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Webサイトに設置したお問い合わせフォームから日々届く様々な内容の連絡に対し、一件ずつ内容を確認して手作業で分類し、適切な担当者へ振り分けたり、異なるテンプレートを使って返信したりする作業に追われていませんか？
このような手作業での対応は時間がかかるだけでなく、担当者の負担が大きく、ヒューマンエラーによる対応漏れや誤った返信をしてしまうリスクも伴います。
もし、フォームで受信した問い合わせ内容をAIが自動で判断・分類し、その結果に応じてパーソナライズされた返信メールを自動で送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
顧客への迅速かつ正確な一次対応を実現しながら、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、煩雑な問い合わせ対応業務を効率化しましょう！
Yoomにはフォームからの問い合わせをAIで自動分類する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、フォームから受信した問い合わせ内容をAIで自動的に分類し、内容に応じた返信メールの送信とスプレッドシートへの情報記録を自動化するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gemini／Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Geminiのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGeminiを検索し、クリックします。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。
「アクセストークン」は、Geminiから取得できるAPIキーを設定します。
赤枠の「こちら」を押してください。
Geminiに移動するので、「Get API Key」をクリックします。
利用規約やプライバシーポリシーの確認後、右上の「＋ APIキーを作成」を選択してください。
APIキーが生成されるので、「コピー」をクリックしてAPIキーをコピーします。
Yoomに戻り、「アクセストークン」にコピーしたAPIキーを貼り付けてください。
全ての設定が完了したら、「追加」をクリックしましょう。
これでGeminiのマイアプリ登録が完了です。
Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「フォーム」をクリックしてください。
フォームは元から設定されており、【商品】や【注文番号】などが送信できるようになっています。
フォームのカスタマイズも可能ですが、一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
下へスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボット起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
任意で必要があれば変更し、「次へ」をクリックしましょう。
「フォームの表示設定と取得した値の設定」が、表示されます。
取得した値に【テストで使用する値】を入力していきましょう。
入力する内容は、架空の情報（「テスト商品」や「テスト太郎」など）でOKですが、最後にメール送信テストを行うので、実際にメールを受信できるアドレスを入力しておいてください。
全て設定できたら「完了」をクリックしましょう。
返信内容を生成する設定をしていきます。
「コンテンツを生成」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Geminiと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「モデル」は、Geminiのモデルタイプを設定します。
Geminiのページ左上を確認し、同じものを設定しましょう。
「プロンプト」は、Geminiに指示する内容を設定します。
取得した値を組み合わせることで、トリガーが実行されるたびに最新情報を反映できるので、固定値と変数を自由に組み合わせて柔軟に作成しましょう。
「システムプロンプト」は、Geminiの役割を指示できます。
詳細に設定することで、より意図に沿った返答の生成が可能です。
デフォルトで指示文の例が入っていますが、必要に応じて任意の指示に変更することもできます。
その他、必要な項目があれば設定し「テスト」を行いましょう。
テストが成功すると、Geminiによって返信内容が生成されます。
内容を確認し、「完了」をクリックしてください。
生成された返信内容を担当者に確認依頼する設定を行います。
「担当者へ対応を依頼する」をクリックしてください。
「担当者」は、プルダウンから選択できます。
担当者が決まっている場合は、「特定の担当者を指定」がおすすめです。
外部の方に依頼したい場合は「メールアドレスで担当者を指定(外部ユーザー指定可)」を選択することもできます。
「対応を依頼する内容の詳細」は、取得した値を引用し入力できます。
固定値と変数(取得した値)を組み合わせて、自由に作成してみましょう。
入力フォームは、担当者が対応時に情報を入力できるように設定します。
今回は、Geminiで生成された返信内容を担当者が確認し、確定した返信文を入力できるよう以下のように設定しました。
完了したら「次へ」進みます。
取得した値に、生成された返信内容を校正した【確定した返信文】を入力してみましょう。
入力できたら「完了」を押してください。
問い合わせに対し、メールを自動返信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
