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【ノーコードで実現】AIで契約書を自動分類し、ストレージに管理する方法
■概要Gmailで日々受信する契約書メールの管理、特に手作業での分類やGoogle Driveへの保存は、手間がかかりヒューマンエラーも起こりやすい業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書メールをトリガーに、Geminiが契約書の内容を自動で分類し、指定されたGoogle Driveのフォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信した契約書の管理・分類を手作業で行い、効率化を考えている担当者の方
- AIを活用して契約書の内容を判別し、Google Driveへ自動保存する仕組みを構築したい方
- 契約書管理におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailへの契約書メール受信からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる自動分類と指定フォルダへの保存により、手作業での分類ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Gmail、Gemini、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在するかどうかで処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、メール内の契約書ファイルをアップロードします。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書の種類などをAIが分類します。
- 次に、オペレーションで再度分岐機能を設定し、Geminiによる分類結果に応じて、保存先のGoogle Driveフォルダを振り分けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動でアップロード・保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailトリガーにおける「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の設定では、契約書メールを特定するためのキーワード（例：「契約書」「締結依頼」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能における「添付ファイルの有無」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、使用するAIのモデル、契約書を分類するためのプロンプト（指示文）、システムプロンプト、参照するファイルURLなどを、ユーザーの要件に応じて任意で設定してください。
- 分岐機能における「分類結果」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、格納先のフォルダID、ファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書メールをトリガーに、Geminiが契約書の内容を自動で分類し、指定されたGoogle Driveのフォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
- Gmailで受信した契約書の管理・分類を手作業で行い、効率化を考えている担当者の方
- AIを活用して契約書の内容を判別し、Google Driveへ自動保存する仕組みを構築したい方
- 契約書管理におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Gmailへの契約書メール受信からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる自動分類と指定フォルダへの保存により、手作業での分類ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Gmail、Gemini、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在するかどうかで処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、メール内の契約書ファイルをアップロードします。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書の種類などをAIが分類します。
- 次に、オペレーションで再度分岐機能を設定し、Geminiによる分類結果に応じて、保存先のGoogle Driveフォルダを振り分けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動でアップロード・保存します。
- Gmailトリガーにおける「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の設定では、契約書メールを特定するためのキーワード（例：「契約書」「締結依頼」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能における「添付ファイルの有無」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、使用するAIのモデル、契約書を分類するためのプロンプト（指示文）、システムプロンプト、参照するファイルURLなどを、ユーザーの要件に応じて任意で設定してください。
- 分岐機能における「分類結果」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、格納先のフォルダID、ファイル名を任意で設定してください。
- Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
契約書の管理において、「日々大量に届く契約書を一つ一つ確認し、適切なフォルダに格納するのが大変…」「契約書の種類ごとに分類したいけれど、AIで自動化する方法がわからない…」「手作業での管理では、どうしても保管漏れや分類ミスが発生してしまう…」といった悩みを抱えていませんか？
重要な契約情報が埋もれてしまったり、必要な時にすぐに見つけ出せなかったりするのは、業務効率を大きく下げる原因となり得ます。
もし、様々なチャネルから受け取った契約書ファイルをAIが自動で内容を理解して分類し、指定したストレージサービスの適切なフォルダへ自動的に保存・管理できる仕組みがあれば、これらの煩雑な手作業から解放され、契約内容の確認や戦略的な業務といった、より付加価値の高い仕事に注力できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能で、導入の手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に契約書管理の自動化を実現し、日々の業務をよりスマートに進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには受け取った契約書をAIで自動的に分類し、Google Driveなどのストレージに整理・管理する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要Gmailで日々受信する契約書メールの管理、特に手作業での分類やGoogle Driveへの保存は、手間がかかりヒューマンエラーも起こりやすい業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書メールをトリガーに、Geminiが契約書の内容を自動で分類し、指定されたGoogle Driveのフォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信した契約書の管理・分類を手作業で行い、効率化を考えている担当者の方
- AIを活用して契約書の内容を判別し、Google Driveへ自動保存する仕組みを構築したい方
- 契約書管理におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailへの契約書メール受信からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる自動分類と指定フォルダへの保存により、手作業での分類ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Gmail、Gemini、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在するかどうかで処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、メール内の契約書ファイルをアップロードします。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書の種類などをAIが分類します。
- 次に、オペレーションで再度分岐機能を設定し、Geminiによる分類結果に応じて、保存先のGoogle Driveフォルダを振り分けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動でアップロード・保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailトリガーにおける「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の設定では、契約書メールを特定するためのキーワード（例：「契約書」「締結依頼」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能における「添付ファイルの有無」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、使用するAIのモデル、契約書を分類するためのプロンプト（指示文）、システムプロンプト、参照するファイルURLなどを、ユーザーの要件に応じて任意で設定してください。
