重要なファイルのバックアップ、手作業で行っていませんか？
定期的に特定のフォルダを確認して別の場所にコピーする作業は、単純でありながら手間がかかるうえ、万が一のコピー漏れや操作ミスで重要なデータを失ってしまうリスクもあって、常にプレッシャーを感じてしまう業務の一つです。
もし、特定のストレージサービスにファイルが追加されたタイミングを検知し、別のストレージサービスへ自動でバックアップを作成できる仕組み があれば、こうした日々の悩みから解放され、データ保全の不安なく、本来注力すべきコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomにはストレージサービスのファイルを自動でバックアップする業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveで特定フォルダにファイルが作成されたら、Microsoft SharePointにバックアップを作成する
試してみる
■概要
Google Driveに保存した重要なファイル、手作業でのバックアップに手間を感じたり、万が一のデータ消失に不安を抱えていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとMicrosoft SharePoint間で、手動でのファイルバックアップを行っている方 APIの活用を検討しているが、開発なしで手軽に実現したいと考えている方 重要なファイルのバックアップ体制を自動化し、データの安全性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに自動でバックアップが実行されるため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストなどの時間を削減できます 手作業によるバックアップのし忘れや、誤ったファイルの上書きといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なデータ保全を実現します
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、バックアップの監視対象としたいフォルダを、任意のフォルダIDで設定してください Microsoft SharePointでのファイルアップロード設定では、バックアップ先となる任意のサイトID、ドライブID、格納先フォルダのアイテムIDを設定してください
■注意事項
Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください
Google DriveのファイルをSharePointに自動バックアップするフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、Google Driveの特定フォルダにファイルが作成された際に、Microsoft SharePointに自動でバックアップを作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、下の無料登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
30秒で簡単登録！無料で始める
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive ／ Microsoft SharePoint
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Google DriveとMicrosoft SharePointのマイアプリ連携 テンプレートをコピーする Google Driveのトリガー設定とMicrosoft SharePointのアクション設定 トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Google Driveで特定フォルダにファイルが作成されたら、Microsoft SharePointにバックアップを作成する
試してみる
■概要
Google Driveに保存した重要なファイル、手作業でのバックアップに手間を感じたり、万が一のデータ消失に不安を抱えていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとMicrosoft SharePoint間で、手動でのファイルバックアップを行っている方 APIの活用を検討しているが、開発なしで手軽に実現したいと考えている方 重要なファイルのバックアップ体制を自動化し、データの安全性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに自動でバックアップが実行されるため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストなどの時間を削減できます 手作業によるバックアップのし忘れや、誤ったファイルの上書きといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なデータ保全を実現します
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、バックアップの監視対象としたいフォルダを、任意のフォルダIDで設定してください Microsoft SharePointでのファイルアップロード設定では、バックアップ先となる任意のサイトID、ドライブID、格納先フォルダのアイテムIDを設定してください
■注意事項
Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください
ステップ1：Google DriveとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google DriveはGoogle スプレッドシートの設定方法と同じため、Google スプレッドシートの解説をご覧ください！
Microsoft SharePointのマイアプリ登録方法
Microsoftのサインイン画面が出てきます。使用するアカウントを入力しサインインしましょう！※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
連携が完了するとマイアプリGoogle DriveとMicrosoft SharePointが登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
ステップ2：テンプレートをコピーする ここから、フローの作成に入ります！
Google Driveで特定フォルダにファイルが作成されたら、Microsoft SharePointにバックアップを作成する
試してみる
■概要
Google Driveに保存した重要なファイル、手作業でのバックアップに手間を感じたり、万が一のデータ消失に不安を抱えていませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとMicrosoft SharePoint間で、手動でのファイルバックアップを行っている方 APIの活用を検討しているが、開発なしで手軽に実現したいと考えている方 重要なファイルのバックアップ体制を自動化し、データの安全性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイルアップロードをトリガーに自動でバックアップが実行されるため、これまで手作業で行っていたコピー＆ペーストなどの時間を削減できます 手作業によるバックアップのし忘れや、誤ったファイルの上書きといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なデータ保全を実現します
■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとMicrosoft SharePointをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定の場所に格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、バックアップの監視対象としたいフォルダを、任意のフォルダIDで設定してください Microsoft SharePointでのファイルアップロード設定では、バックアップ先となる任意のサイトID、ドライブID、格納先フォルダのアイテムIDを設定してください
■注意事項
