Googleフォームから送信された書類をOCRで読み取り、AIで仕訳後、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Googleフォームで日々受け付けているアンケート回答や申込書などの書類、その後のデータ入力や仕分け、そしてGoogle スプレッドシートへの転記作業に手間を感じていませんか。手作業では時間もかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、添付書類の文字情報をOCR機能で読み取り、AI機能が内容を解析・仕分けし、その結果をGoogle スプレッドシートへ自動で追加するため、一連の処理を効率化し、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた書類の情報を手作業で転記し、非効率を感じている方
• OCRでの文字起こしやAIでの情報整理を手動で行い、ミスや工数に悩んでいる方
• 書類処理業務の自動化を進め、より付加価値の高い業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォーム送信後の書類ダウンロードからデータ抽出、仕分け、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業が自動化されるため、手作業の時間を減らすことができます。
• 手作業による文字の読み間違いや入力ミス、仕分けの判断ミスといったヒューマンエラーの発生を抑え、データの正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付されたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. その後、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した文字情報をもとに内容の仕分けや必要な情報の抽出を行います。
6. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRやAIで処理したデータを指定のシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取る書類の種類に応じて、どの部分からどのようなデータを抽出するかを細かく設定することが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」では、OCRで抽出したテキスト情報をもとに、どのような基準で情報を仕分けるか、あるいはどのような形式でテキストを整形するかなど、具体的な指示をプロンプトで柔軟に設定できます。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、データを追加する先のシートや列を指定するだけでなく、固定の値を入力したり、前段のOCRやAIで取得・生成したデータを動的な値として各ヘッダー項目と結び付けたりするなどのカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。