特定の条件にレコードが更新されたら起動し、記載内容をもとに請求書を発行して送付。その後スプレッドシート側の送信フラグを立てる

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Google スプレッドシートで請求管理を行っているものの、請求書の発行からメールでの送付、送信状況の更新といった一連の作業が手作業で、手間やミスが発生していることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのレコード更新をきっかけに、請求書発行からGmailでの送付、さらには送信フラグの更新までを自動化できます。定型的な請求書送付業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

Google スプレッドシートで請求管理を行い、発行・送付を手作業で行っている経理担当者の方
請求書の送付漏れや、送付後のステータス更新忘れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
毎月発生する請求書発行から送付までの一連の業務を自動化し、効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

レコードの更新だけで請求書の発行から送付、ステータス更新までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
手作業による宛先の間違いや添付ファイルの誤り、送信状況の更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携する
次に、トリガーで、Yoomの「条件に合致するレコードに更新されたら」を選択し、請求書発行の対象となるGoogle スプレッドシートの情報を設定する
次に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、請求書を発行する
次に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して取引先にメールを送信する
最後に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、送信済みであることがわかるようにフラグを立てる

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

Yoomのトリガー設定で、監視対象としたい任意のプロジェクトやデータベース（Google スプレッドシート）を設定してください。
Google スプレッドシートのアクション設定では、請求情報を管理している任意のスプレッドシートIDやタブ名を設定してください。
Gmailのアクション設定では、メールの通知先を任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入力したり、Google スプレッドシートから取得した取引先名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。

■注意事項

Google スプレッドシート、GmailそれぞれとYoomを連携してください。

このテンプレートを試してみる

類似したテンプレートをご紹介！

Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する

Google スプレッドシートで新しい行が追加されると、Airtableに自動でレコードを作成する業務ワークフローです。YoomのAPI連携機能により、手動入力の手間やミスを減らし、迅速かつ正確な情報共有が可能になります。

詳細を見る

Google スプレッドシートに行が追加されたらMicrosoft Teamsでチームを作成する

Google スプレッドシートに行が追加されるとMicrosoft Teamsのチームを自動生成するフローです。手作業の転記や二重入力をなくし、作成漏れや入力ミスを抑えながら立ち上げを早められます。

詳細を見る

Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録する

Google スプレッドシートに行を追加するとジョーシスへ従業員を自動登録するフローです。転記作業を省き入力ミスの発生を抑え、入社手続きの負担を軽減できます。

詳細を見る

Google スプレッドシートで特定条件に合うデータが追加されたら、Microsoft Excelに同期する

GitHubで生成されたIssueのうち指定キーワードを含むものを検知し、Slackへ自動通知するフローです。手動確認や共有漏れを減らし、重要案件への初動を早め、開発チームの連携をなめらかにします。

詳細を見る

1日1回前日の取引データをスマレジから取得して、Google スプレッドシートに転記する

スマレジの前日売上を毎朝設定時刻に自動取得し、Google スプレッドシートへ転記するフローです。毎日の手入力や入力ミスを減らし、正確なデータで報告・分析できます。

詳細を見る

Google スプレッドシートで特定条件の行が追加されたら、KommoにContactを追加する

YoomでGoogle スプレッドシートの行追加をきっかけにKommoへContactを登録するフローです。転記作業や入力ミスを減らし、顧客情報を正確かつ素早く共有できます。

詳細を見る

すべてのテンプレートを見る

使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。