■概要
Google スプレッドシートで請求管理を行っているものの、請求書の発行からメールでの送付、送信状況の更新といった一連の作業が手作業で、手間やミスが発生していることはないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのレコード更新をきっかけに、請求書発行からGmailでの送付、さらには送信フラグの更新までを自動化できます。定型的な請求書送付業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで請求管理を行い、発行・送付を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求書の送付漏れや、送付後のステータス更新忘れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 毎月発生する請求書発行から送付までの一連の業務を自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- レコードの更新だけで請求書の発行から送付、ステータス更新までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
- 手作業による宛先の間違いや添付ファイルの誤り、送信状況の更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携する
- 次に、トリガーで、Yoomの「条件に合致するレコードに更新されたら」を選択し、請求書発行の対象となるGoogle スプレッドシートの情報を設定する
- 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、請求書を発行する
- 次に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して取引先にメールを送信する
- 最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、送信済みであることがわかるようにフラグを立てる
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのトリガー設定で、監視対象としたい任意のプロジェクトやデータベース（Google スプレッドシート）を設定してください。
- Google スプレッドシートのアクション設定では、請求情報を管理している任意のスプレッドシートIDやタブ名を設定してください。
- Gmailのアクション設定では、メールの通知先を任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入力したり、Google スプレッドシートから取得した取引先名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailそれぞれとYoomを連携してください。
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