Google Driveに格納されたファイルをBacklogのコメントに添付する

■概要

Backlogへファイルを添付する際、一度ファイルをダウンロードしてからアップロードする作業を手間に感じていませんか？
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが格納されると、Backlogの課題へ自動でファイルを添付する処理を自動化します。Backlogへのファイル添付作業を自動化することで、手作業によるアップロードの手間や、添付漏れなどのミスを減らし、プロジェクト管理を円滑に進めることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとBacklogを利用しており、手作業でのファイル添付に課題を感じている方
• Backlogへのファイル添付を自動化し、プロジェクト管理の効率化を図りたいチームリーダーの方
• ファイルの添付漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルをアップロードするだけで、Backlogの課題に自動で添付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル添付作業が不要になるため、添付先の課題を間違えるといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとBacklogをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. オペレーションで、Backlogの「課題の追加」アクションを設定し、ファイルを添付するための課題を新たに作成します。
5. 続いて、Backlogの「添付ファイルの送信」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをアップロードします。
6. 最後に、Backlogの「課題コメントにファイルを添付」アクションを設定し、作成した課題のコメントにファイルを添付します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォルダを任意で指定できます。
• Backlogのオペレーションで、課題を追加するプロジェクトは任意のものに設定することが可能です。
• Backlogで追加する課題の件名は、Google Driveにアップロードされたファイル名など、動的な情報を用いて自由に設定できます。
• Backlogの課題コメントにファイルを添付する際、コメント本文を任意のテキストに設定できます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Google DriveとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。