Asanaで特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Google Driveの関連ファイルを移動する

■概要

Asanaでのタスク管理とGoogle Driveでのファイル管理は多くのチームで採用されていますが、タスク完了後に手動でファイルを整理するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、AsanaとGoogle Driveの連携を自動化し、特定のタスクが完了した際に、関連ファイルを指定のフォルダへ自動で移動させます。これにより、手作業によるファイル整理の手間をなくし、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとGoogle Driveを併用し、タスク完了後のファイル整理に手間を感じている方
• 手作業でのファイル移動による、格納場所の間違いや更新漏れといったミスを防ぎたい方
• AsanaとGoogle Driveの連携を通じて、プロジェクト管理の自動化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaでのタスク完了をトリガーにファイルが自動で移動するため、これまで手作業で行っていたGoogle Driveのファイル整理時間を短縮することができます
• AsanaとGoogle Driveの連携を自動化することで、ファイルの移動忘れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Asanaのタスク情報から移動対象のファイルIDを抽出します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、抽出した情報をもとにファイルを移動させます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースおよびプロジェクトを任意で設定してください
• Google Driveのオペレーション設定では、ファイルの移動元となる現在のフォルダと、移動先のフォルダをそれぞれ任意で設定してください

■注意事項

• Asana、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Asanaのタスクに、Google Driveの関連ファイルのIDを登録しておいてください。