「完了したタスクがボードに溜まっていて、本当に重要なタスクが埋もれてしまう…」
「毎回手動でアーカイブするのは地味に面倒で、後回しにしがち…」
このように、タスク管理ツールでの完了タスクの扱いに、手間やわずらわしさを感じていませんか？
もし、特定の条件を満たしたタスクを自動でアーカイブしてくれる仕組みがあれば、手作業による整理の手間から解放され、整理されたタスクボードで本当に集中すべき業務に注力できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはタスク管理ツールの完了タスクを自動でアーカイブする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
フォームが送信されたら、Asanaの特定プロジェクトの関連タスクを完了にしアーカイブする
試してみる
フォーム送信をトリガーにAsanaのタスクをアーカイブするフローを作ってみよう
それではここから、フォームが送信されたら、Asanaの特定プロジェクトの関連タスクを完了ステータスに変更し、アーカイブするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- YoomとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- フォームトリガーと各アクションの設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
フォームが送信されたら、Asanaの特定プロジェクトの関連タスクを完了にしアーカイブする
試してみる
ステップ1：YoomとAsanaをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
フォームが送信されたら、Asanaの特定プロジェクトの関連タスクを完了にしアーカイブする
試してみる
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ステップ3：フォームトリガーの設定
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「フォーム」をクリックしてください。
フォームは元から設定されており、【プロジェクトID】が送信できるようになっています。
フォームのカスタマイズも可能ですが、一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はぜひお試しください！
下へスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボット起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
任意で必要があれば変更し、「次へ」をクリックしましょう。
「フォームの表示設定と取得した値の設定」画面が表示されます。
ここでは、取得した値にテストで使用するプロジェクトIDを入力してください。
現在登録してあるプロジェクトを使用するか、事前にテスト用のプロジェクトを作成し設定を進めましょう。
▼今回テストで使用するプロジェクト
なお、プロジェクトIDは該当ページのURLから取得可能です。
取得した値に入力したら「完了」を押して次へ進みましょう。
ステップ4：Asanaのタスク一覧を取得する設定
プロジェクトIDを基にタスクの一覧を取得します。
「特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するAsanaのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「プロジェクトID」は、取得した値からフォームの回答を引用し設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定できたら「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ5：繰り返し対象の設定
取得したタスクの数だけループ処理を行って、完了ステータスに変更する設定をしていきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得」を選択します。
「取得した値」には、ループ処理で用いる値（タスクIDの一覧）を選択しましょう。
設定ができたら最後に「完了」をクリックしてください。
ステップ6：タスクを完了ステータスに変更する設定
「タスクを完了にする」を、クリックしてください。
再度、Yoomと連携するAsanaのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「タスクID」は、取得した値から【ループ変数】を引用し設定しましょう。
設定できたら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にステータスが変更されるので、Asanaを確認してみましょう。
※テストフローのため、１列しか反映されませんが、実際のフロー起動時には同じ処理を繰り返し、タスク一覧のステータスを変更できます。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ7：プロジェクトをアーカイブする設定
「プロジェクトをアーカイブ」を、クリックしてください。
再度、Yoomと連携するAsanaのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「プロジェクトID」は、取得した値からフォームの回答を引用し設定しましょう。
「アーカイブ設定」は、プルダウンで選択可能です。
今回はアーカイブにするので『はい』を選択しましょう。
設定できたら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にプロジェクトがアーカイブされるので、Asanaを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、フォームが送信されたら、Asanaの特定プロジェクトの関連タスクを完了ステータスに変更し、アーカイブするフローの連携手順になります！
Asanaを使ったその他の自動化例
Yoomでは、Asanaとさまざまなアプリを連携させ、プロジェクト管理のあらゆる工程を自動化するテンプレートをご用意しています。
商談成立や従業員の入社といったタイミングでのプロジェクト開始から、タスク完了に伴う外部への情報発信や通知まで、チームの動きに合わせたスムーズなワークフローを構築することが可能です。
Asanaでタスクが追加されたらタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する
試してみる
Asanaで特定のセクションにタスクが追加されたら、タスクの期日をGoogleカレンダーに終日予定として登録するフローボットです。
Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知する
試してみる
Asanaでタスクが登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが追加されたらBoxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
「Asanaの特定のプロジェクトでタスクが追加されたらBoxにフォルダを作成する」フローは、プロジェクト管理とファイル管理をシームレスに連携させる業務ワークフローです。
Asanaで新しいタスクが追加されるたびに、自動的にBox内に対応するフォルダが作成されます。これにより、タスクごとのファイル整理が簡単になり、情報の一元管理が実現します。手動でフォルダを作成する手間を省き、プロジェクトの進行をスムーズに保つことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでプロジェクト管理を行っており、Boxに関連ファイルを整理する手間を感じている方
・タスクごとにBoxのフォルダを手動で作成しているため、時間と労力を節約したいチームリーダー
・業務ワークフローを自動化して、情報管理の効率化を図りたいIT担当者や経営者
・AsanaとBoxの連携を強化し、プロジェクトの可視化とファイル共有をスムーズに行いたい方
■注意事項
・Asana、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ClickUpでタスクが登録されたらAsanaに追加する
試してみる
ClickUpでタスクが登録されたらAsanaに追加するフローです。
