■概要
スプレッドシートの指定の列が更新されたら請求書を自動送付するフローです。
■事前準備と注意点
・スプレッドシート自体はトリガーとしては使用できません。
・Yoomデータベースに対してスプレッドシートをデータコネクトさせることで今回のフローを実施することが可能です。
実際にデータコネクトしているスプレッドシート https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PipZ5rZJPe9Yf0YZjJ5TPQit7oHLpqIgZsDAE92wbhw/edit#gid=818459679
■作成方法(データベースのデータコネクト)
①Yoomデータベースを新規で作成し、テーブルを一つ用意して以下の設定を行います。
・列の削除：各列名を押下し、表示される列の削除で一旦デフォルトの列をすべて削除します。
・データコネクト：右上のデータコネクトボタンを押下し、スプレッドシートを選択します。
・実行アクション：レコード一覧を取得するを選択します。
・スプレッドシートID：対象のスプレッドシートを候補から選択します。
・シート名：対象のシート名を候補から選択します。
・範囲：取得したいスプレッドシートの範囲を列名(ヘッダ)の位置から入力し、接続テストを実施します。(例：A1:Q etc)
・データベース表示項目：Yoomデータベースに表示させたいスプレッドシートの項目を選択します。
・値が一意となる項目：スプレッドシート上にあるユニークの列の項目を選択します。
・同期頻度設定：手動または自動で任意の時間を選択します。
・データベーストリガー起動設定：ONにして、連携します。
■作成方法(フローボット)
①データベーストリガーでデータコネクトした対象のテーブルを選択し、以下の設定を行い保存します。
・トリガーアクション：条件に合致するレコードに更新されたら・対象という列：対象に等しいとします。
※請求対象の列に対象というワードが更新されたら起動するイメージです。
②＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。
・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。
・ファイル名：任意のファイル名を設定します。
・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。
※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
③メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。
・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。
・件名、本文：それぞれ入力します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。
・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。
④＋マークを押し、データベースを操作するからスプレッドシートを選択後、以下の設定をします。
・アクション：レコードを更新します。
・スプレッドシートID：レコード更新したいスプレッドシートのスプレッドシートIDを候補から選択します。
・スプレッドシートのタブ名：対象のシートを候補から選択します。(今回の場合事例2を選択)
・テーブル範囲：列名(ヘッダ)を含む範囲を選択します。 (例： A1:Q etc)
・更新したいレコードの条件：①で取得したユニークの値に当たる列を選択し、①で取得したユニークの値(今回は請求ID)をアウトプットとして埋め込み、等しいという条件で検索します。
・更新する値：送付フラグの箇所に「送付済み」などの文字列を入力しておきます。
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