- 分岐機能における「分類結果」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、格納先のフォルダID、ファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書メールをトリガーに、Geminiが契約書の内容を自動で分類し、指定されたGoogle Driveのフォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
- Gmailで受信した契約書の管理・分類を手作業で行い、効率化を考えている担当者の方
- AIを活用して契約書の内容を判別し、Google Driveへ自動保存する仕組みを構築したい方
- 契約書管理におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Gmailへの契約書メール受信からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる自動分類と指定フォルダへの保存により、手作業での分類ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Gmail、Gemini、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在するかどうかで処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、メール内の契約書ファイルをアップロードします。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書の種類などをAIが分類します。
- 次に、オペレーションで再度分岐機能を設定し、Geminiによる分類結果に応じて、保存先のGoogle Driveフォルダを振り分けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動でアップロード・保存します。
- Gmailトリガーにおける「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の設定では、契約書メールを特定するためのキーワード（例：「契約書」「締結依頼」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能における「添付ファイルの有無」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、使用するAIのモデル、契約書を分類するためのプロンプト（指示文）、システムプロンプト、参照するファイルURLなどを、ユーザーの要件に応じて任意で設定してください。
- 分岐機能における「分類結果」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、格納先のフォルダID、ファイル名を任意で設定してください。
- Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
AIを活用した契約書の自動分類・管理を実現する方法
ここでは、AIを使って契約書を自動で分類し、お使いの様々なストレージサービスに整理・管理する具体的な自動化の例を紹介します！日々の契約書管理業務を効率化するヒントが見つかるはずなので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信した契約書をAIで分類し、ストレージサービスに管理する
Gmailなどのメールツールで契約書ファイルを受信した際に、AIが契約書の種類を自動で判別し、Google Driveのような指定のストレージサービス内の適切なフォルダへ自動的に格納することができるので、メールの見落としや手作業によるファイリングミスを防ぎ、契約書管理の正確性と効率を大幅に向上させます。
■概要Gmailで日々受信する契約書メールの管理、特に手作業での分類やGoogle Driveへの保存は、手間がかかりヒューマンエラーも起こりやすい業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書メールをトリガーに、Geminiが契約書の内容を自動で分類し、指定されたGoogle Driveのフォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信した契約書の管理・分類を手作業で行い、効率化を考えている担当者の方
- AIを活用して契約書の内容を判別し、Google Driveへ自動保存する仕組みを構築したい方
- 契約書管理におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailへの契約書メール受信からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる自動分類と指定フォルダへの保存により、手作業での分類ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Gmail、Gemini、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在するかどうかで処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、メール内の契約書ファイルをアップロードします。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書の種類などをAIが分類します。
- 次に、オペレーションで再度分岐機能を設定し、Geminiによる分類結果に応じて、保存先のGoogle Driveフォルダを振り分けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動でアップロード・保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailトリガーにおける「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の設定では、契約書メールを特定するためのキーワード（例：「契約書」「締結依頼」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能における「添付ファイルの有無」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、使用するAIのモデル、契約書を分類するためのプロンプト（指示文）、システムプロンプト、参照するファイルURLなどを、ユーザーの要件に応じて任意で設定してください。
- 分岐機能における「分類結果」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、格納先のフォルダID、ファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書メールをトリガーに、Geminiが契約書の内容を自動で分類し、指定されたGoogle Driveのフォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
- Gmailで受信した契約書の管理・分類を手作業で行い、効率化を考えている担当者の方
- AIを活用して契約書の内容を判別し、Google Driveへ自動保存する仕組みを構築したい方
- 契約書管理におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Gmailへの契約書メール受信からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる自動分類と指定フォルダへの保存により、手作業での分類ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Gmail、Gemini、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在するかどうかで処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、メール内の契約書ファイルをアップロードします。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書の種類などをAIが分類します。
- 次に、オペレーションで再度分岐機能を設定し、Geminiによる分類結果に応じて、保存先のGoogle Driveフォルダを振り分けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動でアップロード・保存します。
- Gmailトリガーにおける「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の設定では、契約書メールを特定するためのキーワード（例：「契約書」「締結依頼」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能における「添付ファイルの有無」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、使用するAIのモデル、契約書を分類するためのプロンプト（指示文）、システムプロンプト、参照するファイルURLなどを、ユーザーの要件に応じて任意で設定してください。
- 分岐機能における「分類結果」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、格納先のフォルダID、ファイル名を任意で設定してください。
- Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
チャットツールで受信した契約書をAIで分類し、ストレージサービスに管理する
Slackなどのチャットツールで契約書ファイルが共有された際に、AIがその内容を解析して契約書の種類を特定し、Boxなどのクラウドストレージへ自動で整理・保管することで、チャット上でのファイル共有が多く煩雑になりがちな契約書管理を一元化し、検索性の向上にも貢献します。
■概要
Slackで日々やり取りされる契約書ファイルを手作業で確認しフォルダ分け、そしてBoxへのアップロードは手間がかかる上に、見落としや分類ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackに契約書が投稿されるとAIが内容を理解し自動で分類、指定したBoxのフォルダへ整理・保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った契約書を、手作業でBoxにアップロード・管理している法務や営業担当の方
- 契約書の分類や管理業務の効率化を目指し、AIの活用を検討している情報システム部門の方
- 契約書の管理プロセスにおけるヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿をトリガーに、AIによる分類からBoxへの保存までが自動化されるため、手作業による契約書管理の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動や分類に伴う、保存先の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackおよびBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。特定のチャンネルやファイル形式を指定することも可能です。
- 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した契約書ファイルをYoom内に取得します。
- 次に、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをGeminiに読み込ませます。
- さらに、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容に基づいて契約書の種類などをAIに判断させます。
- 次に、オペレーションで分岐機能の「コマンドオペレーション」を設定し、AIによる分類結果に応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動で保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、Geminiに対してどのようなプロンプト（指示）を出すかによって、契約書をどのように分類するか（例：契約種別、取引先名、日付など）を詳細に設定できます。
- 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、Geminiによる分類結果（例えば「NDA」「業務委託契約書」など）に応じて、Box内のどのフォルダにファイルをアップロードするかを細かく設定することが可能です。これにより、契約書の種類に応じたフォルダへ自動的に整理できます。
■注意事項
- Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Slackで日々やり取りされる契約書ファイルを手作業で確認しフォルダ分け、そしてBoxへのアップロードは手間がかかる上に、見落としや分類ミスも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Slackに契約書が投稿されるとAIが内容を理解し自動で分類、指定したBoxのフォルダへ整理・保存までの一連の流れを自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った契約書を、手作業でBoxにアップロード・管理している法務や営業担当の方
- 契約書の分類や管理業務の効率化を目指し、AIの活用を検討している情報システム部門の方
- 契約書の管理プロセスにおけるヒューマンエラーを減らし、業務品質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿をトリガーに、AIによる分類からBoxへの保存までが自動化されるため、手作業による契約書管理の時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの移動や分類に伴う、保存先の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackおよびBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。特定のチャンネルやファイル形式を指定することも可能です。
- 続いて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した契約書ファイルをYoom内に取得します。
- 次に、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをGeminiに読み込ませます。
- さらに、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容に基づいて契約書の種類などをAIに判断させます。
- 次に、オペレーションで分岐機能の「コマンドオペレーション」を設定し、AIによる分類結果に応じて後続の処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動で保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、Geminiに対してどのようなプロンプト（指示）を出すかによって、契約書をどのように分類するか（例：契約種別、取引先名、日付など）を詳細に設定できます。
- 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、Geminiによる分類結果（例えば「NDA」「業務委託契約書」など）に応じて、Box内のどのフォルダにファイルをアップロードするかを細かく設定することが可能です。これにより、契約書の種類に応じたフォルダへ自動的に整理できます。
■注意事項
- Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームから送信された契約書をAIで分類し、ストレージサービスに管理する
専用フォームを通じて契約書ファイルが提出された場合に、AIが契約書の内容に基づき自動で分類を行い、OneDriveなどのストレージサービスへ適切にファイリングすることが可能になるため、契約締結プロセスの入り口から管理までをシームレスに自動化し、業務の標準化と効率化を実現します。
■概要フォームで受信した契約書の管理に手間を感じていませんか？手作業でのファイル分類やクラウドストレージへのアップロードは時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームからの契約書送信をきっかけにGeminiが契約書の内容をAIで自動的に分類し、指定されたOneDriveのフォルダへ格納するため、これらの課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- フォームで受け取った契約書の分類とOneDriveへの手動保存に時間を費やしている方
- 契約書管理のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている担当者の方
- AIを活用して契約書管理プロセスを効率化したいが、具体的な方法を模索している方
■このテンプレートを使うメリット- フォーム送信後の契約書分類とOneDriveへのアップロードが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による契約書の分類ミスや、OneDriveへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、OneDriveとGeminiをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、契約書ファイルを含むフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションで、Geminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームから受信した契約書ファイルをアップロードします。
- 続いて、オペレーションで、Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書を分類します。
- 次に、オペレーションで、分岐機能の「コマンドオペレーション」を設定し、Geminiによる分類結果に応じて処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションで、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、分岐条件に応じた指定のフォルダへ契約書ファイルを保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、フォームから受信した契約書をどのように分類するか、具体的な指示（プロンプト）を任意で設定できます。例えば、契約書の種類（秘密保持契約書、業務委託契約書など）や、特定のキーワードに基づいて分類ルールを定義することが可能です。
- 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、Geminiによって分類された契約書を、OneDrive内のどのフォルダに保存するかを、それぞれの分類結果ごとに任意で設定できます。これにより、契約書の種類に応じた適切なフォルダへ自動的に整理されます。
