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「請求書や領収書、契約書といった書類の仕訳作業に毎日多くの時間を費やしている…」
「手作業による仕訳はミスが発生しやすく、後々の修正に手間がかかる…」
このように、日々の書類仕訳業務における課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">受け取った書類の画像やPDFからAIが自動で内容を読み取り、勘定科目などを判断して仕訳を行い、その結果を会計ソフトやスプレッドシートに自動で記録したり関係者に通知したりできる仕組み</span>があれば、これらの悩みから解放されるはずです。また、経理業務の効率を向上させ、より戦略的な業務に時間を割くことが可能になります！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Googleフォームで受け取った書類をAIで仕訳する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Googleフォームを通じて受け取った請求書や領収書などの書類データを、AIを活用して自動で仕訳し、その結果を様々なツールに連携させることで、経理業務の効率化を実現する方法を具体的なテンプレートでご紹介します。
これらの自動化により、手作業による入力ミスを削減し、月次決算の早期化にも貢献するため、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Googleフォームで受信した書類をOCRでテキストデータ化し、AIがその内容を解釈して仕訳を行い、その結果をGoogle スプレッドシートなどのデータベースサービスに自動で記録する</span>ことができるので、手作業でのデータ入力や転記作業が不要になり、ヒューマンエラーの防止と大幅な業務効率化が実現できます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームで受信した書類に対してAIが自動で仕訳を行った後、その結果や確認事項をDiscordなどのチャットツールにリアルタイムで通知する</span>こともできます。経理担当者や関連部署のメンバーが迅速に情報を共有し、不明点の確認や承認プロセスをスムーズに進めることが可能になります。
<span class="mark-yellow">同様に、Googleフォーム経由で受け取った書類をAIが仕訳し、その内容や処理結果をOutlookなどのメールツールを通じて関係者に自動で通知する</span>設定も行えるので、仕訳内容の確認依頼や、処理完了の報告などを自動化し、コミュニケーションコストの削減と業務の透明性向上に繋げることができます。
それではここから代表的な例として、Googleフォームから送信された書類をOCRで読み取り、AIで仕訳後、その結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Googleフォームの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogleフォームと入力し、Googleフォームのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google Driveの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.それでは、最初の設定を始めましょう！
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わりますので、ここで連携するアカウントとアクションを設定しましょう。タイトルやアカウント情報は、ステップ1で入力した内容がそのまま表示されます。タイトルはわかりやすい名前に自由に変更可能です。
トリガーアクションはテンプレート通り「フォームに回答が送信されたら」のままで問題ありません。
設定が終わったら「次へ」をクリックして進んでください。
3.ここでは、トリガーとして使用するGoogleフォームの設定を行います。
もしまだ対象のGoogleフォームを作成していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のようなGoogleフォームを準備しました。
また、この後のテスト操作で、実際にフォームからレシートや領収書を送信する必要があるため、忘れずに回答を入力しておいてください。
Googleフォームの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみてください。成功すれば、下部にアウトプットが表示されます。
Googleフォームで送信した内容がきちんと反映されていれば問題ありません！
※Googleフォームをトリガーに設定した場合の回答データの取得方法については、こちらを参考にしてみてくださいね。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.次に、Googleフォームの回答で添付されたファイルがGoogle Driveに保存されているので、それをダウンロードする設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.次に、連携アカウントとアクションを設定しましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「ファイルをダウンロードする」のままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、Google Driveに保存されているファイルの指定を行います。
ファイルIDの入力欄をクリックし「取得した値」タブを選択すると、下記のようなアウトプットが表示されます。GoogleフォームのファイルIDを選択しましょう。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のようなダウンロードボタンとアウトプットが表示されるので、書類をダウンロードして指定した書類で合っているかチェックしましょう。
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.つぎに、先ほどダウンロードしたファイル画像から文字を読み取る設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が遷移するので、「タイトル」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【v2】レシート・領収書を読み取る（5タスク）」が選択されています。変更せず、そのままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.ここでは、前のステップでダウンロードしたファイル画像から何の文字を抽出したいのか具体的に設定していきます。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
指定した項目が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.つぎに、先ほどファイルから読み取った文字を、AIを用いて分析するための設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が切り替わるので、タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をしてください。
アクションは、デフォルトで「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」が選択されています。こちらは変更可能なので、（）内に表記されている消費タスク量に注意して選択してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックして進みましょう。
3.ここでは、AIに対しての具体的な指示を設定します。
プロンプト欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されるので、先ほど抽出したテキストを選択しましょう。アウトプットを活用して、お好みでカスタマイズしてください。
言語欄には、入力欄下の注釈を参考に指定の言語を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し、成功するか確認してください。
下記のような生成結果がアウトプットされればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
1.先ほど生成したテキストをGoogle スプレッドシートのレコードに追加するための設定をしましょう。
まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
2.画面が遷移するので、操作するGoogle スプレッドシートについて設定しましょう!
まだ対象のGoogle スプレッドシートを作成していない場合は、このタイミングで作ってください。今回は、下記のようなGoogle スプレッドシートを作ったので、こちらにレコードを追加する設定をしていきますね。
Google スプレッドシートの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容がそのまま入力されてますが、タイトルは好きな名前に変更できます。
実行アクションは「レコードを追加する」のままでOKです！
ページを下に進み、「データベースの連携」項目を入力していきましょう。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。
それぞれの項目を、下記のように入力しました。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.ここでは、Google スプレッドシートのどのレコードにデータを反映させるかを設定します。各入力欄をクリックすると、下にアウトプットが表示されるので、それぞれ反映したいものを選んでください。今回は、項目1にのみデータを反映させるよう設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
指定したGoogle スプレッドシートにデータが反映しているはずなので、チェックしてみましょう。下記のように、設定した通りのレコードが追加されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
AIのテキスト生成機能を使った自動化は、今回ご紹介したGoogleフォームから送信された書類をOCRで読み取り、AIで仕訳後、Google スプレッドシートに追加する以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Googleフォームで受け取った書類の仕訳作業をAIで自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ入力や分類、転記といった一連のプロセスにかかる時間と手間を削減し、入力ミスや判断ミスといったヒューマンエラーも防ぐことができます。</span>
これにより、経理担当者は単純作業から解放され、月次・年次決算の早期化や、より高度な分析業務、経営判断に資する業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もしAIによる仕訳自動化やその他の業務効率化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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