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契約書の管理において、「日々大量に届く契約書を一つ一つ確認し、適切なフォルダに格納するのが大変…」「契約書の種類ごとに分類したいけれど、AIで自動化する方法がわからない…」「手作業での管理では、どうしても保管漏れや分類ミスが発生してしまう…」といった悩みを抱えていませんか？
重要な契約情報が埋もれてしまったり、必要な時にすぐに見つけ出せなかったりするのは、業務効率を大きく下げる原因となり得ます。
もし、<span class="mark-yellow">様々なチャネルから受け取った契約書ファイルをAIが自動で内容を理解して分類し、指定したストレージサービスの適切なフォルダへ自動的に保存・管理できる仕組み</span>があれば、これらの煩雑な手作業から解放され、契約内容の確認や戦略的な業務といった、より付加価値の高い仕事に注力できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能で、導入の手間や時間もかからないので、ぜひこの機会に契約書管理の自動化を実現し、日々の業務をよりスマートに進めましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">受け取った契約書をAIで自動的に分類し、Google Driveなどのストレージに整理・管理する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここでは、AIを使って契約書を自動で分類し、お使いの様々なストレージサービスに整理・管理する具体的な自動化の例を紹介します！日々の契約書管理業務を効率化するヒントが見つかるはずなので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールツールで契約書ファイルを受信した際に、AIが契約書の種類を自動で判別し、Google Driveのような指定のストレージサービス内の適切なフォルダへ自動的に格納する</span>ことができるので、メールの見落としや手作業によるファイリングミスを防ぎ、契約書管理の正確性と効率を大幅に向上させます。
<span class="mark-yellow">Slackなどのチャットツールで契約書ファイルが共有された際に、AIがその内容を解析して契約書の種類を特定し、Boxなどのクラウドストレージへ自動で整理・保管する</span>ことで、チャット上でのファイル共有が多く煩雑になりがちな契約書管理を一元化し、検索性の向上にも貢献します。
<span class="mark-yellow">専用フォームを通じて契約書ファイルが提出された場合に、AIが契約書の内容に基づき自動で分類を行い、OneDriveなどのストレージサービスへ適切にファイリングする</span>ことが可能になるため、契約締結プロセスの入り口から管理までをシームレスに自動化し、業務の標準化と効率化を実現します。
それではここから代表的な例として、Gmailで契約書が添付されたメールを受信したら、AIが契約書の種類を判別し、その種類に応じたGoogle Driveのフォルダへ自動で格納・管理するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、Gmail、Google Drive、GeminiをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGmailに、契約書を送信しておきましょう！
※後続のGmailのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のように契約書を送信してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Gmail」と入力し、検索結果からGmailのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
4.続いてGoogle Driveをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGoogle Driveを検索します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
クリックした後は、先ほどのGmailと同じ手順で登録を進めましょう。
※こちらも同様に、認証時にアクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
5.最後に、Geminiをマイアプリ登録しましょう。
先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からGeminiを検索します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしましょう。
マイアプリにGmailとGoogle Drive、Geminiが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Gmailで契約書が送信されたら、AIで分類してGoogle Driveに管理する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「キーワード」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「分岐条件｜添付ファイルの有無」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
オペレーションに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」、取得した値に「添付ファイル1」を設定します。
※取得した値は、送信した契約書が値として入っているアウトプットの項目名を選択してください。
分岐条件は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、以下画像のようにアウトプット(取得した値)のファイルを選択しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「コンテンツを生成（ファイルを利用）」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「モデル」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
最新のモデルを選択することをおすすめします！
「プロンプト」は、Geminiへの指示を入力しましょう。
「systemInstruction」は、役割を入力しましょう。
※今回は、以下画像のように入力しました。
「ファイルURI」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
1.分岐「分岐条件｜分類結果」をクリックしましょう。
オペレーションに「コンテンツを生成(ファイルを利用)」、取得した値に「生成されたコンテンツ」を設定します。
分岐条件は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ファイル名」「ファイルの添付方法」「ファイル」は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle Driveにファイルが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
※先ほどの「値と等しい場合」とフォルダを区別するため、違うフォルダを選択してます。
「ファイル名」「ファイルの添付方法」「ファイル」は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しました。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle Driveにファイルが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
契約書に関する業務も、Yoomを活用すればAIと連携して効率的に自動化できます。
たとえば、Google Driveに契約書がアップロードされた際にAIでレビューを実施し、Slackに通知するフローを構築することで、重要書類の見落としを防ぎ、確認作業を迅速化できます。
また、Gmailで受信した契約書をAIでリーガルチェックして共有したりすることで契約書業務のミス削減や確認スピード向上を目指す方に最適なユースケースです。
以下のテンプレートから、目的に応じてご活用ください。
契約書のAIによる自動分類とストレージへの管理を導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた契約書のファイリング、内容確認、そして分類といった一連の作業にかかる膨大な時間と手間を大幅に削減し、同時にヒューマンエラーによる格納ミスや紛失のリスクを未然に防ぐことができます。</span>これにより、契約書管理の正確性が向上し、必要な情報を迅速に検索できるようになるため、法務部門だけでなく関連する全部門の業務効率向上に繋がり、担当者はより戦略的な業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような契約書管理の自動化をはじめ、様々な業務を効率化できるノーコードツール「Yoom」を活用すれば、専門的なプログラミング知識がない方でも、まるでパズルを組み合わせるかのように直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし日々の定型業務の自動化やDX推進に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の可能性を実際に体験してみてください！
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