Google Drive、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご参照ください
コピーすると下の画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう！
ステップ3：Google Driveトリガーの設定 Google Driveと連携して、特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成された際の設定を行います！
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックします。
Google Driveと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」のままで「次へ」をクリックします。
「API接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
※起動間隔はプラン
基本的には最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします！
下に進み、「フォルダID」を候補から選択します。
テストに成功しました！
「完了」をクリックして次の工程へ進みましょう！取得した値
ステップ4：ファイルをダウンロードする Google Driveを使って指定したファイルをダウンロードします！
「ファイルをダウンロードする」をクリックします。ファイルの容量制限について
Google Driveと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをダウンロードする」のままで「次へ」をクリックします。
「ファイルID」を先ほど取得した値を使って入力します。
テストに成功しました！
ステップ5：Microsoft SharePointにファイルをアップロードする Microsoft SharePointと連携してファイルをアップロードします！
「ファイルをアップロードする」をクリックします。
Microsoft SharePointと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ファイルをアップロードする」のままで「次へ」をクリックします
ファイルをアップロードする格納先を指定します。
サイトID・ドライブID ・格納先フォルダのアイテムID ：候補から選択
ファイル名 ：直接入力もしくは「取得した値」を使って入力ファイルの添付方法 ：プルダウンから「取得した値を使用」を選択ファイル ：プルダウンから「Google Driveからの取得ファイル」を選択入力が終わったら「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功しました！
テストに成功すると、指定したGoogle Driveのデータがアップロードされます！
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが起動します！
実際にフローボットを起動して、Google Driveで特定フォルダにファイルが作成されたら、Microsoft SharePointにバックアップが作成されているかを確認してみてくださいね！
Google Driveを使った自動化例 フォルダ作成時のチャット通知や、格納されたファイルの承認ワークフロー、外部への送付をシームレスに完結。
手書き画像のテキスト化や、アプリ間のファイル同期、ステータスに合わせた移動・改名もノーコードで自動化します。
手作業による管理や転記ミスをなくし、常に整理された情報共有環境を構築しましょう。
Google Driveでフォルダが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Google Driveで新しいフォルダを作成した際、関係者への共有をMicrosoft Teamsで行う作業は、単純ですが手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のフォルダ内に新しいフォルダが作成されたことを自動で検知し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ即座に通知できます。これにより、情報共有の迅速化と連絡漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方 プロジェクト単位でのフォルダ共有が多く、関係者への迅速な通知フローを構築したい方 手作業による連絡の遅れや共有漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにフォルダが作成されると自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡の手間を削減できます。 手動での通知による連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の仕組みを構築できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsのアカウントをそれぞれYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したい親フォルダを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。トリガーで取得した新しいフォルダ名やURLなどの情報を含めたメッセージを、指定のチャネルに送信するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定してください。 Microsoft Teamsのオペレーションでは、通知先のチームやチャネル、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズすることが可能です。 Microsoft Teamsとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランの場合、認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
Google Driveで手書き画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しJootoにタスクを追加する
試してみる
■概要
手書きのメモや書類の内容を、都度PCに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
手書きの議事録やメモをOCRでデータ化し、タスク管理を効率化したいと考えている方 Google DriveとJootoを利用しており、手作業での情報連携に課題を感じている方 現場からの手書き報告書をもとにしたタスク作成プロセスを自動化したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
手書きの画像ファイルをアップロードするだけでタスクが自動作成されるため、これまで手作業でのOCR処理や転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとJootoをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取りたい手書きの画像ファイルから特定の項目のみを抽出するように任意で設定が可能です。 Jootoでタスクを追加する際に、タスクの説明欄などにOCR機能で読み取ったテキスト情報を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Google Drive、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
