フォームで契約書が送信されたら、AIで分類してOneDriveに管理する

■概要

フォームで受信した契約書の管理に手間を感じていませんか？手作業でのファイル分類やクラウドストレージへのアップロードは時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームからの契約書送信をきっかけにGeminiが契約書の内容をAIで自動的に分類し、指定されたOneDriveのフォルダへ格納するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った契約書の分類とOneDriveへの手動保存に時間を費やしている方
• 契約書管理のヒューマンエラーを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えている担当者の方
• AIを活用して契約書管理プロセスを効率化したいが、具体的な方法を模索している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後の契約書分類とOneDriveへのアップロードが自動化され、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• 手作業による契約書の分類ミスや、OneDriveへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとGeminiをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」アクションを設定して、契約書ファイルを含むフォームが送信された際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションで、Geminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームから受信した契約書ファイルをアップロードします。
4. 続いて、オペレーションで、Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書を分類します。
5. 次に、オペレーションで、分岐機能の「コマンドオペレーション」を設定し、Geminiによる分類結果に応じて処理を分岐させます。
6. 最後に、オペレーションで、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、分岐条件に応じた指定のフォルダへ契約書ファイルを保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、フォームから受信した契約書をどのように分類するか、具体的な指示（プロンプト）を任意で設定できます。例えば、契約書の種類（秘密保持契約書、業務委託契約書など）や、特定のキーワードに基づいて分類ルールを定義することが可能です。
• 分岐機能の「コマンドオペレーション」では、Geminiによって分類された契約書を、OneDrive内のどのフォルダに保存するかを、それぞれの分類結果ごとに任意で設定できます。これにより、契約書の種類に応じた適切なフォルダへ自動的に整理されます。

■注意事項

• Gemini、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。