ステップ4：テキストを生成する設定
ここでは、生成AIを使用してテキストを生成する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」 を変更できます。
詳しくは以下をご確認ください。
ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回はテンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定することも可能です。
任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
問題がなければ、生成結果をコピーし、「完了」をクリックしてください。
ここで、Gmailの画面に移り、生成された結果を貼り付けてラベルを作成します。
ラベル作成後、Yoomの画面に戻りましょう！
ステップ5：GmailのメッセージIDの一覧を取得する設定
ここでは、GmailのメッセージIDの一覧を取得する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で必須項目を設定していきます！
- ラベル：入力欄をクリックして表示される候補から選択します。ここでは受信ボックスを選択しました。
- 検索クエリ：入力欄下の注釈を参照して設定します。
下図のように取得した値を使用して設定しましょう。
- スパム・ゴミ箱を含む：プルダウンから選択してください。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値として、メッセージIDとスレッドIDの一覧が表示されます。
最後に「完了」をクリックして次へ進みましょう！
ステップ6：Gmailの特定のメッセージにラベルを追加する設定
最後の設定です！赤枠部分をクリックしましょう！
ここでは、先ほどのステップで取得したメッセージにラベルを追加する設定を行います。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定していきます！
- メッセージID：入力欄をクリックして表示される取得した値から選択します。
- 追加するラベルID一覧：入力欄をクリックして表示される候補からラベルを選択します。
「テキスト生成設定」の際に作成したラベルを選択しましょう。
設定後、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
Gmailの画面に移り、確認してみましょう！
特定のメッセージにラベルを追加できましたね。
最後に「完了」をクリックして、フローボットの完成です！
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Gmailを使ったその他の自動化例
Gmailを起点とした業務フローを自動化することで、日々のメール対応や情報共有、書類送付業務を効率化できます。
NotionやSmartHR、Google Drive、フォームなど、さまざまなツールと連携し、必要なタイミングでメールを自動送信することで、手作業による対応漏れや送信ミスを防ぎます。
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailでメールを送付する
試してみる
Boxのフォルダにファイルがアップロードされたら、Gmailにメールを送付するフローです。
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する
試してみる
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。
Gmailで受信したメール内容をスプレッドシートに連携する
試してみる
Gmailで受信したメール内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
GmailのメッセージをDiscordのテキストチャンネルへ転送するフローです。
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する
試してみる
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailで送信する
試してみる
SmartHRに従業員が登録されたら、Gmailに送信するフローです。
決まった日時に起動して、特定のアドレスに自動でメールを送る
試してみる
■概要
・決まった日時に起動し、チームのメーリングリスト宛など特定のアドレスに自動で固定のメールを送ります。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
フォーム回答された内容で、Microsoft Excelで見積書類を発行し、メールで送付する
試してみる
■概要
・フォームに回答された内容を用いて、予め用意したエクセルの見積書雛形で見積書を発行し、メール送付を行います。
・見積書の発行と送付をフォームの回答のみで完了させることができます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・書類発行を行うExcelシートを事前に用意します。
■作成方法
①トリガーからフォームトリガーを選択し、以下設定を行います。
・各質問項目：社名や見積の明細情報などの質問項目を設定します。
・取得した値：デモの値を入力することができるので、このあとのテスト実行のためにデモ値やファイルを入力・添付し保存します。
※フォームトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからエクセルを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・ファイルの保存場所：対象のExcelが格納されているOneDriveかSharePointを選択します。
・ドライブID/サイトID：OneDriveの場合はドライブID、SharePointの場合はサイトIDを選択します。
・アイテムID：クリックし、候補から書類発行したいエクセルを選択します。
・ファイル名（任意）：アイテムIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにファイル名を入れて再度アイテムIDを選択してください。
・格納先のフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・格納先のフォルダ名（任意）：フォルダIDにアイテムが表示されない場合は、こちらにフォルダ名を入れて再度フォルダIDを選択してください。
・出力ファイル名：任意のファイル名を設定します。なお、①で取得した値を埋め込むこともできます。（アウトプットの埋め込み）
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。
※エクセルを使った書類を発行するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9087832
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※SharePointで、サイトIDが表示されない場合はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081
③＋マークを押し、メールを送るオペレーションから任意のメールツールを選択して、以下設定を行い保存します。
・To：①で予め取得したメールアドレスを埋め込みます。
・件名/本文：任意の文章を入力します。①で取得した社名や名前を埋め込むこともできます。
・添付ファイル：添付ファイルを追加を押し、アウトプットを使用として、値に発行した書類を選択します。
・テスト：次ページでテストを行うことも可能です。ただし、実際にメールが送付されるので宛先にはご注意ください。
※メールを送るオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5462307
■実際に起動させたフローボットのイメージ動画
・https://youtu.be/Ux3-vSwuSro
■注意事項
・Microsoftサービスとの連携はMicrosoft365のオンラインサービスに限定されており、かつMicrosoft社の指定プランで利用できます。
詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8064544
入社日3日前になったらアカウントを発行しGmailで送付する
試してみる
入社日3日前になったら、GmailとZoomのアカウントを発行して該当する社員にGmailで送付するフローです。
受信した履歴書をAIで読み取り、自動で業務委託契約書を作成しGmailを送付する
試してみる
受信した履歴書をAIで内容を読み取り、自動で業務委託契約書を作成しGmailを送付するフローです。
まとめ
GmailとAIを連携させてメールの振り分けを自動化することで、これまで手作業で行っていたメールの確認や分類作業の手間を削減し、重要な連絡の見落としといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、メール対応にかかる時間を短縮し、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：複数の条件を組み合わせて振り分けできますか？
A：
はい、Yoomでは「分岐条件」を使うことで、複数の条件を組み合わせて振り分けできます。
これにより、シーンに応じた高度な連携設定が行えます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：自動振り分けが失敗した場合、メールはどうなりますか？
A：
自動振り分けが失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：Gmail以外のメールサービスでも利用できますか？
A：
はい、可能です。Outlookなど社内でお使いの他のツールと連携できます。
Yoomでは、様々なアプリと連携可能です。
連携できるアプリについて、詳しくは以下をご覧ください。
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