Gmailで契約書が送信されたら、AIで分類してGoogle Driveに管理する

■概要

Gmailで日々受信する契約書メールの管理、特に手作業での分類やGoogle Driveへの保存は、手間がかかりヒューマンエラーも起こりやすい業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した契約書メールをトリガーに、Geminiが契約書の内容を自動で分類し、指定されたGoogle Driveのフォルダへ格納する一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した契約書の管理・分類を手作業で行い、効率化を考えている担当者の方
• AIを活用して契約書の内容を判別し、Google Driveへ自動保存する仕組みを構築したい方
• 契約書管理におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailへの契約書メール受信からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• AIによる自動分類と指定フォルダへの保存により、手作業での分類ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Gemini、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在するかどうかで処理を分岐させます。
4. 添付ファイルがある場合、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、メール内の契約書ファイルをアップロードします。
5. 続けて、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を基に契約書の種類などをAIが分類します。
6. 次に、オペレーションで再度分岐機能を設定し、Geminiによる分類結果に応じて、保存先のGoogle Driveフォルダを振り分けます。
7. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、分類結果に応じた適切なフォルダへ契約書ファイルを自動でアップロード・保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailトリガーにおける「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」の設定では、契約書メールを特定するためのキーワード（例：「契約書」「締結依頼」など）を任意で設定してください。
• 分岐機能における「添付ファイルの有無」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
• Geminiの「コンテンツを生成（ファイルを利用）」アクションでは、使用するAIのモデル、契約書を分類するためのプロンプト（指示文）、システムプロンプト、参照するファイルURLなどを、ユーザーの要件に応じて任意で設定してください。
• 分岐機能における「分類結果」による分岐条件や、その後の処理内容は、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
• Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、格納先のフォルダID、ファイル名を任意で設定してください。

■注意事項

• Gmail、Gemini、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。