フォームで特定条件の問い合わせを受信したらGeminiで回答を生成して、Outlookに通知する

■概要

問い合わせフォームからの連絡、特に定型的な内容への返信作業に時間を要していませんか。手動での対応は担当者の負担が大きく、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームで受信した内容を条件に応じて自動で判別し、Geminiで回答文を生成してOutlookから通知する一連の流れを自動化できます。GeminiとOutlookを連携させ、問い合わせ対応の初動をスムーズにすることで、担当者の作業負担を軽減します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応にGeminiを活用して、業務を効率化したいと考えている方
• Outlookでの手動のメール作成や通知業務を自動化し、作業時間を短縮したい担当者の方
• 顧客対応や営業活動における一次対応を自動化し、チーム全体の生産性を高めたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• フォームの内容に応じてGeminiが回答文案を自動で生成するため、担当者がゼロから文章を作成する時間を短縮することができます
• 特定の問い合わせに対しては常に均質な回答案で対応できるため、手動対応による返信内容のばらつきや対応漏れを防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GeminiとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、フォームの回答内容に基づいて処理を分岐させる条件を定めます
4. 次に、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成する」アクションを設定し、問い合わせ内容に応じた回答文案を生成させます
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、生成された内容を指定のメールアドレスに送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する質問項目や選択肢は、業務内容に合わせて任意で作成が可能です
• 分岐機能では、フォームのどの回答がどのような値だった場合に処理を行うか、条件を任意で設定してください
• Outlookでメールを送信するアクションでは、通知先となるメールアドレスを任意の担当者やメーリングリストに設定できます

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■注意事項

• Gemini、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。