■注意事項- Gemini、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- フォームで受け取った契約書の分類とOneDriveへの手動保存に時間を費やしている方
- 契約書管理のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている担当者の方
- AIを活用して契約書管理プロセスを効率化したいが、具体的な方法を模索している方
- フォーム送信後の契約書分類とOneDriveへのアップロードが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業による契約書の分類ミスや、OneDriveへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理の正確性を高めます。
- はじめに、OneDriveとGeminiをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、契約書ファイルを含むフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
- 次に、オペレーションで、Geminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームから受信した契約書ファイルをアップロードします。
- 続いて、オペレーションで、Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書を分類します。
- 次に、オペレーションで、分岐機能の「コマンドオペレーション」を設定し、Geminiによる分類結果に応じて処理を分岐させます。
- 最後に、オペレーションで、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、分岐条件に応じた指定のフォルダへ契約書ファイルを保存します。
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、フォームから受信した契約書をどのように分類するか、具体的な指示（プロンプト）を任意で設定できます。例えば、契約書の種類（秘密保持契約書、業務委託契約書など）や、特定のキーワードに基づいて分類ルールを定義することが可能です。
- 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、Geminiによって分類された契約書を、OneDrive内のどのフォルダに保存するかを、それぞれの分類結果ごとに任意で設定できます。これにより、契約書の種類に応じた適切なフォルダへ自動的に整理されます。
- Gemini、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
Gmailで受信した契約書をAIで分類しGoogle Driveに管理するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで契約書が添付されたメールを受信したら、AIが契約書の種類を判別し、その種類に応じたGoogle Driveのフォルダへ自動で格納・管理するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Gmail、Google Drive、Geminiのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
■概要Gmailで日々受信する契約書メールの管理、特に手作業での分類やGoogle Driveへの保存は、手間がかかりヒューマンエラーも起こりやすい業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書メールをトリガーに、Geminiが契約書の内容を自動で分類し、指定されたGoogle Driveのフォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信した契約書の管理・分類を手作業で行い、効率化を考えている担当者の方
- AIを活用して契約書の内容を判別し、Google Driveへ自動保存する仕組みを構築したい方
- 契約書管理におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailへの契約書メール受信からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる自動分類と指定フォルダへの保存により、手作業での分類ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Gmail、Gemini、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在するかどうかで処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、メール内の契約書ファイルをアップロードします。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書の種類などをAIが分類します。
- 次に、オペレーションで再度分岐機能を設定し、Geminiによる分類結果に応じて、保存先のGoogle Driveフォルダを振り分けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動でアップロード・保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailトリガーにおける「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の設定では、契約書メールを特定するためのキーワード（例：「契約書」「締結依頼」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能における「添付ファイルの有無」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、使用するAIのモデル、契約書を分類するためのプロンプト（指示文）、システムプロンプト、参照するファイルURLなどを、ユーザーの要件に応じて任意で設定してください。
- 分岐機能における「分類結果」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、格納先のフォルダID、ファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書メールをトリガーに、Geminiが契約書の内容を自動で分類し、指定されたGoogle Driveのフォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
- Gmailで受信した契約書の管理・分類を手作業で行い、効率化を考えている担当者の方
- AIを活用して契約書の内容を判別し、Google Driveへ自動保存する仕組みを構築したい方
- 契約書管理におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Gmailへの契約書メール受信からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる自動分類と指定フォルダへの保存により、手作業での分類ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Gmail、Gemini、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在するかどうかで処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、メール内の契約書ファイルをアップロードします。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書の種類などをAIが分類します。
- 次に、オペレーションで再度分岐機能を設定し、Geminiによる分類結果に応じて、保存先のGoogle Driveフォルダを振り分けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動でアップロード・保存します。
- Gmailトリガーにおける「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の設定では、契約書メールを特定するためのキーワード（例：「契約書」「締結依頼」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能における「添付ファイルの有無」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、使用するAIのモデル、契約書を分類するためのプロンプト（指示文）、システムプロンプト、参照するファイルURLなどを、ユーザーの要件に応じて任意で設定してください。
- 分岐機能における「分類結果」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、格納先のフォルダID、ファイル名を任意で設定してください。
- Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
ステップ1：Gmail、Google Drive、Geminiをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、契約書を送信しておきましょう！
※後続のGmailのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のように契約書を送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
