・
採用活動において、日々大量に送られてくる履歴書の内容を一つひとつ確認し、応募者管理シートに情報を手入力する作業に追われていませんか？
応募者が増えるほどこの作業の負担は大きくなり、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーが発生しやすくなるため、優秀な候補者との機会損失に繋がるリスクも潜んでいます。
もし、フォームで受け付けた履歴書から氏名や連絡先、学歴、職歴などの情報を自動で解析し、応募者管理シートに記録・更新できる仕組みがあれば、こうした煩雑な手作業から解放され、候補者一人ひとりと向き合う面接やコミュニケーションといった、より本質的な採用業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、専門的な知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、採用業務の効率を飛躍的に向上させましょう！
Yoomには履歴書を解析して応募者情報を管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、フォームで受け取った履歴書を自動で解析し、Google スプレッドシートに応募者情報を記録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
ナビを参照して、マイアプリ連携を行ってください。
【Google スプレッドシートのマイアプリ連携】
【Gmailのマイアプリ連携】
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
最初の設定です！フォームに回答があった際にフローボットが起動します。
以下の赤枠をクリックしましょう！
クリックすると、フォームを作成する画面が表示されます。
ここでは、すでに設定されていますが自由にカスタマイズも可能です。
プレビューページでは、フォームの完成形を確認できます！
質問文、質問形式などを変更する場合は、自由に設定しましょう！
「履歴書」の部分が質問項目です。
質問形式は、上記の画面では「添付ファイル」と設定されていますが、プルダウンを開いて表示される項目の中から選ぶことができます。
続いて、「完了ページ」を任意で設定します。
※完了ページとは、フォームへの回答が送信されたあとに表示される画面のことです。
「完了メッセージの見出し」と「説明文」をデフォルト設定以外のものに設定したい場合は、赤枠部分をクリックして入力しましょう。
次に、アクセス制限を選択後、共有フォーム利用時のフローボットの起動者を設定しましょう。
今回はフローボットを作成したメンバーにしました。
入力を終えたら、「次へ」をクリックしましょう！
続いて、フォームの表示確認と詳細設定画面に遷移します。
「プレビューページ」や「完了ページ」をクリックすると、作成したフォームや完了ページのプレビューを確認できます。
有料プランでのみ利用可能な機能もあるため、下記のページをご確認ください。
次に「取得した値」を、入力しましょう！
次のステップで使用するサンプル値を入力してください。
ここでは、履歴書ファイルの送信がきっかけでフローボットが起動するため、テスト用の履歴書ファイルを添付してください。
フロー実行時は、実際の回答内容が使用されます。
以下のように添付したら、「完了」をクリックします。
以上で、フォームトリガーの設定が完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
赤枠部分の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
[注意事項]
OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
まずは、注意事項を確認しましょう。
赤枠部分をクリックし、読み取りたい文字数やタスク数に応じて、設定を変更してください。
今回は、以下のように設定します。
※()内のタスク数を消費します。
続いて、以下の項目を設定します。
「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値に反映されます。
ここでは、フォームで受信した応募者の情報を指定したシートに転記する設定を行います。
それでは、以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
続いて、データベース操作の詳細設定画面に遷移します。
ここでは、「追加するレコードの値」を設定しましょう。
各項目には取得した値を引用して設定してください。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！
Google スプレッドシートの画面に移り、レコードが追加されているか確認をしてみましょう。
追加されたことを確認後、次のステップに進んでください。
最後の設定です！
ここでは、フォームを送信した方にGmailで返信する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
アプリは変更せず、連携するアカウント情報が正しいかを確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
必須項目を入力し、そのほかは任意で設定しましょう。
※実際のメールでは、以下のような表示になります。
入力完了後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で「メールの送信内容」を確認します。
宛先と本文に間違いがないかを確認し、「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際に「差出人」にメールが送信されるため、ご注意ください。
「テスト成功」と表示されたら、「完了」をクリックしましょう！
無事にメールが届いたら、フローボットの完成です！
ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、OKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
データベースへの情報集約と、外部ツールへのデータ同期を自動化します。
決済完了やリード登録をトリガーにした行の追加・更新をはじめ、AIによるデータ解析や複数ツール間でのマスター情報の同期までをシームレスに完結。
手作業でのコピー＆ペーストをノーコードで一掃し、常に最新かつ正確なデータを共有できるため、ミスを減らした業務環境を構築します。
履歴書の解析から応募者情報の記録・追跡までの一連の採用業務を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を削減し、入力ミスや管理漏れといったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、採用担当者は煩雑な事務作業から解放され、候補者とのコミュニケーションや面接といった、より戦略的で付加価値の高い業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：履歴書ファイルが添付されなかった場合どうなりますか？
A：
履歴書ファイルが添付されなかった場合は、フローボットはエラーになり停止します。
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：応募者管理にGoogle スプレッドシート以外のツールは使えますか？
A：
はい、可能です。
例えば、kintoneやSalesforceなど社内でお使いのツールと連携することが可能です。
Yoomと連携できるアプリは以下をご確認ください。
Q：OCRの読み取り精度はどのくらいですか？
A：
YoomのOCRはPDFや画像ファイルから高い精度で文字を抽出できますが、ファイルの内容や形式によって結果が異なります。
などの場合は高精度で抽出できますが、縦書きや複雑なレイアウト、手書きの文字などは精度が下がってしまうことがあります。
