Zoho Formsで回答が送信されたら、Gmailで通知する

■概要

Zoho Formsで集めたお問い合わせやアンケートの回答に気づくのが遅れてしまったり、確認を忘れてしまったりすることはないでしょうか。都度Zoho Formsを確認する作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクにも繋がります。このワークフローを活用すれば、Zoho Formsで回答が送信されたタイミングで、自動でGmailに通知を送ることができ、こうした課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Formsで集めた問い合わせやアンケート回答の確認を効率化したいと考えている方
• フォーム回答後の対応漏れや遅延を防ぎ、迅速な対応を実現したいチームの担当者の方
• 日々の手動での確認作業をなくし、本来注力すべきコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Formsに回答が送信されると自動でGmailに通知が届くため、これまで手動で行っていた確認作業に費やす時間を短縮できます。
• リアルタイムで通知を受け取ることで、対応漏れや確認忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho FormsとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoho Formsを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、特定のフォームへの回答送信をフローボット起動のきっかけにします。
3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Zoho Formsで受け取った回答内容などを記載した通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Formsのトリガー設定では、通知の対象としたいフォームを任意で選択できます。お問い合わせやアンケートなど、目的に合わせて作成した特定のフォームをトリガーにすることが可能です。
• Gmailで送信する通知メールは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名、本文を自由に設定できます。Zoho Formsの回答内容を本文に差し込むことで、より詳細な通知を作成できます。

■注意事項

• Zoho Forms、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoho FormsのWebhook設定については以下をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708