Googleフォームから送信された書類をOCRで読み取り、AIで仕訳後、Outlookに通知する

■概要

Googleフォームで受け取った書類の内容確認と仕訳に、手間や時間を取られていませんか。手作業による入力ミスや、対応漏れが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに、添付された書類をOCRで読み取り、その内容をAIが判断して仕訳し、結果をOutlookで通知するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題解決を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた書類の処理に、多くの時間を費やしている方
• 手作業による書類の仕訳で、ミスや漏れを減らしたいと考えている方
• OCRやAIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な方法を探している方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに書類が提出されると、OCR処理、AIによる仕訳、Outlookでの通知まで自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 自動処理により、書類の見落としや仕訳ミス、通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを低減し、業務の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答に添付された書類ファイルをYoom内にダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をもとに、書類の仕訳を行います。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、AIによって生成された仕訳結果を含む通知メールを、指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームIDを指定してください。
• OCR機能のアクション設定では、読み取りたい書類の種類に応じて、抽出したい項目（例：請求書番号、日付、金額など）を任意で設定できます。
• AI機能のアクション設定では、書類の内容をどのように仕訳するかを指示するプロンプトを自由にカスタマイズでき、OCRで抽出した情報などを変数として組み込むことも可能です。
• Outlookでメールを送信するアクション設定では、メールの件名や本文に、OCRやAIによって処理された情報を変数として挿入したり、固定の文言を追加したりでき、送信先のメールアドレスも任意で設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。