・
.jpg)
「完了したタスクがボードに溜まっていて、本当に重要なタスクが埋もれてしまう…」
「毎回手動でアーカイブするのは地味に面倒で、後回しにしがち…」
このように、タスク管理ツールでの完了タスクの扱いに、手間やわずらわしさを感じていませんか？
もし、特定の条件を満たしたタスクを自動でアーカイブしてくれる仕組みがあれば、手作業による整理の手間から解放され、整理されたタスクボードで本当に集中すべき業務に注力できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはタスク管理ツールの完了タスクを自動でアーカイブする業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、フォームが送信されたら、Asanaの特定プロジェクトの関連タスクを完了ステータスに変更し、アーカイブするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Asana
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「フォーム」をクリックしてください。
フォームは元から設定されており、【プロジェクトID】が送信できるようになっています。
フォームのカスタマイズも可能ですが、一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はぜひお試しください！
下へスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボット起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
任意で必要があれば変更し、「次へ」をクリックしましょう。
「フォームの表示設定と取得した値の設定」画面が表示されます。
ここでは、取得した値にテストで使用するプロジェクトIDを入力してください。
現在登録してあるプロジェクトを使用するか、事前にテスト用のプロジェクトを作成し設定を進めましょう。
▼今回テストで使用するプロジェクト
なお、プロジェクトIDは該当ページのURLから取得可能です。
取得した値に入力したら「完了」を押して次へ進みましょう。
プロジェクトIDを基にタスクの一覧を取得します。
「特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するAsanaのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「プロジェクトID」は、取得した値からフォームの回答を引用し設定しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
設定できたら「テスト」を押してください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
取得したタスクの数だけループ処理を行って、完了ステータスに変更する設定をしていきます。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。
フリープラン・ミニプランではエラーになってしまうためご注意ください。
有料プランには、2週間の無料トライアルができ、期間中は通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も使えますので、この機会にぜひお試しください。
繰り返し対象の取得した値を設定します。
「オペレーション」はプルダウンから「特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得」を選択します。
「取得した値」には、ループ処理で用いる値（タスクIDの一覧）を選択しましょう。
設定ができたら最後に「完了」をクリックしてください。
「タスクを完了にする」を、クリックしてください。
再度、Yoomと連携するAsanaのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「タスクID」は、取得した値から【ループ変数】を引用し設定しましょう。
設定できたら「テスト」を押してください。
