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「毎日大量に届くメールの整理に時間がかかりすぎる…」
「重要な問い合わせメールを見落として対応が遅れてしまった…」
このように、Gmailの受信トレイに溜まっていくメールの管理に、日々頭を悩ませていませんか？
もし、受信したメールの内容をAIが自動で読み取り、重要度や種類に応じて「至急」「問い合わせ」「請求書」といったラベルを自動で付与してくれる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、メール対応の時間を削減し、より優先度の高い業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、日々のメール管理業務を効率化しましょう！
YoomにはGmailで受信したメールを自動で振り分ける業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容をAIが分析して自動で適切なラベルを追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、GmailとYoomを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下は基本的な設定方法を解説しているナビです。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携の手順を参照して、Gmailをマイアプリ登録してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
最初の設定です！
ここから「Gmailで特定メールを受信したら、AIで分析してラベルを追加する」フローを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、アプリトリガーのAPI接続設定をしていきます！
ここでは、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「問い合わせ」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「完了」をクリックしましょう。
これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ここでは、生成AIを使用してテキストを生成する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分の「変更」をクリックすると、「指示可能なプロンプトの文字数」 を変更できます。
詳しくは以下をご確認ください。
ここでは、AIでテキストを生成する際に使用するプロンプトを設定します。
今回はテンプレートを使用しているため既に設定されていますが、自由に設定することも可能です。
任意で作成した文章と先ほど取得した値を組み合わせて設定してください。
設定ができたら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
問題がなければ、生成結果をコピーし、「完了」をクリックしてください。
ここで、Gmailの画面に移り、生成された結果を貼り付けてラベルを作成します。
