■概要
HubSpotとboard、二つのSaaS間で顧客情報を毎日手作業で転記していませんか？この繰り返し発生する作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にHubSpotの顧客情報を自動で抽出し、boardへ連携することが可能になり、日々の面倒な手作業から解放されます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとboardを併用し、顧客情報の手入力に手間を感じている営業担当者の方
- 日々のデータ連携作業を自動化し、チームの生産性を向上させたいマネージャーの方
- SaaS間のデータ転記ミスをなくし、正確な顧客管理を実現したいマーケティング担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎日定時にHubSpotの顧客情報がboardへ自動で同期されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記で発生しがちな、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとboardをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定して、フローボットを実行したい日時を定めます。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「複数のコンタクトを検索（フィルタ条件）」アクションを設定し、連携したいコンタクト情報を抽出します。
- 次に、分岐機能のアクションを利用して、取得した情報をもとに特定の条件で処理を分岐させます。
- 続いて、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、boardに登録する際のメモなどを自動で生成します。
- 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、HubSpotから取得した情報やAIが生成したテキストを連携します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーの設定では、このワークフローを実行したい日付、曜日、時刻などを、実際の業務運用に合わせて任意で設定してください。
- 分岐機能では、「特定のステータスの顧客のみ連携する」など、どのような条件で処理を分岐させるかを具体的に設定することが可能です。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、boardに登録する際の特記事項などを生成するためのプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。HubSpotから取得した顧客情報などを変数として埋め込み、内容を動的に生成することも可能です。
■注意事項
- HubSpot、boardとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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