「プロジェクト管理ツールでタスクが完了したのに、請求・発注システムであるboardの受注ステータスを更新し忘れて、請求漏れに繋がりそうになった…」
「制作部門と営業部門で使っているツールが違うため、手作業でのステータス反映に時間がかかり、二度手間で非効率だ…」
このように、異なるツール間でのステータス管理に課題を感じていませんか？
もし、タスク管理ツールのステータスが更新されたタイミングをトリガーに、boardの受注ステータスを自動で変更できる仕組みがあれば、手作業による更新の手間やヒューマンエラーによる更新漏れをな削減できるでしょう。部門間のスムーズな情報連携を実現して、より生産的な業務に時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはboardの受注ステータスを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ClickUpでタスクが完了したら、boardで案件の受注ステータスを変更する
試してみる
■概要
ClickUpでのタスク管理とboardでの案件管理を連携させたいものの、手作業での情報更新に手間やミスを感じていませんか？
特に、タスク完了後のステータス変更は忘れがちな作業の一つです。
このワークフローを活用すれば、ClickUpでタスクが完了すると、自動でboardの案件ステータスが変更されるため、ClickUpとboard間の連携をスムーズにし、手作業による更新漏れやタイムラグを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ClickUpとboardを併用し、タスクと案件の進捗管理をしている営業担当者の方
・ClickUpとboard間の手動での情報連携に非効率を感じているプロジェクトマネージャーの方
・営業プロセスの自動化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・ClickUp、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・事前に、ClickUpのタスクにboardの案件IDを記載しておいてください。
タスク管理ツールと連携してboardの受注ステータスを変更するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、タスク管理ツールであるClickUpでタスクが完了したら、boardで案件の受注ステータスを自動で変更するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board／ClickUp
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- ClickUpとboardのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- ClickUpのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
ClickUpでタスクが完了したら、boardで案件の受注ステータスを変更する
試してみる
■概要
ClickUpでのタスク管理とboardでの案件管理を連携させたいものの、手作業での情報更新に手間やミスを感じていませんか？
特に、タスク完了後のステータス変更は忘れがちな作業の一つです。
このワークフローを活用すれば、ClickUpでタスクが完了すると、自動でboardの案件ステータスが変更されるため、ClickUpとboard間の連携をスムーズにし、手作業による更新漏れやタイムラグを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ClickUpとboardを併用し、タスクと案件の進捗管理をしている営業担当者の方
・ClickUpとboard間の手動での情報連携に非効率を感じているプロジェクトマネージャーの方
・営業プロセスの自動化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・ClickUp、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・事前に、ClickUpのタスクにboardの案件IDを記載しておいてください。
※事前準備
boardにテストで使用するための案件を登録しておきましょう。
ステップ1：ClickUpとboardをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.Click UpとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
2.boardとYoomのマイアプリ登録
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくは「boardのマイアプリ登録方法」を参考にしてくださいね。
「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
ClickUpでタスクが完了したら、boardで案件の受注ステータスを変更する
試してみる
■概要
ClickUpでのタスク管理とboardでの案件管理を連携させたいものの、手作業での情報更新に手間やミスを感じていませんか？
特に、タスク完了後のステータス変更は忘れがちな作業の一つです。
このワークフローを活用すれば、ClickUpでタスクが完了すると、自動でboardの案件ステータスが変更されるため、ClickUpとboard間の連携をスムーズにし、手作業による更新漏れやタイムラグを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ClickUpとboardを併用し、タスクと案件の進捗管理をしている営業担当者の方
・ClickUpとboard間の手動での情報連携に非効率を感じているプロジェクトマネージャーの方
・営業プロセスの自動化を進め、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・ClickUp、boardのそれぞれとYoomを連携してください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・事前に、ClickUpのタスクにboardの案件IDを記載しておいてください。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