Gmailとの連携方法については、下記のナビをご参照ください。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。
表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
最後に、Geminiをマイアプリ登録しましょう。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGeminiを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにGmailとGoogle Drive、Geminiが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
■概要Gmailで日々受信する契約書メールの管理、特に手作業での分類やGoogle Driveへの保存は、手間がかかりヒューマンエラーも起こりやすい業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書メールをトリガーに、Geminiが契約書の内容を自動で分類し、指定されたGoogle Driveのフォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受信した契約書の管理・分類を手作業で行い、効率化を考えている担当者の方
- AIを活用して契約書の内容を判別し、Google Driveへ自動保存する仕組みを構築したい方
- 契約書管理におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailへの契約書メール受信からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる自動分類と指定フォルダへの保存により、手作業での分類ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Gmail、Gemini、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在するかどうかで処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、メール内の契約書ファイルをアップロードします。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書の種類などをAIが分類します。
- 次に、オペレーションで再度分岐機能を設定し、Geminiによる分類結果に応じて、保存先のGoogle Driveフォルダを振り分けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動でアップロード・保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Gmailトリガーにおける「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の設定では、契約書メールを特定するためのキーワード（例：「契約書」「締結依頼」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能における「添付ファイルの有無」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、使用するAIのモデル、契約書を分類するためのプロンプト（指示文）、システムプロンプト、参照するファイルURLなどを、ユーザーの要件に応じて任意で設定してください。
- 分岐機能における「分類結果」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、格納先のフォルダID、ファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書メールをトリガーに、Geminiが契約書の内容を自動で分類し、指定されたGoogle Driveのフォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
- Gmailで受信した契約書の管理・分類を手作業で行い、効率化を考えている担当者の方
- AIを活用して契約書の内容を判別し、Google Driveへ自動保存する仕組みを構築したい方
- 契約書管理におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている方
- Gmailへの契約書メール受信からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- AIによる自動分類と指定フォルダへの保存により、手作業での分類ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Gmail、Gemini、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在するかどうかで処理を分岐させます。
- 添付ファイルがある場合、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、メール内の契約書ファイルをアップロードします。
- 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書の種類などをAIが分類します。
- 次に、オペレーションで再度分岐機能を設定し、Geminiによる分類結果に応じて、保存先のGoogle Driveフォルダを振り分けます。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動でアップロード・保存します。
- Gmailトリガーにおける「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の設定では、契約書メールを特定するためのキーワード（例：「契約書」「締結依頼」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能における「添付ファイルの有無」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、使用するAIのモデル、契約書を分類するためのプロンプト（指示文）、システムプロンプト、参照するファイルURLなどを、ユーザーの要件に応じて任意で設定してください。
- 分岐機能における「分類結果」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、格納先のフォルダID、ファイル名を任意で設定してください。
- Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：Gmailのトリガー設定
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Gmailで契約書が送信されたら、AIで分類してGoogle Driveに管理する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアクション選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「完了」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：分岐の設定
1.分岐「分岐条件｜添付ファイルの有無」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、パーソナルプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。
詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
オペレーションに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」、取得した値に「添付ファイル1」を設定します。
※取得した値は、送信した契約書が値として入っているアウトプットの項目名を選択してください。
分岐条件は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「完了」をクリックしてください。
ステップ5：Geminiのファイルアップロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、以下画像のようにアウトプット(取得した値)のファイルを選択しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「完了」をクリックします。
ステップ6：Geminiのコンテンツ生成設定
1.アプリと連携する「コンテンツを生成（ファイルを利用）」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「モデル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
最新のモデルを選択することをおすすめします！
「プロンプト」は、Geminiへの指示を入力しましょう。
「systemInstruction」は、役割を入力しましょう。
※今回は、以下画像のように入力しました。
「ファイルURI」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「完了」をクリックします。
ステップ7：分岐の設定
1.分岐「分岐条件｜分類結果」をクリックしましょう。
オペレーションに「コンテンツを生成(ファイルを利用)」、取得した値に「生成されたコンテンツ」を設定します。
分岐条件は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「完了」をクリックしてください。
