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「Backlogの課題を更新するたびに、関連ファイルを毎回探して手動で添付するのが面倒…」
「複数のファイルを添付する際に、ファイルの種類を間違えたり、添付漏れが発生してしまい、確認作業に余計な時間がかかっている…」
このように、Backlogへのファイル添付作業が煩雑で、手間やストレスを感じていませんか？
もし、特定のフォルダにファイルが追加されたら自動でBacklogの該当課題に添付されたり、他のツールで作成したファイルを直接Backlogに連携できる仕組みがあれば、これらの手作業から解放され、本来注力すべきプロジェクトの進行管理やタスクの実行に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで設定できるので、導入しておくと作業をより楽にできます。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはBacklogの課題にファイルを自動で添付する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい」という方は、以下のバナーをクリックして試せます。
■概要 Backlogへファイルを添付する際、一度ファイルをダウンロードしてからアップロードする作業を手間に感じていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■注意事項
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、Backlogの課題へ自動でファイルを添付する処理を自動化します。Backlogへのファイル添付作業を自動化することで、手作業によるアップロードの手間や、添付漏れなどのミスを減らし、プロジェクト管理を円滑に進めることが可能になります。
Google DriveのファイルをBacklogに自動で添付するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveにファイルが格納された際に、Backlogの特定の課題にファイルを自動で添付するフローを解説します。
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Backlog／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要 Backlogへファイルを添付する際、一度ファイルをダウンロードしてからアップロードする作業を手間に感じていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■注意事項
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、Backlogの課題へ自動でファイルを添付する処理を自動化します。Backlogへのファイル添付作業を自動化することで、手作業によるアップロードの手間や、添付漏れなどのミスを減らし、プロジェクト管理を円滑に進めることが可能になります。
ステップ1：マイアプリ連携と準備
まず、Yoomとそれぞれのアプリを連携して操作が行えるようにしていきます。基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google Driveの連携をしましょう。
検索ボックスに「Google Drive」と入力してアイコンをクリックします。
ログインを進めます。
アカウントを選択します。
以下の表示が出たら「Google Drive」のマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
ここからはフローを作っていきます。テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
■概要 Backlogへファイルを添付する際、一度ファイルをダウンロードしてからアップロードする作業を手間に感じていませんか？ ■このテンプレートをおすすめする方 ■このテンプレートを使うメリット ■フローボットの流れ ■このワークフローのカスタムポイント ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション ■注意事項
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、Backlogの課題へ自動でファイルを添付する処理を自動化します。Backlogへのファイル添付作業を自動化することで、手作業によるアップロードの手間や、添付漏れなどのミスを減らし、プロジェクト管理を円滑に進めることが可能になります。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されまステップ3：Google Driveで新しいファイルを検知するトリガーを設定する
最初にGoogle Driveで特定のフォルダを監視し、新しいファイルやフォルダが作成されたときにフローを開始できるように設定します。
1つ目のトリガーを選択します。
アクションとして「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を選びます。
Google Driveと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
監視したいフォルダをGoogle Driveで確認します。
このフォルダにファイルをアップロードするとトリガーが動作します。
トリガーの実行間隔とフォルダIDを入力します。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Driveから取得したファイルの情報（ファイル名やURLなど）が表示されます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Google Driveでファイルをダウンロードする
次に、トリガーで検知したファイルをGoogle Driveからダウンロードする設定を行います。
2つ目の赤枠を選択します。
アクションとして「ファイルをダウンロードする」を選びます。
Google Driveとの連携アカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
ダウンロードしたいファイルIDを設定します。
先ほどのトリガーから取得した「ファイルID」を選択しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定後、「テスト」をクリックします。
ファイルが正しく取得できるか確認します。
テストが成功すると、取得したファイルの情報が表示されます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
ステップ5：Backlogで課題を自動作成する
続いて、Google Driveで取得したファイル名をもとにBacklogで課題を自動的に作成します。
3つ目の赤枠を選択します。
アクションとして「課題の追加」を選びます。
Backlogと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
課題を作成するための情報を入力します。
ドメイン、プロジェクトID、課題の件名、種別、優先度を設定します。
件名にはGoogle Driveで取得した「ファイル名」を使用します。
開始日や期限日、担当者、カテゴリー、添付ファイルなどを必要に応じて設定します。
※固定値やプルダウンから選択した項目は、今後このフローで追加されるすべての課題に適用されます。
入力が終わったら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Backlog上に新しい課題が追加されます。
結果を確認し、「完了」をクリックします。
Backlogの課題一覧画面で、ファイル名を含んだ課題が追加されていることを確認します。
ステップ6：Backlogに添付ファイルを送信する
次に、Google Driveから取得したファイルをBacklogに添付ファイルとして送信する設定を行います。
4つ目の赤枠を選択します。
アクションとして「添付ファイルの送信」を選びます。
Backlogと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
ドメインとファイル名を入力します。
ファイルの添付方法を「取得した値を使用」に設定し、「GoogleDriveからの取得ファイル」を選びます。