ステップ3：ClickUpでタスクが更新されたら
「タスクが更新されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「ClickUpと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「team_id」を候補から選択しましょう。
その他の項目は任意で設定可能です！
必要に応じて設定してくださいね。
設定できたら「WebhookURLを登録」をクリックしましょう。
以下のような画面が表示されたら「次へ」を選択します。
ClickUpでタスクの更新を行いましょう。
「Status」を「COMPLETED」にすること、「Add description」に事前準備で用意したboardの案件IDを記載することを忘れずに行ってくださいね。
※boardの案件IDは案件のURLから確認可能です！以下の赤枠の数字が案件IDになります。
タスクを更新できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
ステップ4：ClickUpでタスクを取得する
「タスクを取得」を選択します。
「ClickUpと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「task_id」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
ステップ5：分岐設定
【注意】
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐する」を選択します。
今回はClickUpでタスクが完了したか否かで分岐させるフローですので、デフォルトで以下のように設定されています。
確認して「完了」を選択しましょう。
ステップ6：テキストを抽出する
「テキスト抽出」を選択します。
抽出したい「対象のテキスト」を「取得した値」から設定しましょう。
「抽出したい項目」を手動で入力します。
「指示内容」を任意で設定しましょう。
今回は例として以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
ステップ7：boardで受注ステータスの変更
「受注ステータスの変更」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「boardと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
boardの「APIキー」を注釈に沿って手動で入力しましょう。
※boardのAPIキーは「設定」→「開発者用API設定」から確認可能です！
「APIキー」を設定できたら、「案件ID」を「取得した値」から設定しましょう。
「受注ステータス」を「受注確定」に設定します。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると以下のような画面が表示されます。
「完了」を選択しましょう。
boardの案件の受注ステータスが「受注変更」に変更されました！
ステップ8：トリガーをONにする
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
board APIを使ったその他の自動化例
board APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
boardを使った自動化例
boardで案件の受注が確定した際に見積書を取得してSlackで通知したり、納品書を取得してMicrosoft Teamsに通知したりできます。また、毎日HubSpotのデータからboardに顧客情報を自動連携する、あるいはboardに新しい案件が登録されたタイミングでGoogle スプレッドシートにシートを追加したり、Salesforceにレコードを作成したりすることも可能です。さらに、Google フォームの回答をもとにboardで発注書を作成しメール送信を自動化したり、boardで顧客が作成されたらGoogle Driveにフォルダを自動生成、Paddleに顧客情報を追加、Outlookで通知を送るなど、事務・営業管理の幅広いフローを効率化できます。
boardで顧客が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
クラウド案件管理ツールのboardで顧客情報を管理し、関連資料をGoogle Driveに保管しているものの、それぞれの連携が手作業で手間がかかると感じていませんか。新しい顧客が登録されるたびに手動でGoogle Driveにフォルダを作成する作業は、時間もかかり、ミスが発生する原因にもなります。このワークフローは、boardに新しい顧客情報が登録されると、自動でGoogle Driveに専用フォルダを作成し、こうした課題の解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとGoogle Driveを活用し、顧客情報や案件資料を管理している方
・手作業によるフォルダ作成の手間や、作成漏れなどのミスをなくしたいと考えている方
・boardとGoogle Driveを連携させ、顧客管理の自動化と効率化を図りたい方
■注意事項
・boardとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は以下をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
毎日、HubSpotのデータからboardに顧客情報を自動連携する
試してみる
■概要
「毎日、HubSpotのデータからboardに顧客情報を自動連携する」ワークフローは、顧客管理の効率化を図るための自動化プロセスです。
HubSpotに蓄積された最新の顧客データを毎日boardに自動で反映させることで、常に最新の情報を基にチームが活動できる環境を提供します。
■このテンプレートをおすすめする方
・HubSpotを活用して顧客管理を行っている営業担当者の方
・boardをプロジェクト管理ツールとして使用しており、顧客情報の一元化を図りたいチームリーダーの方
・データの手動更新に時間を取られており、業務効率化を目指している企業のIT担当者の方
・HubSpotとboardの連携を自動化することで、営業活動の精度を高めたいマーケティング担当者の方