ステップ8：値と等しい場合のGoogle Driveの設定
1.アプリと連携する「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ファイル名」「ファイルの添付方法」「ファイル」は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle Driveにファイルが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ9：その他の場合のGoogle Driveの設定
1.アプリと連携する「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
※先ほどの「値と等しい場合」とフォルダを区別するため、違うフォルダを選択してます。
「ファイル名」「ファイルの添付方法」「ファイル」は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle Driveにファイルが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
ステップ10：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
契約書管理の自動化
契約書に関する業務も、Yoomを活用すればAIと連携して効率的に自動化できます。
たとえば、Google Driveに契約書がアップロードされた際にAIでレビューを実施し、Slackに通知するフローを構築することで、重要書類の見落としを防ぎ、確認作業を迅速化できます。
また、Gmailで受信した契約書をAIでリーガルチェックして共有したりすることで契約書業務のミス削減や確認スピード向上を目指す方に最適なユースケースです。
以下のテンプレートから、目的に応じてご活用ください。
■概要取引先からメールで送られてくる請求書や発注書などの添付ファイルを、都度手作業で確認し、内容を転記する業務に手間を感じていませんか？
手作業では確認漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信すると自動で添付ファイルをAIが読み取り、テキストを抽出してデジタル文書化し、その内容をSlackに通知する一連の流れを自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- メールで届く請求書や領収書などの添付資料の処理に追われている経理・財務担当者の方
- 取引先からの発注書などをSlackで共有しており、手作業での転記に手間を感じている営業担当者の方
- AI-OCRを活用して紙やPDFの情報を自動でデジタル化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信から添付資料のテキスト抽出、Slackへの通知までが自動化されるため、手作業での確認や転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを対象にします。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- OCR機能の設定では、添付された画像やPDFファイルの中から、請求書番号や日付、金額など、読み取りたいテキスト項目を任意で設定してください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンション、メッセージの本文などを業務内容に合わせて自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項- SlackとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要Google スプレッドシートに新しい行が追加されるたび、契約書を作成し、Gmailで送信する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、これらのSaaSを手作業で操作していると、時間的な制約やヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのデータ追加をトリガーに、AI機能が契約書を自動生成し、Gmail経由で送信までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。■このテンプレートをおすすめする方- Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、契約書作成業務がある方
- 手作業での契約書作成とGmailでの送信に非効率を感じている営業担当者の方
- 契約書作成業務の自動化を推進し、より戦略的な業務に注力したい方
■このテンプレートを使うメリット- Google スプレッドシートの情報をもとにAI機能が契約書を自動作成しGmailで送信するため、手作業の時間を短縮することができます。
- 契約書作成やメール送信における転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択して、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された行の情報に基づいて契約書の文面を生成します。
- 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートから取得した情報とAI機能が生成したテキストを組み合わせて契約書（PDFなど）を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成された契約書を添付して指定した宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象とするスプレッドシートやシートを任意に指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、契約書を生成するためのプロンプトを業務内容に合わせて自由にカスタマイズでき、定型文の挿入や、前段階のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
- 書類を発行する機能のオペレーションでは、使用する契約書の雛形テンプレートを任意に指定し、記載したい箇所に前段階で取得した各種情報を変数として設定することが可能です。
- Gmailのオペレーションでは、メールの件名や本文内容に、前段階で取得した情報を変数として活用できるほか、固定のテキストを設定することも可能です。また、送信先のメールアドレスも任意で設定できます。
■注意事項- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要契約書がGmailに届き内容を確認する際、関係者への通知に手間を感じていませんか。
特に重要な契約書の見落としや、確認漏れは避けたいものの、日々の業務に追われる中でヒューマンエラーのリスクもつきまといます。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書をAIが自動でチェックします。
さらに、その結果をSlackへ通知するまでの一連の流れを自動化できるので、これらの課題解決を支援します。■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受け取る契約書の確認や通知作業に時間を要している方
- AIを活用した契約書の一次チェックに関心があり、業務の効率化を目指す方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとしており、情報共有を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット- 契約書受信から内容の一次チェック、関係者への通知までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。
- AIによるチェックとシステム連携により、契約書の確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務品質の向上に貢献します。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、契約書が添付されたメールを特定できるようにします。
- 次に、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、メールに添付された契約書ファイルからテキスト情報を抽出します。
- 続いて、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を基に、契約書の要点や注意点をまとめたレビューコメントを生成させます。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたレビューコメントを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- OCR機能では、契約書ファイルから読み取るテキストの抽出範囲や項目を、確認したいポイントに合わせて任意でカスタムすることが可能です。
- テキストを生成する際には、前段のOCR機能で取得した契約書のテキスト内容を変数としてプロンプトに埋め込み、より具体的な指示を与えることで、動的かつ精度の高いレビューコメントを作成できます。
- Slackへの通知設定では、前段のステップで取得した契約書の情報やAIのレビュー結果といった変数を組み合わせて、柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項- Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要契約書がGoogle Driveにアップロードされるたびに、内容確認、AIによるレビュー、そして関係者への通知といった一連の作業を手動で行うのは手間がかかり、他の業務を圧迫していませんか。また、これらの作業には見落としや伝達漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveへの契約書アップロードを起点として、AIによる自動レビュー、Slackへの通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveで契約書を管理し、レビュー業務の効率化を目指す法務担当者の方
