■概要
Google Driveにアップロードしたファイルの情報を、手作業でAirtableに転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Google Driveに特定の条件を満たすファイルが追加された際に、Airtableへ自動でレコードを作成するプロセスを構築します。AirtableとGoogle Driveを連携させることで、ファイル管理とデータベース更新の二度手間や更新漏れを防ぎ、業務の正確性と効率を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google DriveとAirtableを用いてファイルやデータを管理し、手入力に手間を感じている方
- AirtableとGoogle Drive間のデータ連携を自動化し、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- ファイル管理に伴う定型業務を効率化し、より重要なタスクに集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Driveへのファイル追加をトリガーにAirtableへ自動でレコードが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスやレコードの作成漏れといったリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理が実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、Google Driveから取得したファイル情報をもとに新しいレコードを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ファイル名に特定のキーワードが含まれている場合など、後続のAirtableアクションを起動させるための条件を任意で設定可能です。
- Airtableにレコードを作成する際、対象となるベースID、テーブルID、およびレコードに登録する各フィールド情報を任意で設定してください。
■注意事項
- Google Drive、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