・顧客データの正確性を維持しつつ、チーム全体での共有を円滑にしたい経営者の方
■注意事項
・HubSpotとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardで新しい案件が登録されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
クラウド型案件管理ツール「board」で新しい案件を登録した後、関係者への共有を「Outlook」で手動で行っていませんか。この作業は、通知の遅れや共有漏れの原因となり、ビジネスの初動を鈍化させる可能性があります。このワークフローは、boardに新規案件が登録されると、自動でOutlookから関係者へ通知メールを送信します。案件発生を即座に共有し、スムーズな業務連携を実現するためのワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとOutlookを併用しており、案件発生時の通知を手作業で行っている方
・案件情報の共有を自動化し、チームの初動を迅速にしたいと考えている方
・手作業による連絡漏れを防ぎ、業務の確実性を向上させたいと考えている方
■注意事項
・board、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardで新しい案件が登録されたら、Salesforceにレコードを作成する
試してみる
■概要
案件管理にboard、顧客管理にSalesforceを利用している場合、それぞれのツールに同じ情報を手入力する作業が発生しがちです。この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、boardに新しい案件が登録されると、その情報を基にSalesforceのレコードを自動で作成できます。Salesforceとboard間のデータ連携をスムーズに行い、手作業による課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとSalesforceを併用し、案件情報の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
・Salesforceとboard間のデータ連携を手作業で行っており、入力ミスをなくしたいと考えている方
・案件登録から顧客情報管理までを、より円滑に進めたい営業マネージャーの方
■注意事項
・board、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
boardで案件の受注が確定したら、見積書を取得してSlackで通知する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシートにシートを追加する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Googleスプレッドシート（google_sheets）に連携して新規シート(タブ)を追加するフローです。
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
boardに新しい顧客が作成されたら、PaddleにCustomerを新しく作成する
試してみる
■概要
顧客管理にboardを、決済システムにPaddleを利用している場合、それぞれのサービスに同じ情報を手入力する作業が発生し、手間や入力ミスの原因になっていないでしょうか。
特に、手作業でのデータ移行は、担当者の負担を増やす一因です。
このワークフローは、boardに新しい顧客が作成されると、その情報を基にPaddleへ自動で顧客データを作成します。
Paddleとboard間の連携を自動化することで、こうした二重入力の手間を解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・boardとPaddleの両方を利用しており、顧客情報の二重入力に手間を感じている方
・Paddleとboardの連携を手作業で行っており、入力ミスや情報更新の漏れを防ぎたい方
・顧客の契約から決済までのオンボーディングプロセスを自動化し、効率化したいと考えている方
■注意事項
・board、PaddleのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・boardのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5561686
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
boardで案件の受注が確定したら、納品書を取得してMicrosoft Teamsで通知する
試してみる
Googleフォームで回答が送信されたら、boardの発注先を取得し発注書の作成とメールの送信を自動化する
試してみる
まとめ
タスク管理ツールとboardの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたステータス更新の手間を削減し、部門間の連携ミスやヒューマンエラーによる更新漏れを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は制作の進捗をリアルタイムで把握し、より迅速に請求業務などの次のアクションへ移れるため、コア業務である顧客対応などに集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です！
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：自動化フローがエラーで止まったらどうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：ステータス変更をSlack等で通知できますか？
A：
はい、可能です！Slackで通知したい場合、boardの「受注ステータスの変更」オペレーション直下の「+」マークからSlackを検索して、該当のオペレーションを設定しましょう。
Q：逆にboardをトリガーにできますか？例えば、boardで案件が作成されたら、ClickUpにタスクを自動生成する、といった逆方向の連携は可能ですか？
A：
はい、可能です！トリガーをboardの「新しい案件が登録されたら」に設定して、オペレーションにClickUpの「タスクを作成」を設定しましょう。
.png){kind=small}