- AIを活用して契約書チェックの精度向上と時間短縮を図りたいと考えている方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとしており、情報共有を迅速に行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット- 契約書がGoogle DriveにアップロードされるとAIが自動でレビューを開始し、Slackへ通知するため、手作業による確認や連絡の時間を削減できます。
- 人の手を介する作業を減らすことで、確認漏れや誤った情報共有といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務品質の向上に貢献します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、契約書がアップロードされるフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、アップロードされた契約書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルからテキスト情報を抽出します。
- その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を基に契約書のレビューコメントや要約を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたレビュー結果を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Driveのトリガー設定では、契約書がアップロードされる監視対象のフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能の設定では、契約書ファイルから特に重要となる項目（契約日、契約金額、当事者名など）を任意で指定して抽出するようにカスタムできます。
- AI機能の設定では、契約書のレビュー観点や要約の指示など、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタムでき、契約書の種別や確認したいポイントに応じて、定型的な指示や前段階でOCR機能により取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で選択できるだけでなく、通知メッセージの本文も固定のテキストを入れたり、AI機能で生成されたレビュー結果や契約書のファイル名といった前段階で取得した値を変数として埋め込んだりするなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■概要Google Driveに格納された契約書や社内規定などの書類、そのコンプライアンスチェックに手間や時間がかかっていませんか？
確認漏れや誤った判断は、ビジネス上のリスクに繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに新しいファイルが追加されると、AIが自動で内容をチェックします。
さらに、結果をSlackへ通知するため、手作業による確認作業の負担を軽減し、コンプライアンス体制の強化を支援します。■このテンプレートをおすすめする方- Google Driveで書類を管理し、コンプライアンスチェックの効率化を求める方
- AIを活用して書類審査の精度を高め、Slackでの迅速な情報共有体制を構築したい方
- 手作業による確認ミスを減らし、社内のコンプライアンス遵守意識を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- Google Driveへのファイル追加をトリガーに、AIによるチェックからSlack通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充当できます。
- 人の目による確認作業で起こりうる見落としや判断のばらつきを、AIを用いることで低減させ、コンプライアンスチェックの精度向上に貢献します。
■フローボットの流れ- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- トリガーとしてGoogle Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、対象のファイルをYoom内に取得します。
- 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- さらに、AI機能「テキストを生成する」を選択し、抽出したテキスト情報を元にコンプライアンスチェックを行います。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、AIによるチェック結果を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り対象とするファイルのどの部分から文字を抽出するかを、書類の形式や内容に合わせて任意で設定することが可能です。
- 「テキストを生成する」では、コンプライアンスチェックの観点や基準などをプロンプトで具体的に指示したり、前段のオペレーションで取得したファイル名や作成者情報などを変数として組み込み、動的なチェック指示を作成することができます。
- Slackへの通知オペレーションでは、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込み、状況に応じたメッセージを作成することが可能です。
■注意事項- Google Drive、SlackとYoomをそれぞれ連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
手作業では確認漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信すると自動で添付ファイルをAIが読み取り、テキストを抽出してデジタル文書化し、その内容をSlackに通知する一連の流れを自動化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで届く請求書や領収書などの添付資料の処理に追われている経理・財務担当者の方
- 取引先からの発注書などをSlackで共有しており、手作業での転記に手間を感じている営業担当者の方
- AI-OCRを活用して紙やPDFの情報を自動でデジタル化したいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から添付資料のテキスト抽出、Slackへの通知までが自動化されるため、手作業での確認や転記作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを対象にします。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意のチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の設定では、添付された画像やPDFファイルの中から、請求書番号や日付、金額など、読み取りたいテキスト項目を任意で設定してください。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルやメンション、メッセージの本文などを業務内容に合わせて自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- SlackとYoomを連携してください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- Google スプレッドシートで顧客情報を管理し、契約書作成業務がある方
- 手作業での契約書作成とGmailでの送信に非効率を感じている営業担当者の方
- 契約書作成業務の自動化を推進し、より戦略的な業務に注力したい方
- Google スプレッドシートの情報をもとにAI機能が契約書を自動作成しGmailで送信するため、手作業の時間を短縮することができます。
- 契約書作成やメール送信における転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択して、「行が追加されたら」というアクションを設定し、監視対象のスプレッドシートとシートを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、追加された行の情報に基づいて契約書の文面を生成します。
- 次に、オペレーションで書類を発行する機能を選択し、Google スプレッドシートから取得した情報とAI機能が生成したテキストを組み合わせて契約書（PDFなど）を作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、作成された契約書を添付して指定した宛先にメールを送信します。
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象とするスプレッドシートやシートを任意に指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、契約書を生成するためのプロンプトを業務内容に合わせて自由にカスタマイズでき、定型文の挿入や、前段階のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
