フォームの問い合わせをAIで分類し、自動返信と情報の記録をする

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Gemini

と

Gmail

と

Google スプレッドシート

を自動連携できます。

■概要

Webサイトのフォームから届く問い合わせ対応は、内容の確認や適切な担当者への振り分けなど、手間がかかる業務ではないでしょうか。特に手作業での分類や一次対応には時間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、フォームで受け付けた問い合わせ内容をもとにGeminiが自動で返信文を作成し、担当者がチェックしたうえで返信メールの送信とGoogle スプレッドシートへの情報記録を自動で行うことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

問い合わせに対し、内容を分析して適切な自動返信を行いたい方
フォームから受け付けたリード情報を手作業で Google スプレッドシートなどに転記している方
問い合わせ対応の属人化を防ぎ、チーム全体の業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

フォーム受信後の内容確認、分類・返信文の作成、返信、情報記録を自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます
手作業による問い合わせ内容の見落としや、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の向上に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、Gemini、Gmail、Google スプレッドシートをYoomと連携します
トリガーに「フォームトリガー」を選択し、問い合わせを受け付けるフォームを設定します
オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」を選択し、フォームで受け付けた問い合わせ内容をAIで分析し返信文を生成するよう設定します
続いて、オペレーションで「担当者へ対応を依頼する」アクションを追加し、特定の担当者に生成された文章の確認と確定した返信文の作成を依頼します
次に、オペレーションでGmailの「メールを送る」を選択し、確定した返信文のメールを送信するよう設定します
最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、問い合わせ情報を指定のスプレッドシートに記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

フォームトリガーでは、ユーザーが実際に使用したいタイトルや質問項目を任意の内容で設定してください
Geminiのプロンプト設定では、問い合わせ内容をどのように分類し、返信文を生成したいかを具体的に指示してください
Gmailで送信するメールの宛先や件名、本文は、フォームから取得した情報やGeminiの生成結果などを活用して、動的に設定することが可能です
Google スプレッドシートのアクションでは、記録先となる任意のスプレッドシートIDとシート名を指定してください

■注意事項

Gemini、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。

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使用しているアプリについて

Gemini

YoomではGeminiのAPIとノーコードで連携することが可能です。 GeminiをAPI経由で利用し、さまざまなタイミングで自動的にコンテンツを生成することができます。チャットツールと連携してAIチャットボットを作成したり、データベース系のサービスと連携してGeminiで生成したテキストを自動的に格納することも可能です。