■概要
契約書がGmailに届き内容を確認する際、関係者への通知に手間を感じていませんか。
特に重要な契約書の見落としや、確認漏れは避けたいものの、日々の業務に追われる中でヒューマンエラーのリスクもつきまといます。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書をAIが自動でチェックします。
さらに、その結果をSlackへ通知するまでの一連の流れを自動化できるので、これらの課題解決を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る契約書の確認や通知作業に時間を要している方
- AIを活用した契約書の一次チェックに関心があり、業務の効率化を目指す方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとしており、情報共有を迅速に行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 契約書受信から内容の一次チェック、関係者への通知までを自動化することで、手作業にかかる時間を削減できます。
- AIによるチェックとシステム連携により、契約書の確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務品質の向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、契約書が添付されたメールを特定できるようにします。
- 次に、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定して、メールに添付された契約書ファイルからテキスト情報を抽出します。
- 続いて、AI機能「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を基に、契約書の要点や注意点をまとめたレビューコメントを生成させます。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたレビューコメントを指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、契約書ファイルから読み取るテキストの抽出範囲や項目を、確認したいポイントに合わせて任意でカスタムすることが可能です。
- テキストを生成する際には、前段のOCR機能で取得した契約書のテキスト内容を変数としてプロンプトに埋め込み、より具体的な指示を与えることで、動的かつ精度の高いレビューコメントを作成できます。
- Slackへの通知設定では、前段のステップで取得した契約書の情報やAIのレビュー結果といった変数を組み合わせて、柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Gmail、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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