「大量に届く履歴書を一つひとつ確認して、Googleスプレッドシートに応募者情報を手入力するのが大変…」
「手作業での転記ミス・関係者への通知漏れが発生しないか不安…」
日々の業務において、採用業務における履歴書の管理に多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし、受け取った履歴書をAIが自動で解析し、応募者情報をGoogleスプレッドシートに整理・記録した上で、関係者にGmailで通知してくれる仕組みがあればどうでしょう。
日々の煩雑な作業から解放されるだけでなく、採用候補者とのコミュニケーションなどの重要な業務に集中できるようになるかもしれません！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっとラクにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには履歴書を自動で解析し、応募者情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
履歴書解析してGoogle スプレッドシートに保存し、Gmailで通知する
試してみる
■概要
採用活動において、候補者から送られてくる多数の履歴書管理に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、応募フォームから送付された履歴書の情報を自動で解析し、Google スプレッドシートへ保存、関係者へGmailで通知するまでの一連のプロセスを自動化し、採用業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 履歴書解析からGoogle スプレッドシートへの転記作業を自動化したい採用担当者の方
- 採用候補者の情報をチームで共有するため、Gmailでの通知を自動化したい人事責任者の方
- 応募者管理のプロセス全体を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送付された履歴書の情報を自動で読み取り転記するため、手作業によるデータ入力の時間を削減できます
- 履歴書解析からGoogle スプレッドシートへの保存、Gmail通知までを自動化し、転記ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、Googleフォーム、Google DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された履歴書ファイルをダウンロードします
- 次に、OCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした履歴書情報をテキストデータとして抽出します
- 次に、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションと「分岐機能」を設定し、応募者が既にリストに存在するかを判定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで抽出した情報を書き込み、Gmailの「メールを送る」アクションで関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたい任意のフォームIDを設定してください
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、履歴書の解析結果を保存したい任意のスプレッドシートIDとシート名を設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、Gmail、Googleフォーム 、Google Drive のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
履歴書の解析結果をGoogleスプレッドシートに記録しGmailで通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、履歴書ファイルをAIで解析して抽出した情報をGoogleスプレッドシートに記録、さらにその内容をGmailで関係者に通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Googleスプレッドシート／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Googleフォーム、Google Drive、Googleスプレッドシート、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Googleフォームのトリガー設定とGoogleスプレッドシートやGmailなどのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ステップ1：使用するアプリのマイアプリ連携設定
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではアプリごとの連携方法について解説していきます。
GoogleフォームとYoomの連携方法
Googleフォームのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックします。
これで、Googleフォームのマイアプリ連携は完了です！
Google DriveとYoomの連携方法
Google Driveのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
ここからはGoogleフォームの連携と同じです。
連携したいアカウントを選択し、Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認の上「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、内容を確認し「続行」をクリックしてください。。
これで、Google Driveのマイアプリ連携も完了です！
