フォーム回答をもとに、Asanaのプロジェクト内タスクから指定コラボレーターを一括削除する

■概要

Asanaでプロジェクトメンバーが変更になるたびに、関連タスクから手作業でコラボレーターを削除するのは手間がかかる作業です。
特にタスク数が多い場合、対応に時間がかかるだけでなく、削除漏れなどのミスも起こりがちです。

このワークフローを活用すれば、フォームに削除したいユーザー情報を入力するだけで、対象プロジェクトの全タスクから指定したコラボレーターを自動で一括削除できます。Asanaにおけるコラボレーターの削除作業を効率化し、正確なプロジェクト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaのプロジェクト管理で、メンバー変更に伴うコラボレーターの削除を手作業で行っている方
• 複数のタスクに設定された特定のコラボレーターを一括で削除し、管理を効率化したい方
• 手作業によるコラボレーターの削除漏れや設定ミスを防ぎ、運用を徹底したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答を起点に、Asanaの複数タスクからコラボレーターを自動で削除でき、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
• 手作業によるコラボレーターの削除漏れや、誤ったユーザーを削除してしまうなどのヒューマンエラーを防ぎ、正確な管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームで、削除したいコラボレーターの情報を取得します。
3. 次に、オペレーションでAsanaの「特定のプロジェクトのタスクの一覧を取得」アクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します。
4. 取得したタスクそれぞれに対して処理を行うため、オペレーションで「ループ機能」を設定します。
5. ループ処理の中で、Asanaの「タスクのコラボレーターを削除」アクションを設定し、フォームで指定されたユーザーを削除します。
6. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、処理が完了した旨を関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、削除したいコラボレーターを特定するための情報（メールアドレスなど）を、回答項目として任意に設定可能です。
• Asanaのオペレーションでは、コラボレーターを削除する対象のプロジェクトIDを任意の値に設定してください。
• 完了通知のメール機能では、通知先のメールアドレスを自由に設定でき、メールの本文には固定のテキストだけでなく、フロー内で取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• AsanaとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。