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Webサイトに設置したお問い合わせフォームから日々届く様々な内容の連絡に対し、一件ずつ内容を確認して手作業で分類し、適切な担当者へ振り分けたり、異なるテンプレートを使って返信したりする作業に追われていませんか？
このような手作業での対応は時間がかかるだけでなく、担当者の負担が大きく、ヒューマンエラーによる対応漏れや誤った返信をしてしまうリスクも伴います。
もし、フォームで受信した問い合わせ内容をAIが自動で判断・分類し、その結果に応じてパーソナライズされた返信メールを自動で送信できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されます。
顧客への迅速かつ正確な一次対応を実現しながら、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるので、ぜひこの機会に導入して、煩雑な問い合わせ対応業務を効率化しましょう！
Yoomにはフォームからの問い合わせをAIで自動分類する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、フォームから受信した問い合わせ内容をAIで自動的に分類し、内容に応じた返信メールの送信とスプレッドシートへの情報記録を自動化するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Gemini／Gmail／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Geminiのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGeminiを検索し、クリックします。
連携先のアカウントを判別しやすい名称にするとよいでしょう。
「アクセストークン」は、Geminiから取得できるAPIキーを設定します。
赤枠の「こちら」を押してください。
Geminiに移動するので、「Get API Key」をクリックします。
利用規約やプライバシーポリシーの確認後、右上の「＋ APIキーを作成」を選択してください。
APIキーが生成されるので、「コピー」をクリックしてAPIキーをコピーします。
Yoomに戻り、「アクセストークン」にコピーしたAPIキーを貼り付けてください。
全ての設定が完了したら、「追加」をクリックしましょう。
これでGeminiのマイアプリ登録が完了です。
Gmailのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「フォーム」をクリックしてください。
フォームは元から設定されており、【商品】や【注文番号】などが送信できるようになっています。
フォームのカスタマイズも可能ですが、一部有料プランの機能も含まれています。
有料プランにはトライアル期間があるので、気になる方はお試しください！
下へスクロールすると、「完了ページの設定」が表示されます。
共有フォーム利用時のフローボット起動者設定では、フォームに回答が送信された際に、どのユーザーをフローボットの起動者とするかを選択できます。
この設定で、エラーが発生したときの通知が誰に届くかを管理できます。
任意で必要があれば変更し、「次へ」をクリックしましょう。
「フォームの表示設定と取得した値の設定」が、表示されます。
取得した値に【テストで使用する値】を入力していきましょう。
入力する内容は、架空の情報（「テスト商品」や「テスト太郎」など）でOKですが、最後にメール送信テストを行うので、実際にメールを受信できるアドレスを入力しておいてください。
全て設定できたら「完了」をクリックしましょう。
返信内容を生成する設定をしていきます。
「コンテンツを生成」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Geminiと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「モデル」は、Geminiのモデルタイプを設定します。
Geminiのページ左上を確認し、同じものを設定しましょう。
「プロンプト」は、Geminiに指示する内容を設定します。
取得した値を組み合わせることで、トリガーが実行されるたびに最新情報を反映できるので、固定値と変数を自由に組み合わせて柔軟に作成しましょう。
「システムプロンプト」は、Geminiの役割を指示できます。
詳細に設定することで、より意図に沿った返答の生成が可能です。
デフォルトで指示文の例が入っていますが、必要に応じて任意の指示に変更することもできます。
その他、必要な項目があれば設定し「テスト」を行いましょう。
テストが成功すると、Geminiによって返信内容が生成されます。
内容を確認し、「完了」をクリックしてください。
生成された返信内容を担当者に確認依頼する設定を行います。
「担当者へ対応を依頼する」をクリックしてください。
「担当者」は、プルダウンから選択できます。
担当者が決まっている場合は、「特定の担当者を指定」がおすすめです。
外部の方に依頼したい場合は「メールアドレスで担当者を指定(外部ユーザー指定可)」を選択することもできます。
「対応を依頼する内容の詳細」は、取得した値を引用し入力できます。
固定値と変数(取得した値)を組み合わせて、自由に作成してみましょう。
入力フォームは、担当者が対応時に情報を入力できるように設定します。
今回は、Geminiで生成された返信内容を担当者が確認し、確定した返信文を入力できるよう以下のように設定しました。
完了したら「次へ」進みます。
取得した値に、生成された返信内容を校正した【確定した返信文】を入力してみましょう。
入力できたら「完了」を押してください。
問い合わせに対し、メールを自動返信する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
Gmailと連携するアカウントに間違いがないか確認しましょう。
「To」は、フォームから取得した値を設定してください。
「件名」と「本文」は、取得した値を引用し自由に設定できます。
本文には【確定した返信文】を設定し、「次へ」進みましょう。
先ほど設定した内容が表示されます。
内容に誤りがないか確認し、問題なければ「テスト」を押してください。
テストに成功すると、指定したメールアドレス宛にメールが届くので確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
問い合わせ内容と返信履歴をデータベースに自動記録する設定を行います。
設定を行う前に、記録するシートを作成しておきましょう。
作成が完了したらYoomに戻り設定を進めています。
「レコードを追加する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Google スプレッドシートと連携するアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から作成したシートを選択してください。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
追加するレコードの値を、取得した値を引用しそれぞれ設定しましょう。
全ての設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが追加されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上がフォームから受信した問い合わせ内容をAIで自動的に分類し、内容に応じた返信メールの送信とスプレッドシートへの情報記録を自動化するフローの連携手順になります！
Gemini APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Googleフォームで問い合わせを受信したら、Geminiで回答を作成して自動送信したり、Outlookに通知したりできます。また、Googleカレンダーで予定が作成されたら、Geminiで解析しSlackに通知したり、Googleスプレッドシートに行が追加されたら、Geminiで要約しSlackに通知したりできます。さらに、Slackで特定のテキストを含むメッセージが送信されたら、Geminiで解析しGoogle スプレッドシートにレコードを追加したり、Google DriveにアップロードされたファイルをGeminiで要約し、Google スプレッドシートに追加したりといった、様々な情報の分類、要約、生成の自動化も行えます。
フォームからの問い合わせ対応をAIで自動化することで、これまで手作業で行っていた内容の確認、分類、そして返信メールの作成といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぎながら、顧客への迅速かつ適切な一次対応を実現できます。
これにより、担当者は単純な繰り返し作業から解放され、より丁寧な対応が求められる個別案件や、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化を体験してみてください！
Q：Geminiのプロンプトはどのように工夫すれば良いですか？
A：
質の高い返信を得るには、以下のようなコツが挙げられます。
Q：人間の確認を挟まず、AIの分類結果で自動的に返信することは可能ですか？
A：
はい、完全に自動化することも可能です。
ただし、運用開始直後は誤判定のリスクがあるため、一度人間が確認するステップを挟むことを推奨します。
実際の問い合わせデータを蓄積しながらプロンプトや分類条件を調整し、精度が安定してきた段階で完全自動化へ移行する運用が安全です。
Q：メール送信に失敗した場合どうなりますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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