■概要
Airtableで管理している情報に関連するファイルをGoogle Driveで保管する際、レコードが追加されるたびに手動でフォルダを作成するのは手間のかかる作業です。
このワークフローを活用することで、Airtableで特定の条件を満たすレコードが登録された際に、自動でGoogle Driveへフォルダを作成できます。二つのツール間の連携を自動化し、手作業による手間や作成漏れといった課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとGoogle Driveを併用し、手動でのデータ連携に課題を感じている方
- Airtableのレコードに応じたフォルダ作成を自動化し、業務を効率化したい方
- データベースとストレージの連携をノーコードで実現し、管理体制を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableにレコードが追加されると自動でフォルダが作成されるため、これまでGoogle Driveの操作に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の精度を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むよう設定します
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、任意のフォルダを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定では、対象としたいベースID、テーブルID、およびレコードの作成日時を判定するためのフィールド名を任意で設定してください
- 分岐条件は任意で設定可能です。例えば、Airtableの特定のフィールドに特定の値が入力された場合のみ、Google Driveにフォルダを作成するといった設定ができます
- Google Driveでフォルダを作成するアクションを設定する際に、作成先の親フォルダを任意で指定してください
■注意事項
- Airtable、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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