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「Backlogの課題を更新するたびに、関連ファイルを毎回探して手動で添付するのが面倒…」
「複数のファイルを添付する際に、ファイルの種類を間違えたり、添付漏れが発生してしまい、確認作業に余計な時間がかかっている…」
このように、Backlogへのファイル添付作業が煩雑で、手間やストレスを感じていませんか？
もし、特定のフォルダにファイルが追加されたら自動でBacklogの該当課題に添付されたり、他のツールで作成したファイルを直接Backlogに連携できる仕組みがあれば、これらの手作業から解放され、本来注力すべきプロジェクトの進行管理やタスクの実行に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定できるので、導入しておくと作業をより楽にできます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBacklogの課題にファイルを自動で添付する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして試せます。
■概要
Backlogへファイルを添付する際、一度ファイルをダウンロードしてからアップロードする作業を手間に感じていませんか？
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、Backlogの課題へ自動でファイルを添付する処理を自動化します。
Backlogへのファイル添付作業を自動化することで、手作業によるアップロードの手間や、添付漏れなどのミスを減らし、プロジェクト管理を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとBacklogを利用しており、手作業でのファイル添付に課題を感じている方
・Backlogへのファイル添付を自動化し、プロジェクト管理の効率化を図りたいチームリーダーの方
・ファイルの添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Google DriveとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google DriveのファイルをBacklogに自動で添付するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveにファイルが格納された際に、Backlogの特定の課題にファイルを自動で添付するフローを解説します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Backlog／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
Backlogへファイルを添付する際、一度ファイルをダウンロードしてからアップロードする作業を手間に感じていませんか？
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、Backlogの課題へ自動でファイルを添付する処理を自動化します。
Backlogへのファイル添付作業を自動化することで、手作業によるアップロードの手間や、添付漏れなどのミスを減らし、プロジェクト管理を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとBacklogを利用しており、手作業でのファイル添付に課題を感じている方
・Backlogへのファイル添付を自動化し、プロジェクト管理の効率化を図りたいチームリーダーの方
・ファイルの添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Google DriveとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google Driveの連携をしましょう。
検索ボックスに「Google Drive」と入力してアイコンをクリックします。
ログインを進めます。
アカウントを選択します。
以下の表示が出たら「Google Drive」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要
Backlogへファイルを添付する際、一度ファイルをダウンロードしてからアップロードする作業を手間に感じていませんか？
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、Backlogの課題へ自動でファイルを添付する処理を自動化します。
Backlogへのファイル添付作業を自動化することで、手作業によるアップロードの手間や、添付漏れなどのミスを減らし、プロジェクト管理を円滑に進めることが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとBacklogを利用しており、手作業でのファイル添付に課題を感じている方
・Backlogへのファイル添付を自動化し、プロジェクト管理の効率化を図りたいチームリーダーの方
・ファイルの添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Google DriveとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されまステップ3：Google Driveで新しいファイルを検知するトリガーを設定する
最初にGoogle Driveで特定のフォルダを監視し、新しいファイルやフォルダが作成されたときにフローを開始できるように設定します。
1つ目のトリガーを選択します。
アクションとして「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選びます。
Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
監視したいフォルダをGoogle Driveで確認します。
このフォルダにファイルをアップロードするとトリガーが動作します。
トリガーの実行間隔とフォルダIDを入力します。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Driveから取得したファイルの情報（ファイル名やURLなど）が表示されます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Google Driveでファイルをダウンロードする
次に、トリガーで検知したファイルをGoogle Driveからダウンロードする設定を行います。
2つ目の赤枠を選択します。
アクションとして「ファイルをダウンロードする」を選びます。
Google Driveとの連携アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
ダウンロードしたいファイルIDを設定します。
先ほどのトリガーから取得した「ファイルID」を選択しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定後、「テスト」をクリックします。
ファイルが正しく取得できるか確認します。
テストが成功すると、取得したファイルの情報が表示されます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ5：Backlogで課題を自動作成する
続いて、Google Driveで取得したファイル名をもとにBacklogで課題を自動的に作成します。
3つ目の赤枠を選択します。
アクションとして「課題の追加」を選びます。
Backlogと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
課題を作成するための情報を入力します。
ドメイン、プロジェクトID、課題の件名、種別、優先度を設定します。
件名にはGoogle Driveで取得した「ファイル名」を使用します。
開始日や期限日、担当者、カテゴリー、添付ファイルなどを必要に応じて設定します。
※固定値やプルダウンから選択した項目は、今後このフローで追加されるすべての課題に適用されます。
入力が終わったら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Backlog上に新しい課題が追加されます。
結果を確認し、「完了」をクリックします。
Backlogの課題一覧画面で、ファイル名を含んだ課題が追加されていることを確認します。
ステップ6：Backlogに添付ファイルを送信する
次に、Google Driveから取得したファイルをBacklogに添付ファイルとして送信する設定を行います。
4つ目の赤枠を選択します。
アクションとして「添付ファイルの送信」を選びます。
Backlogと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
ドメインとファイル名を入力します。
ファイルの添付方法を「取得した値を使用」に設定し、「GoogleDriveからの取得ファイル」を選びます。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、送信したファイルの情報（ID・ファイル名など）が表示されます。
確認後、「完了」をクリックします。
ステップ7：Backlogの課題コメントにファイルを添付する
最後に、Backlogの課題コメントにファイルを自動で添付する設定を行います。
5つ目の赤枠を選択します。
アクションとして「課題コメントにファイルを添付」を選びます。
Backlogと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
課題IDとコメント本文を設定します。
コメント欄には「添付ファイルをチェックしてください。」などの案内文を入力します。
※「任意で設定してください」の文言は削除してください。
「送信したファイルID」を指定し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、添付ファイルを含んだコメント内容が表示されます。
確認後、「完了」をクリックします。
Backlogの課題コメント欄にファイルが添付されていることを確認します。
これで設定は完了です！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がBacklogの課題にファイルを自動で添付する方法でした。Backlogを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、BacklogのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Backlog を軸にしたタスク管理をさらに効率化するため、他ツールで発生した情報を自動で Backlog に集約したり、必要な通知やカレンダー登録を自動実行するワークフローをご紹介します。
課題追加・コメント・ミーティング情報などをタイムリーに連携し、抜け漏れのないスムーズなプロジェクト運営をサポートします！
まとめ
Backlogへのファイル添付作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルを探して添付する手間を削減し、添付漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、プロジェクトメンバーは常に最新の関連ファイルにアクセスでき、コミュニケーションの齟齬を抑えながら、より本質的なタスクに集中しやすい環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ下のサイトから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：添付先の課題をファイル名に応じて変えられますか？
A：
はい、可能です。
ファイル名から案件キー等を正規表現で抽出し、「分岐」オペレーションで特定のキーワードを含む場合に該当課題へ添付先を切替えます。
「進行先を切り替える」オペレーションも併せて確認してください。
※「分岐」や「進行先を切り替える」オペレーションは有料プランで利用可能です。
Q：新規作成ではなく、既存の課題に添付できますか？
A：
はい、可能です。
「課題の追加」アクションを削除→「添付ファイル送信で固定の課題IDを指定→課題コメントに添付」を実行します。
既存課題への資料追加に適しています。
Q：自動添付が失敗した場合に気づく方法はありますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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