Google Driveに新しいファイルが格納されるたびに、手作業で承認依頼を送信し、承認後にMicrosoft Excelへ情報を転記する業務は、手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーに、承認依頼の送信からMicrosoft Excelへのレコード追加までを自動化し、こうした課題の解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとMicrosoft Excelを用いた承認フローで、手作業に課題を感じている方 ファイルの承認状況や記録の転記ミスを減らし、業務の正確性を高めたい方 定型的な承認業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル格納後の承認依頼作成やMicrosoft Excelへの記録といった手作業が自動化され、業務時間を短縮できます。 手作業による承認依頼の送付漏れや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveおよびMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダに新しいファイルが追加されるとフローが起動します。 続いて、オペレーションで「承認依頼」を選択し、「承認依頼する」アクションを設定します。ここで承認者や依頼内容などを指定し、担当者に承認を促します。 最後に、承認が完了した後のオペレーションとしてMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。承認された情報を基に、指定したExcelファイルに新しいレコードが自動で追加されるようになります。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
承認依頼のアクションでは、承認者を指定するだけでなく、承認依頼の詳細な内容、承認が完了するための条件、そして差し戻しが発生した場合に処理を戻す先のオペレーションなどを、実際の業務プロセスに合わせて柔軟に設定してください。 Microsoft Excelへレコードを追加するアクションでは、連携するデータベース（ファイルやシート）を指定し、どの列にどの情報を追加するのかといったレコードの値を、フロー内で取得できる情報と紐付けてカスタマイズしてください。 ■注意事項
Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する
試してみる
■概要
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveを使用している企業の方
・総務部、事務職員など顧客対応業務担当者
・経理担当者や人事担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納をトリガーに自動で承認からメール送付まで行うため、手作業による手間を省き業務を効率化します。
・一連の流れが自動で完了することにより、手入力によるミスを防ぐことができます。
■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する
試してみる
■概要
定期的にGoogle Driveから特定のデータをダウンロードし、関係者に共有する作業は、単純でありながらも忘れやすく、手間がかかる業務ではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveから定期的にデータを取得し、Slackで手動共有している担当者の方 定型的なデータ共有作業における抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方 手作業によるファイルダウンロードや通知業務をなくし、効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動でファイルを取得し通知まで行うため、手作業にかかっていた時間を短縮し、他の業務に集中することができます。 手作業によるファイルのダウンロードミスや、Slackへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションで対象のファイルを取得します。 さらに、オペレーションで「データを操作・変換機能」を利用し、「ファイル名の変換」アクションで取得したファイル名を任意の名前に変更します。 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ファイル名が変更されたファイルを指定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、フローボットを起動したい任意の日時（毎日、毎週、毎月など）を設定してください。 Google Driveのダウンロード設定では、対象となるファイルのIDや、ダウンロードするファイルタイプ（CSV、PDFなど）を任意で設定してください。 ファイル名変換のオペレーションでは、変換対象とするファイルや変更後のファイル名などを任意で設定してください。 Slackでファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDやメンバーID、また送信時に添えるメッセージ内容を任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
指定日時にGoogle Driveに格納された複数ファイルをDropboxに格納する
試してみる
■概要
定期的なバックアップやチーム間でのファイル共有のために、Google DriveとDropbox間で手作業のファイル移動を行っていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとDropboxを併用しており、定期的なファイル移行に手間を感じている方 複数ツール間でのファイル管理を効率化し、バックアップ体制を強化したい情報システム担当者の方 手作業によるファイル移動での共有漏れや、作業忘れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を削減できます。 手作業で起こりうるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったミスを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーで、スケジュールトリガーを選択し、ワークフローを起動したい日時を設定します。 オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定し、対象フォルダを指定します。 続いて、繰り返し処理機能を設定し、取得したファイル情報をもとに、後続の処理をファイルの数だけ繰り返します。 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveでファイル一覧を取得するアクションで、対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。 繰り返し処理の中でGoogle Driveからファイルをダウンロードする際に、ファイルIDを動的に指定してください。 Dropboxにファイルをアップロードするアクションで、格納先のフォルダパスやファイル名、ファイルの添付方法を任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方 手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方 オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーにファイル変換から保存までを自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルが存在する場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します。 次に、オペレーションのRPA機能で、任意のword to pdf converter onlineのサイトを開き、取得したファイルをアップロードしてPDFに変換・ダウンロードするようブラウザ操作を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動の条件となるメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定できます。 分岐機能では、ファイル形式の判定など、前段のオペレーションで取得した情報を基に後続処理の実行条件を自由にカスタマイズ可能です。 RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタンなどを自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。 Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GitHubでIssueが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
