■概要

受信トレイに届く大量のメールの中から、重要なものを見逃してしまったり、手作業での振り分けに時間を費やしてしまったりしていませんか。特に、問い合わせや通知など、内容に応じた迅速な対応が求められるメールの管理は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定メールの受信をきっかけにAIが内容を分析し、適切なラベルを付与する一連の流れを自動化できます。これにより、手作業によるメールの自動振り分けの手間を省き、対応漏れを防ぎます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでのメール対応に多くの時間を費やしており、業務を効率化したいと考えている方
• 手動でのメール自動振り分けに限界を感じ、重要なメールの見落としを防ぎたい方
• AIを活用して、受信メールの内容に応じたラベル付けや整理を自動化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• AIがメールの内容を判断し自動でラベル付けを行うため、これまで手作業での確認や振り分けにかかっていた時間を短縮できます
• 手作業によるラベルの付け忘れや付け間違い、重要メールの見落としといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成」アクションで受信したメールの内容をAIに分析させます
4. 次に、オペレーションでGmailの「メッセージIDの一覧を取得」アクションを設定し、対象のメールを特定します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「特定のメッセージにラベルを追加」アクションを設定し、AIの分析結果に応じたラベルを付与します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。例えば、「問い合わせ」や特定の顧客名などを設定することで、対象のメールのみを処理できます
• テキスト生成機能のオペレーションでは、AIにどのような分析をさせ、どのようなラベルを付与させるか、指示（プロンプト）を自由にカスタマイズできます

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■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。