設定後、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、送信したファイルの情報（ID・ファイル名など）が表示されます。
確認後、「完了」をクリックします。
ステップ7：Backlogの課題コメントにファイルを添付する
最後に、Backlogの課題コメントにファイルを自動で添付する設定を行います。
5つ目の赤枠を選択します。
アクションとして「課題コメントにファイルを添付」を選びます。
Backlogと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
課題IDとコメント本文を設定します。
コメント欄には「添付ファイルをチェックしてください。」などの案内文を入力します。
※「任意で設定してください」の文言は削除してください。
「送信したファイルID」を指定し、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、添付ファイルを含んだコメント内容が表示されます。
確認後、「完了」をクリックします。
Backlogの課題コメント欄にファイルが添付されていることを確認します。
これで設定は完了です！
ステップ8：トリガーをONにして起動準備完了
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう。以上がBacklogの課題にファイルを自動で添付する方法でした。Backlogを使ったその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、BacklogのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあればぜひこちらもお試しになってみてください！
Backlog を軸にしたタスク管理をさらに効率化するため、他ツールで発生した情報を自動で Backlog に集約したり、必要な通知やカレンダー登録を自動実行するワークフローをご紹介します。
課題追加・コメント・ミーティング情報などをタイムリーに連携し、抜け漏れのないスムーズなプロジェクト運営をサポートします！
■概要
Backlogの課題のコメントで自身がメンションされたら、Microsoft Teamsの特定チャネルに通知するフローボットです。
通知先のチャネルや通知内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・コメントに特定のメンション（@田中優夢など）が含まれた場合のみMicrosoft Teamsに通知します。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Backlogに新しい課題が追加されたら、Outlookに追加された内容を送付するフローです。
BacklogとOutlookを連携すると課題の内容を自動的にOutlookに送信されるので情報の抜け漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・Backlog、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Chatworkに新しいメッセージが投稿されたら、Backlogにメッセージの内容から課題を追加するフローです。
新着メッセージの内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Backlogに登録する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、ChatworkそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Backlogに課題が登録されたら、自動的にGoogleカレンダーに予定を登録するフローボットです。
Googleカレンダー上でBacklogの課題のスケジュールを管理したい場合にご利用ください。
Googleカレンダーへ登録する内容を自由に変更してください。
■注意事項
・Backlog、GoogleカレンダーそれぞれとYoomを連携してください。
・Backlogに課題が登録されてからGoogleカレンダーに連携されるまでに5~15分のタイムラグがあります。
■概要
Googleフォームに新しく回答があったら、Backlogに回答内容から課題を追加してSlackに通知するフローです。
フォームの回答内容をわざわざ確認しなくても、自動的にBacklogに課題の追加とSlackに通知もされるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■注意事項
・Googleフォーム、Backlog、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
■概要
Salesforceの商談情報が新しく登録されたら、Backlogに課題を追加するフローです。
Backlogに追加するタスクの内容などは自由に設定することが可能です。
■注意事項
・Salesforce、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容の文字起こしと要約をして、文字起こし結果をBacklogに追加するフローです。
AIによる要約を用いることで、わざわざ文章を手動で要約する必要がなくなります。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
■注意事項
・Zoom、BacklogそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Yoomデータベースにレコードが作成されたら、Backlogの指定のプロジェクトに課題を追加します。
■設定方法
1.BacklogとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「レコードが新たに作成されたら」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.Backlogの「課題の追加」というオペレーションで、Yoomデータベースから取得した情報をもとに、プロジェクト名、課題名、課題詳細、カテゴリ、担当者などの課題情報を設定してください。
4.該当のデータベースに新しくレコードが作成されるとフローボットを起動し、課題がBacklogに登録されます。
■注意事項
・Backlogとのアカウント連携が必要です。
・追加する課題の内容を任意の値に置き換えてご利用ください。
■概要
Zendeskに新しいチケットが登録されたら、Backlogに課題を追加するフローです。
Backlogに課題を追加後、オペレーションを追加することでSlackやChatworkなどの任意のチャットツールに通知する、といったことも可能です。
■注意事項
・Zendesk、BacklogそれぞれとYoomを連携してください。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Backlogへのファイル添付作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルを探して添付する手間を削減し、添付漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、プロジェクトメンバーは常に最新の関連ファイルにアクセスでき、コミュニケーションの齟齬を抑えながら、より本質的なタスクに集中しやすい環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ下のサイトから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：添付先の課題をファイル名に応じて変えられますか？
A：
はい、可能です。
ファイル名から案件キー等を正規表現で抽出し、「分岐」オペレーションで特定のキーワードを含む場合に該当課題へ添付先を切替えます。
「進行先を切り替える」オペレーションも併せて確認してください。
※「分岐」や「進行先を切り替える」オペレーションは有料プランで利用可能です。
Q：新規作成ではなく、既存の課題に添付できますか？
A：
はい、可能です。
「課題の追加」アクションを削除→「添付ファイル送信で固定の課題IDを指定→課題コメントに添付」を実行します。
既存課題への資料追加に適しています。
Q：自動添付が失敗した場合に気づく方法はありますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