GitHubでのIssue管理に際し、関連するドキュメントや資料をGoogle Driveで手動作成・管理することに手間を感じていませんか。Issueごとにフォルダを作成し、情報を整理する作業は、単純ながらも抜け漏れや命名ミスが発生しやすい業務です。
■このテンプレートをおすすめする方
GitHubでプロジェクト管理を行い、Google Driveで関連資料を保管している開発チームの方 GitHubとGoogle Drive間での手作業による情報整理に、非効率や課題を感じている方 Issueごとのドキュメント管理を自動化し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GitHubでIssueが作成されるたびに、自動でGoogle Driveにフォルダが生成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮します Issueの情報に基づいたフォルダが自動で作られるため、作成漏れや命名規則の間違いといった人為的なミスを防ぎ、管理体制を標準化できます ■フローボットの流れ
はじめに、GitHubとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、GitHubのIssue情報を元にしたフォルダを作成するように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveでフォルダを作成する際、フォルダ名にGitHubのIssueタイトルや番号など、トリガーで取得した情報を変数として動的に設定することが可能です また、「【対応中】」のような固定のテキストとIssueの情報を組み合わせることで、チームのルールに合わせた命名規則でのフォルダ作成を自動化できます ■注意事項
GitHub、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionでページが更新されたら、Google Driveでファイル名を更新する
試してみる
■概要
Notionで管理しているプロジェクトやタスク情報が更新された際に、関連するGoogle Drive上のファイル名を一つひとつ手作業で変更するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとGoogle Driveでドキュメントや成果物を管理しており、手動での情報更新に手間を感じている方 Notionのステータス変更などに応じて、関連ファイルの情報を常に最新の状態に保ちたいと考えている方 ファイル名の変更漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を向上させたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのページ更新に連動してGoogle Driveのファイル名が自動で変更されるため、手作業による更新作業の時間を短縮します。 ファイル名の変更漏れや入力ミスを防ぎ、Notion上の情報とGoogle Driveのファイル名の整合性を保ち、データ管理を効率化します。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合にのみ、後続のアクションが実行されるようにします。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を更新する」を設定し、取得したNotionの情報を元にファイル名を更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください。 Notionでレコードを取得するアクションでは、どのページの情報を取得するかをIDなどの条件で任意に設定してください。 分岐機能では、どのような条件（例：特定のステータスへの変更）でファイル名更新を実行するかを任意で設定してください。 Google Driveでファイル名を更新するアクションでは、対象のファイルIDと、Notionから取得したどの情報を新しいファイル名にするかを任意で設定してください。 ■注意事項
Notion、Google DriveのそれぞれとYoomに連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Asanaで特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Google Driveの関連ファイルを移動する
試してみる
■概要
Asanaでのタスク管理とGoogle Driveでのファイル管理は多くのチームで採用されていますが、タスク完了後に手動でファイルを整理するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、AsanaとGoogle Driveの連携を自動化し、特定のタスクが完了した際に、関連ファイルを指定のフォルダへ自動で移動させます。これにより、手作業によるファイル整理の手間をなくし、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとGoogle Driveを併用し、タスク完了後のファイル整理に手間を感じている方 手作業でのファイル移動による、格納場所の間違いや更新漏れといったミスを防ぎたい方 AsanaとGoogle Driveの連携を通じて、プロジェクト管理の自動化を推進したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaでのタスク完了をトリガーにファイルが自動で移動するため、これまで手作業で行っていたGoogle Driveのファイル整理時間を短縮することができます AsanaとGoogle Driveの連携を自動化することで、ファイルの移動忘れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Asanaのタスク情報から移動対象のファイルIDを抽出します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、抽出した情報をもとにファイルを移動させます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースおよびプロジェクトを任意で設定してください Google Driveのオペレーション設定では、ファイルの移動元となる現在のフォルダと、移動先のフォルダをそれぞれ任意で設定してください ■注意事項
Asana、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Asanaのタスクに、Google Driveの関連ファイルのIDを登録しておいてください。
まとめ 各種ストレージサービスのバックアップをAPI連携などで自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的なコピー＆ペースト作業の手間を削減し、ヒューマンエラーによるデータ損失のリスクを防ぐことができます。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ下のサイトから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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よくあるご質問
Q：フローボットでエラーが発生した場合どうなる？
A：
Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知にはエラーが発生したオペレーションも記載されているので、問題がどこで起きたかすぐに確認できます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
再実行は自動で行われませんので、通知を確認後、手動で再実行を行ってください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
Q：同じ名前のファイルがあった場合の挙動はどうなりますか？
A：
同じ名前のファイルがあった場合、自動で上書きされます。
Q：Google Drive以外のストレージもトリガーにできますか？
A：
はい、Yoomでは様々なアプリと連携することができます。連携アプリ一覧
