Googleフォームから送信された書類をOCRで読み取り、AIで仕訳後、Google スプレッドシートに追加する
Googleフォームから送信された書類をOCRで読み取り、AIで仕訳後、Google スプレッドシートに追加する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Googleフォーム
を自動連携できます。
■概要
「Googleフォームから送信された書類をOCRで読み取り、AIで仕訳後、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、フォーム入力データを自動的に仕訳しGoogle スプレッドシートに整理することで、経理作業の効率化をサポートします。
このワークフローを活用することで、Googleフォームに入力された情報をOCRで読み取り後AIが自動で仕訳し、Google スプレッドシートにスムーズに反映させることができます。
これにより、経理担当者の負担を軽減し業務のスピードと正確性を向上させます。
このワークフローを活用することで、Googleフォームに入力された情報をOCRで読み取り後AIが自動で仕訳し、Google スプレッドシートにスムーズに反映させることができます。
これにより、経理担当者の負担を軽減し業務のスピードと正確性を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームを利用して経費申請やデータ収集を行っている経理担当者の方
- 手動での仕訳作業に時間を取られ、業務効率化を図りたい方
- AIを活用して仕訳作業の自動化を検討している企業の経営者や管理者
- Google スプレッドシートでのデータ管理をさらに効率的に行いたいチームリーダーの方
- 経理業務の正確性を高め、ヒューマンエラーを減少させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォーム送信後の書類ダウンロードからデータ抽出、仕訳、Google スプレッドシートへの記録までの一連の作業が自動化されるため、手作業の時間を減らすことができます。
- 手作業による文字の読み間違いや入力ミス、仕訳の判断ミスといったヒューマンエラーの発生を抑え、データの正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を取得します。
- その後、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」アクションを設定し、取得した文字情報をもとに内容の仕分けや必要な情報の抽出を行います。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRやAIで処理したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」では、読み取る書類の種類に応じて、どの部分からどのようなデータを抽出するかを細かく設定することが可能です。
- AI機能の「テキスト抽出」では、OCRで取得したテキスト情報をもとに、どのような基準で情報を仕分けるか、あるいはどのような形式でテキストを整形するかなど、具体的な指示をプロンプトで柔軟に設定できます。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」では、データを追加する先のシートや列を指定するだけでなく、固定の値を入力したり、前段のOCRやAIで取得・生成したデータを動的な値として各ヘッダー項目と結び付けたりするなどのカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
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