- 書類を発行する機能のオペレーションでは、使用する契約書の雛形テンプレートを任意に指定し、記載したい箇所に前段階で取得した各種情報を変数として設定することが可能です。
- Gmailのオペレーションでは、メールの件名や本文内容に、前段階で取得した情報を変数として活用できるほか、固定のテキストを設定することも可能です。また、送信先のメールアドレスも任意で設定できます。
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
特に重要な契約書の見落としや、確認漏れは避けたいものの、日々の業務に追われる中でヒューマンエラーのリスクもつきまといます。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書をAIが自動でチェックします。
さらに、その結果をSlackへ通知するまでの一連の流れを自動化できるので、これらの課題解決を支援します。
- Gmailで受け取る契約書の確認や通知作業に時間を要している方
- AIを活用した契約書の一次チェックに関心があり、業務の効率化を目指す方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとしており、情報共有を迅速に行いたい方
- 契約書受信から内容の一次チェック、関係者への通知までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。
- AIによるチェックとシステム連携により、契約書の確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務品質の向上に貢献します。
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、契約書が添付されたメールを特定できるようにします。
- 次に、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、メールに添付された契約書ファイルからテキスト情報を抽出します。
- 続いて、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を基に、契約書の要点や注意点をまとめたレビューコメントを生成させます。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたレビューコメントを指定のチャンネルに通知します。
- OCR機能では、契約書ファイルから読み取るテキストの抽出範囲や項目を、確認したいポイントに合わせて任意でカスタムすることが可能です。
- テキストを生成する際には、前段のOCR機能で取得した契約書のテキスト内容を変数としてプロンプトに埋め込み、より具体的な指示を与えることで、動的かつ精度の高いレビューコメントを作成できます。
- Slackへの通知設定では、前段のステップで取得した契約書の情報やAIのレビュー結果といった変数を組み合わせて、柔軟にカスタムすることが可能です。
- Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで契約書を管理し、レビュー業務の効率化を目指す法務担当者の方
- AIを活用して契約書チェックの精度向上と時間短縮を図りたいと考えている方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとしており、情報共有を迅速に行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
- 契約書がGoogle DriveにアップロードされるとAIが自動でレビューを開始し、Slackへ通知するため、手作業による確認や連絡の時間を削減できます。
- 人の手を介する作業を減らすことで、確認漏れや誤った情報共有といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務品質の向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、契約書がアップロードされるフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、アップロードされた契約書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルからテキスト情報を抽出します。
- その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を基に契約書のレビューコメントや要約を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたレビュー結果を指定したチャンネルに通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、契約書がアップロードされる監視対象のフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能の設定では、契約書ファイルから特に重要となる項目（契約日、契約金額、当事者名など）を任意で指定して抽出するようにカスタムできます。
- AI機能の設定では、契約書のレビュー観点や要約の指示など、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタムでき、契約書の種別や確認したいポイントに応じて、定型的な指示や前段階でOCR機能により取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で選択できるだけでなく、通知メッセージの本文も固定のテキストを入れたり、AI機能で生成されたレビュー結果や契約書のファイル名といった前段階で取得した値を変数として埋め込んだりするなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
確認漏れや誤った判断は、ビジネス上のリスクに繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに新しいファイルが追加されると、AIが自動で内容をチェックします。
さらに、結果をSlackへ通知するため、手作業による確認作業の負担を軽減し、コンプライアンス体制の強化を支援します。
- Google Driveで書類を管理し、コンプライアンスチェックの効率化を求める方
- AIを活用して書類審査の精度を高め、Slackでの迅速な情報共有体制を構築したい方
- 手作業による確認ミスを減らし、社内のコンプライアンス遵守意識を向上させたいと考えている方
- Google Driveへのファイル追加をトリガーに、AIによるチェックからSlack通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充当できます。
- 人の目による確認作業で起こりうる見落としや判断のばらつきを、AIを用いることで低減させ、コンプライアンスチェックの精度向上に貢献します。
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- トリガーとしてGoogle Driveの「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」を設定します。
- 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、対象のファイルをYoom内に取得します。
- 次に、「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- さらに、AI機能「テキストを生成する」を選択し、抽出したテキスト情報を元にコンプライアンスチェックを行います。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、AIによるチェック結果を指定したチャンネルに通知します。
- 「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取り対象とするファイルのどの部分から文字を抽出するかを、書類の形式や内容に合わせて任意で設定することが可能です。
- 「テキストを生成する」では、コンプライアンスチェックの観点や基準などをプロンプトで具体的に指示したり、前段のオペレーションで取得したファイル名や作成者情報などを変数として組み込み、動的なチェック指示を作成することができます。
- Slackへの通知オペレーションでは、前段のオペレーションで取得した値を変数として埋め込み、状況に応じたメッセージを作成することが可能です。
- Google Drive、SlackとYoomをそれぞれ連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
まとめ
契約書のAIによる自動分類とストレージへの管理を導入することで、これまで手作業で行っていた契約書のファイリング、内容確認、そして分類といった一連の作業にかかる膨大な時間と手間を大幅に削減し、同時にヒューマンエラーによる格納ミスや紛失のリスクを未然に防ぐことができます。これにより、契約書管理の正確性が向上し、必要な情報を迅速に検索できるようになるため、法務部門だけでなく関連する全部門の業務効率向上に繋がり、担当者はより戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような契約書管理の自動化をはじめ、様々な業務を効率化できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、専門的なプログラミング知識がない方でも、まるでパズルを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし日々の定型業務の自動化やDX推進に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の可能性を実際に体験してみてください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
