■概要
採用活動において、候補者から送られてくる多数の履歴書管理に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、応募フォームから送付された履歴書の情報を自動で解析し、Google スプレッドシートへ保存、関係者へGmailで通知するまでの一連のプロセスを自動化し、採用業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 履歴書解析からGoogle スプレッドシートへの転記作業を自動化したい採用担当者の方
- 採用候補者の情報をチームで共有するため、Gmailでの通知を自動化したい人事責任者の方
- 応募者管理のプロセス全体を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームから送付された履歴書の情報を自動で読み取り転記するため、手作業によるデータ入力の時間を削減できます
- 履歴書解析からGoogle スプレッドシートへの保存、Gmail通知までを自動化し、転記ミスや連絡漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、GoogleフォームをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付された履歴書ファイルをダウンロードします
- 次に、OCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした履歴書情報をテキストデータとして抽出します
- 次に、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションと「分岐機能」を設定し、応募者が既にリストに存在するかを判定します
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで抽出した情報を書き込み、Gmailの「メールを送る」アクションで関係者に通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたい任意のフォームIDを設定してください
- Google スプレッドシートのオペレーション設定では、履歴書の解析結果を保存したい任意のスプレッドシートIDとシート名を設定してください
■注意事項
- Google スプレッドシート、Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
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