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■概要
特定のメールでBMPファイルを受け取るたびに、オンラインツールなどを使って手作業でJPG（JPEG）に変換していませんか。数が多いと手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、Gmailで特定のBMPファイルを受信すると、RPAが自動で変換処理を行い、Google Driveの指定フォルダへ保存します。ファイル形式の変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
「大量のBMPファイルをJPGに変換しないといけないけど、一つずつ手作業でやるのは面倒…」
「特定のツールを開いて、ファイルを変換し、また別の場所に保存する。この繰り返しで時間を取られている…」
このような画像ファイルの形式変換作業は、単純ですが意外と時間がかかり、ストレスを感じていませんか？
もし、メールで受信したBMPファイルや、特定のフォルダにアップロードされたBMPファイルを自動で検知し、瞬時にJPG形式へ変換して指定の場所に保存できる仕組みがあれば、こうした煩わしい作業から解放されます。デザイン制作や資料作成など、より創造的な業務に集中できる時間を生み出せます！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門知識がなくてもノーコードで簡単に使えます。この機会に導入して、日々の業務をもっと楽にしましょう！
YoomにはBMPファイルをJPG形式に自動で変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
特定のメールでBMPファイルを受け取るたびに、オンラインツールなどを使って手作業でJPG（JPEG）に変換していませんか。数が多いと手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、Gmailで特定のBMPファイルを受信すると、RPAが自動で変換処理を行い、Google Driveの指定フォルダへ保存します。ファイル形式の変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
普段の業務で発生するBMPからJPGへのファイル変換作業を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Gmailなどのメールツールで、特定の条件（件名や添付ファイル名など）に一致するメールを受信した際、添付されたBMPファイルを自動でJPG形式に変換することができます。
メールでのファイル授受が多い業務フローを効率化できます。
■概要
特定のメールでBMPファイルを受け取るたびに、オンラインツールなどを使って手作業でJPG（JPEG）に変換していませんか。数が多いと手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、Gmailで特定のBMPファイルを受信すると、RPAが自動で変換処理を行い、Google Driveの指定フォルダへ保存します。ファイル形式の変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Yoomが提供する入力フォームなどでBMPファイルを受け取った際、自動でJPGファイルへ変換することも可能です。
ファイル収集から形式変換・保存までの一連の流れを完全に自動化し、手作業やミスをなくします。
■概要
BMP形式のファイルを受け取るたびに、手作業でJPG（JPEG）形式へ変換し、所定のフォルダへ保存する作業は手間がかかる上に、変換ミスや保存漏れの原因にもなり得ます。特に、扱うファイル数が多い場合には大きな負担となります。
このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームで受信したBMPファイルを、RPA機能で自動的にJPG（JPEG）ファイルへと変換し、指定のOneDriveフォルダへアップロードする一連の流れを自動化でき、これらの課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Dropboxなどのオンラインストレージサービスの特定フォルダにBMPファイルが追加されたことをトリガーに、自動でJPG形式に変換し、別のフォルダに保存することもできます。
ファイル管理と変換作業をシームレスに連携させて、業務の生産性を高めます。
■概要
BMPファイルをJPG（JPEG）に変換する際、都度オンラインの変換ツールを使ったり、専用ソフトを立ち上げたりする作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、そうした手作業での変換プロセスを自動化します。指定のDropboxフォルダにBMPファイルを保存するだけで、RPAが自動でJPG（JPEG）ファイルに変換し再度Dropboxに保存するため、ファイル変換の手間を省き、他の業務に集中できる環境を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
それではここから代表的な例として、GmailでBMPファイルを受信したら、RPA機能でJPGファイルに変換し、Google Driveに自動でアップロードするフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
特定のメールでBMPファイルを受け取るたびに、オンラインツールなどを使って手作業でJPG（JPEG）に変換していませんか。数が多いと手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、Gmailで特定のBMPファイルを受信すると、RPAが自動で変換処理を行い、Google Driveの指定フォルダへ保存します。ファイル形式の変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにGoogle Driveに表示されていればマイアプリ連携は完了です。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要
特定のメールでBMPファイルを受け取るたびに、オンラインツールなどを使って手作業でJPG（JPEG）に変換していませんか。数が多いと手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、Gmailで特定のBMPファイルを受信すると、RPAが自動で変換処理を行い、Google Driveの指定フォルダへ保存します。ファイル形式の変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Gmailで添付ファイルを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「ラベル」を設定します。
以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。
今回は受信したメールすべてを対象にしていますが、別途ラベルを作成することも可能です。
実際にテストメールを送信し、Yoomで「テスト」をクリックしましょう。以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、この取得した値の内容を入力に使用することができます。
※取得した値に関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
Gmailに添付されていたファイルをBMPファイルに変換するための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
※有料プランには、2週間の無料トライアルがあり、期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せます。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、以下もチェックしてみてくださいね。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作する画面が表示されるので設定を進めましょう。
今回はテンプレートで既に設定されていますが、実際にファイルが変換できるかのテストを行います。
