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「プロジェクト管理ツールでタスクが完了したのに、請求・発注システムであるboardの受注ステータスを更新し忘れて、請求漏れに繋がりそうになった…」
「制作部門と営業部門で使っているツールが違うため、手作業でのステータス反映に時間がかかり、二度手間で非効率だ…」
このように、異なるツール間でのステータス管理に課題を感じていませんか？
もし、タスク管理ツールのステータスが更新されたタイミングをトリガーに、boardの受注ステータスを自動で変更できる仕組みがあれば、手作業による更新の手間やヒューマンエラーによる更新漏れをな削減できるでしょう。部門間のスムーズな情報連携を実現して、より生産的な業務に時間を割くことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはboardの受注ステータスを自動で更新する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、タスク管理ツールであるClickUpでタスクが完了したら、boardで案件の受注ステータスを自動で変更するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：board／ClickUp
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
※事前準備
boardにテストで使用するための案件を登録しておきましょう。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
1.Click UpとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
2.boardとYoomのマイアプリ登録
「新規接続」を選択すると「アプリ一覧」が表示されます。boardを検索して選択しましょう。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力して「追加」を選択しましょう。
boardのマイアプリ連携について、詳しくは「boardのマイアプリ登録方法」を参考にしてくださいね。
「マイアプリ」にboardが表示されていれば連携完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートがコピーされました。「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「タスクが更新されたら」を選択します。
「アクション」はテンプレート通りのままでOKです！
「ClickUpと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「team_id」を候補から選択しましょう。
その他の項目は任意で設定可能です！
必要に応じて設定してくださいね。
設定できたら「WebhookURLを登録」をクリックしましょう。
以下のような画面が表示されたら「次へ」を選択します。
ClickUpでタスクの更新を行いましょう。
「Status」を「COMPLETED」にすること、「Add description」に事前準備で用意したboardの案件IDを記載することを忘れずに行ってくださいね。
※boardの案件IDは案件のURLから確認可能です！以下の赤枠の数字が案件IDになります。
タスクを更新できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。詳しくは以下をご覧ください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を選択しましょう。
「タスクを取得」を選択します。
「ClickUpと連携するアカウント情報」を確認し、「次へ」をクリックして進んでください。
「task_id」を「取得した値」から設定しましょう。
取得した値は変数となります。固定値ではないため、トリガーが実行されるたびに取得した情報を反映できます。
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
【注意】
「分岐する」を選択します。
今回はClickUpでタスクが完了したか否かで分岐させるフローですので、デフォルトで以下のように設定されています。
確認して「完了」を選択しましょう。
「テキスト抽出」を選択します。
抽出したい「対象のテキスト」を「取得した値」から設定しましょう。
「抽出したい項目」を手動で入力します。
「指示内容」を任意で設定しましょう。
今回は例として以下のように設定しました！
設定できたら「テスト」を行いましょう。
テストに成功すると「取得した値」に反映されます。
「完了」を選択しましょう。
