Google Driveにファイルがアップロードされたら、Airtableにレコードを作成する

■概要

Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、管理のためにAirtableへ手作業で転記していませんか。この作業は単純ですが時間がかかり、入力ミスや漏れが発生する原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google DriveとAirtableを連携させ、ファイルが追加された際に自動でレコードを作成できます。面倒な手作業から解放され、ファイル管理を効率化することが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとAirtableを併用し、ファイルや資産の管理を行っている方
• 手作業によるデータ転記に時間を要しており、業務の自動化を検討している方
• チーム内のファイル管理プロセスを標準化し、情報共有を円滑にしたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルがアップロードされると自動でAirtableにレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したファイル情報をもとにレコードが作成されるよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Airtableの「レコードを作成」アクションにて、レコードを追加したいベースのIDやテーブルのID、またはテーブル名をご自身の環境に合わせて設定してください
• 同じくAirtableのアクション内で、Google Driveから取得したファイル名やURLなどの情報を、どのフィールドに紐付けるか自由にカスタマイズが可能です

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■注意事項

• Google Drive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。