HubSpotで商談が受注になったらAsanaのプロジェクトにタスクを登録する
試してみる
■概要
「HubSpotで商談が受注になったらAsanaのプロジェクトにタスクを登録する」業務フローです。
商談の進捗に合わせた定型業務を自動でタスク化できるため、毎回業務の依頼や指示を行う必要がなくなります。
これにより、転記の手間が省け、スムーズにフォローアップが進められます。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotで商談の進捗を管理している方
・受注後のフォローアップを速やかに進めたい方
・Asanaを業務で利用している企業
・標準化された業務プロセスの確立を目指す方
・チーム内の情報共有やタスク把握に課題を感じている方
■注意事項
・HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaで特定プロジェクトのタスクが完了したら、MediumでPostを作成する
試してみる
■概要
Asanaで管理しているコンテンツ制作タスクが完了した際、その内容をMediumの記事として投稿する作業に手間を感じていませんか？タスクの内容を手作業でコピー＆ペーストしていると、時間がかかるだけでなく情報の転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaでタスクが完了すると自動でMediumにPostが作成されるため、AsanaとMediumを連携させたスムーズなコンテンツ作成フローを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaでコンテンツ制作の進捗を管理し、Mediumで情報発信しているマーケティング担当者の方
・Asanaのタスク完了からMediumへの記事作成までの手作業を効率化したいと考えている方
・AsanaとMediumの連携を通じて、コンテンツ公開のリードタイム短縮を目指すチームリーダーの方
■注意事項
・Asana、MediumのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
メールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加後、Asanaにタスクを追加する
試してみる
■概要
「メールに届いた情報をAIで抽出し、Backlogに課題を追加後、Asanaにタスクを追加する」ワークフローは、受信したメールの内容を自動で処理し、BacklogとAsanaの両方に情報を反映させる仕組みです。
メールの内容がAIによって抽出され、Backlogに課題が追加され、その後Asanaにタスクが自動で作成されます。これにより、タスク管理がシームレスに行われ、作業の効率化が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受け取った依頼内容をBacklogやAsanaで管理している方
・複数のタスク管理ツールを活用しているが、手動でのタスク追加を省きたい担当者
・メールの情報を自動で処理し、タスク管理を効率化したいプロジェクトリーダー
・情報の抽出からタスクの登録までを自動化したいチーム
・BacklogとAsana両方でタスクを管理している方
■注意事項
・Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
freee人事労務で従業員が登録されたら、Asanaでチームにユーザーを追加する
試してみる
■概要
新しいメンバーの入社に伴い、freee人事労務への情報登録だけでなく、プロジェクト管理で利用するAsanaにも手作業でユーザーを追加していませんか？このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員が登録されると、Asanaの指定チームへ自動でユーザーが追加されます。Asanaでのユーザー追加作業を自動化することで、招待漏れといったミスを防ぎ、新メンバーのオンボーディングを円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee人事労務とAsanaを利用し、新メンバーの登録作業に手間を感じている人事担当者の方
・Asanaへの手作業でのメンバー追加による、招待漏れや対応の遅れに課題を感じているチームリーダーの方
・Asanaの自動化によって、オンボーディングプロセス全体の効率化を図りたい方
■注意事項
・Asana、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
フォーム回答をもとに、Asanaのプロジェクト内タスクから指定コラボレーターを一括削除する
試してみる
■概要
Asanaでプロジェクトメンバーが変更になるたびに、関連タスクから手作業でコラボレーターを削除するのは手間がかかる作業です。
特にタスク数が多い場合、対応に時間がかかるだけでなく、削除漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームに削除したいユーザー情報を入力するだけで、対象プロジェクトの全タスクから指定したコラボレーターを自動で一括削除できます。
Asanaにおけるコラボレーターの削除作業を効率化し、正確なプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaのプロジェクト管理で、メンバー変更に伴うコラボレーターの削除を手作業で行っている方
・複数のタスクに設定された特定のコラボレーターを一括で削除し、管理を効率化したい方
・手作業によるコラボレーターの削除漏れや設定ミスを防ぎ、運用を徹底したい方
■注意事項
・AsanaとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
定期的にAsanaからサブタスクの一覧を取得し、AI要約後にSlackで通知する
試してみる
■概要
Asanaでプロジェクトを管理する際、細分化されたサブタスクの進捗を一つひとつ確認し、一覧で状況を把握するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、報告のために情報をまとめる作業は、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてAsanaからサブタスクの一覧を自動で取得し、AIが内容を要約した上でSlackへ通知します。
これにより、プロジェクトの進捗確認にかかる手間を省き、状況把握を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Asanaで多数のサブタスクを管理し、一覧での状況確認に時間を要しているプロジェクトマネージャーの方
・複数のタスクにまたがるサブタスクの進捗を手作業でまとめて報告しているチームメンバーの方
・AsanaとSlackを日常的に利用しており、情報共有のプロセスを自動化したいと考えている方
■注意事項
・Asana、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
まとめ
Asanaのタスクアーカイブを自動化することで、これまで手作業で行っていたタスク整理の手間を削減し、最新の状態に保たれたタスクボードで重要な業務に集中できるようになります。
これにより、タスクの見落としを防ぎ、チーム全体の生産性向上にも繋がります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：「タスクを完了にする」以外のイベントも連携できますか？
A：
はい、連携可能です。
他にも「タスクを更新」や「タスクを追加」といったイベントも設定できます。
詳しいAPIアクションは以下をご確認ください。
Q：フリープランでこの自動化は実現できますか？
A：
Asana自体はフリープランでもご利用いただけますが、今回のフローでは「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使用しているため、フリープランでは利用できません。
このオペレーションは、ミニプラン・チームプラン・サクセスプランでご利用いただける機能です。
なお、Yoomではミニプラン・チームプラン・サクセスプランの各機能をプランごとに2週間のトライアルでお試しいただけますので、ぜひご活用ください。
Q：処理がエラーで止まった場合はどうなりますか？
A：
エラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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