Google Driveに特定条件のファイルがアップロードされたら、Airtableにレコードを作成する
Google Driveに特定条件のファイルがアップロードされたら、Airtableにレコードを作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google Drive™
と
Airtable
を自動連携できます。
■概要
Google Driveでファイルを管理する際、アップロードされたファイルの情報を手作業でAirtableなどのデータベースに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による転記では入力ミスや更新漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Google Driveに特定の条件を満たすファイルがアップロードされた際に、Airtableへレコードを自動で作成し、ファイル管理とデータ連携の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとAirtableを利用し、手作業でデータ連携を行っている方
- 特定のファイルがアップロードされた際に、関連情報を自動で記録したいと考えている方
- ファイル管理業務の属人化を防ぎ、チームの業務効率を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加をきっかけに、Airtableへレコードが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 人の手によるデータ転記作業がなくなるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの情報をもとに、後続の処理を実行するかどうかの条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、条件に合致した場合にのみ、指定した内容でレコードが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
- 分岐オペレーションでは、Airtableにレコードを作成したいファイルの条件を任意で設定してください。例えば、ファイル名に特定のキーワードが含まれている場合のみ処理を進める、といった設定が可能です。
- Airtableでレコードを作成するアクションを設定する際に、対象となるベースIDとテーブルIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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