■概要
契約書がGoogle Driveにアップロードされるたびに、内容確認、AIによるレビュー、そして関係者への通知といった一連の作業を手動で行うのは手間がかかり、他の業務を圧迫していませんか。また、これらの作業には見落としや伝達漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveへの契約書アップロードを起点として、AIによる自動レビュー、Slackへの通知までを一気通貫で自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで契約書を管理し、レビュー業務の効率化を目指す法務担当者の方
- AIを活用して契約書チェックの精度向上と時間短縮を図りたいと考えている方
- Slackを主要なコミュニケーションツールとしており、情報共有を迅速に行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
- 契約書がGoogle DriveにアップロードされるとAIが自動でレビューを開始し、Slackへ通知するため、手作業による確認や連絡の時間を削減できます。
- 人の手を介する作業を減らすことで、確認漏れや誤った情報共有といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務品質の向上に貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、契約書がアップロードされるフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、アップロードされた契約書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルからテキスト情報を抽出します。
- その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を基に契約書のレビューコメントや要約を生成します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成されたレビュー結果を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、契約書がアップロードされる監視対象のフォルダを任意で指定することが可能です。
- OCR機能の設定では、契約書ファイルから特に重要となる項目（契約日、契約金額、当事者名など）を任意で指定して抽出するようにカスタムできます。
- AI機能の設定では、契約書のレビュー観点や要約の指示など、テキストを生成するためのプロンプトを自由にカスタムでき、契約書の種別や確認したいポイントに応じて、定型的な指示や前段階でOCR機能により取得した情報を変数として組み込むことが可能です。
- Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で選択できるだけでなく、通知メッセージの本文も固定のテキストを入れたり、AI機能で生成されたレビュー結果や契約書のファイル名といった前段階で取得した値を変数として埋め込んだりするなど、柔軟にカスタムできます。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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