Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRで顧客情報を読み取りboardに追加する

■概要

Dropboxに保管された申込書や請求書などのファイルから、手作業でboardへ顧客情報を入力する作業に時間を取られていませんか。このワークフローは、そうした手入力による手間や転記ミスといった課題を解決するために設計されました。Dropboxの特定フォルダにファイルが格納されると、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、boardへ顧客情報として登録します。Dropboxとboardを連携させることで、定型業務を自動化し、より付加価値の高い業務へ集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに格納したファイルからboardへ手作業で情報を転記している方
• ファイル管理と顧客管理のプロセスを自動化し、業務効率を改善したい方
• 手作業による顧客情報の入力ミスや登録漏れなどの課題を解消したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが追加されるだけで、boardへの顧客登録が自動で完了するため、データ入力にかかっていた時間を削減できます
• 人の手による転記作業がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとboardをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たすファイルの場合のみ、後続の処理に進むよう設定します
4. 条件に合致した場合、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、AI機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから顧客情報を読み取ります
6. 最後に、オペレーションでboardの「顧客の登録」アクションを設定し、抽出した情報を紐付けて顧客データを登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、ファイル名やファイル形式など、処理対象としたいファイルの条件を任意で設定してください
• OCRで抽出する情報と、boardに登録する顧客情報の項目（会社名、担当者名、連絡先など）を、自社の運用に合わせて設定してください

■注意事項‍

• DropboxとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニ以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
  
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。