Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Microsoft Excelにレコードを追加する
Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Microsoft Excelにレコードを追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft Excel
と
Google Drive™
を自動連携できます。
■概要
Google Driveに格納された請求書や申請書などのファイルをもとに、手作業で承認依頼の連絡やMicrosoft Excelへの記録を行っていませんか？こうした定型的な業務は、対応漏れや転記ミスの原因となりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をきっかけに、担当者への承認依頼と承認後のMicrosoft Excelへの記録を自動で実行できます。一連の承認プロセスを効率化し、業務の正確性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveに格納されたファイルをもとに、手動で承認プロセスを進めている方
- 承認後の情報をMicrosoft Excelへ転記する作業に手間を感じているチームリーダーの方
- ファイル管理から承認、記録までの一連のフローを自動化し、業務の抜け漏れを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル格納から承認依頼、Microsoft Excelへの記録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による承認依頼の送信漏れや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者へ承認依頼を送信します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認されたファイルに関する情報を指定のファイルに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが格納された際にこのワークフローを起動させるか、対象となるフォルダのIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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