■概要
クラウド型案件管理ツール「board」で新しい案件を登録した後、関係者への共有を「Outlook」で手動で行っていませんか。この作業は、通知の遅れや共有漏れの原因となり、ビジネスの初動を鈍化させる可能性があります。このワークフローは、boardに新規案件が登録されると、自動でOutlookから関係者へ通知メールを送信します。案件発生を即座に共有し、スムーズな業務連携を実現するためのワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとOutlookを併用しており、案件発生時の通知を手作業で行っている方
- 案件情報の共有を自動化し、チームの初動を迅速にしたいと考えている方
- 手作業による連絡漏れを防ぎ、業務の確実性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- boardへの案件登録をトリガーに自動で通知されるため、Outlookでメールを作成・送信する手間と時間を削減できます。
- 担当者による通知漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な案件情報を確実にチームへ共有することが可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、案件情報を記載したメールを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、通知を送りたい相手のメールアドレスを任意で設定可能です。個人のアドレスはもちろん、関係者が含まれるメーリングリストなどを宛先に指定することもできます。
■注意事項
- board、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
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