今回は操作例として、以下のサイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
なお、別のサイトを使用する際には別途アクションを指定する必要があります。
「テスト」をクリックし、実際にファイルが変換されるか確認しましょう。
テスト成功後、以下のように取得した値を確認できたら「保存する」をクリックします。
変換したBMPファイルをGoogle Driveにアップロードするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Driveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
格納先のフォルダIDは以下のように表示される候補から選択します。
ファイル名は以下のように取得した値から、変換後のファイルをクリックしましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで問題ないです。
設定後「テスト」をクリックし、実際にGoogle Driveにアップロードができているか確認しましょう。
確認ができたらYoomに戻り「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
Yoomでは、Gmailを起点にさまざまな業務自動化を簡単に実現できます。
例えば、メールの内容をGoogleスプレッドシートに自動で連携したり、受信した署名情報からHubSpotにコンタクトを登録することも可能です。さらに、フォームから送信されたテキストを自動で翻訳してメールで送付したり、メール本文からキーワードを抽出して整理するなど、日々の業務をよりスムーズに進められます。
これらのテンプレートを活用すれば、手作業によるミスや作業時間を削減し、業務効率を大きく向上できます。
■概要
スプレッドシートの指定の列が更新されたら請求書を自動送付するフローです。
■事前準備と注意点
・スプレッドシート自体はトリガーとしては使用できません。
・Yoomデータベースに対してスプレッドシートをデータコネクトさせることで今回のフローを実施することが可能です。
実際にデータコネクトしているスプレッドシート https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PipZ5rZJPe9Yf0YZjJ5TPQit7oHLpqIgZsDAE92wbhw/edit#gid=818459679
■作成方法(データベースのデータコネクト)
①Yoomデータベースを新規で作成し、テーブルを一つ用意して以下の設定を行います。
・列の削除：各列名を押下し、表示される列の削除で一旦デフォルトの列をすべて削除します。
・データコネクト：右上のデータコネクトボタンを押下し、スプレッドシートを選択します。
・実行アクション：レコード一覧を取得するを選択します。
・スプレッドシートID：対象のスプレッドシートを候補から選択します。
・シート名：対象のシート名を候補から選択します。
・範囲：取得したいスプレッドシートの範囲を列名(ヘッダ)の位置から入力し、接続テストを実施します。(例：A1:Q etc)
・データベース表示項目：Yoomデータベースに表示させたいスプレッドシートの項目を選択します。
・値が一意となる項目：スプレッドシート上にあるユニークの列の項目を選択します。
・同期頻度設定：手動または自動で任意の時間を選択します。
・データベーストリガー起動設定：ONにして、連携します。
■作成方法(フローボット)
①データベーストリガーでデータコネクトした対象のテーブルを選択し、以下の設定を行い保存します。
・トリガーアクション：条件に合致するレコードに更新されたら・対象という列：対象に等しいとします。
※請求対象の列に対象というワードが更新されたら起動するイメージです。
②＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
③メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
④＋マークを押し、データベースを操作するからスプレッドシートを選択後、以下の設定をします。
・アクション：レコードを更新します。
・スプレッドシートID：レコード更新したいスプレッドシートのスプレッドシートIDを候補から選択します。
・スプレッドシートのタブ名：対象のシートを候補から選択します。(今回の場合事例2を選択)
・テーブル範囲：列名(ヘッダ)を含む範囲を選択します。 (例： A1:Q etc)
・更新したいレコードの条件：①で取得したユニークの値に当たる列を選択し、①で取得したユニークの値(今回は請求ID)をアウトプットとして埋め込み、等しいという条件で検索します。
・更新する値：送付フラグの箇所に「送付済み」などの文字列を入力しておきます。
■概要
Gmailで受信したメールの内容からAIで情報を抽出し、任意のスプレッドシートに連携するフローボットです。
Yoomで作成したメールアドレスにGmailからメールを転送する形でご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
・特定のメールをリスト管理したい方。
・スプレッドシートの機能を利用してメールの分析を行いたい方。
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用することで、受け取ったメールから特定の内容を抽出してスプレッドシートで管理することが
可能になるため問い合わせメールの分析や数値管理可能です。顧客サポートの業務改善などで特にメリットが期待できます。
■注意事項
・Gmail、スプレッドシートそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・AIで抽出する内容や、格納先のスプレッドシートの設定は自由に変更してご利用ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
Yoomで作成したメールアドレス宛に届いたメールの文章からAIを使って特定のキーワードを抽出し、スプレッドシートに自動的に格納するフローボットです。
抽出するキーワードや、キーワードを格納するスプレッドシートは自由に設定が可能です。
GmailやOutlookなどからメールを転送することでもご利用いただけます。
◼️注意事項
・GoogleスプレッドシートとYoomのアカウント連携が必要です。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
◼️概要
フォームに入力されたテキストを英語に翻訳し、フォームに入力されたメールアドレス宛に翻訳結果を送付します。
◼️設定方法
1.GmailとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.入力フォームの項目を任意の項目に変更してください。
3.「メールを送る」オペレーションでメール宛先や本文を設定してください。
◼️注意事項
・Gmailのアカウント連携が必要です。
・フォームの設定やメール内容や翻訳言語を適宜変更してご利用ください。
■概要
メールの署名情報を見て、手作業でCRMに顧客情報を登録する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
特に、日々多くのメールをやり取りする営業担当者にとっては、無視できない負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの署名からAIが自動で情報を抽出し、HubSpotへコンタクトを登録できるため、こうした課題を解決し、入力作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
BMPからJPGへのファイル変換を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイルのダウンロードや変換ツールの起動、変換後のアップロードなど一連の作業をなくし、ヒューマンエラーも防ぐことができます。
これにより、時間のかかる単純作業から解放され、より価値の高いコア業務に専念できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って直感的に業務フローを構築できます。
ファイル変換作業の自動化に少しでも興味があれば、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化を体験してみてください！
