特定の条件にレコードが更新されたら起動し、記載内容をもとに請求書を発行して送付。その後スプレッドシート側の送信フラグを立てる

■概要

‍スプレッドシートの指定の列が更新されたら請求書を自動送付するフローです。‍

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■事前準備と注意点

‍・スプレッドシート自体はトリガーとしては使用できません。

・Yoomデータベースに対してスプレッドシートをデータコネクトさせることで今回のフローを実施することが可能です。

実際にデータコネクトしているスプレッドシート　https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PipZ5rZJPe9Yf0YZjJ5TPQit7oHLpqIgZsDAE92wbhw/edit#gid=818459679

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‍■作成方法(データベースのデータコネクト)

①Yoomデータベースを新規で作成し、テーブルを一つ用意して以下の設定を行います。

・列の削除：各列名を押下し、表示される列の削除で一旦デフォルトの列をすべて削除します。

・データコネクト：右上のデータコネクトボタンを押下し、スプレッドシートを選択します。

・実行アクション：レコード一覧を取得するを選択します。

・スプレッドシートID：対象のスプレッドシートを候補から選択します。

・シート名：対象のシート名を候補から選択します。

・範囲：取得したいスプレッドシートの範囲を列名(ヘッダ)の位置から入力し、接続テストを実施します。(例：A1:Q etc)

・データベース表示項目：Yoomデータベースに表示させたいスプレッドシートの項目を選択します。

・値が一意となる項目：スプレッドシート上にあるユニークの列の項目を選択します。

・同期頻度設定：手動または自動で任意の時間を選択します。

・データベーストリガー起動設定：ONにして、連携します。

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‍■作成方法(フローボット)

‍①データベーストリガーでデータコネクトした対象のテーブルを選択し、以下の設定を行い保存します。

・トリガーアクション：条件に合致するレコードに更新されたら・対象という列：対象に等しいとします。

※請求対象の列に対象というワードが更新されたら起動するイメージです。

②＋マークを押し、書類を発行するオペレーションからスプレッドシートを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。

・スプレッドシートID：請求書の雛形として使用するスプレッドシートIDを候補から選択します。

・格納するGoogleDriveのフォルダID：書類発行後に格納するフォルダIDを候補から選択します。

・ファイル名：任意のファイル名を設定します。

・置換対象の文字列：対応する文字列に対して、①で取得した値を埋め込みます。

※書類を発行するオペレーションの設定方法はこちら。　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765

‍③メールを送るオペレーションを選択し、任意のメールツールを選択して以下の設定を行い保存します。

・To：①でアドレスを取得していたら埋め込みます。

・件名、本文：それぞれ入力します。①で取得した値を埋め込むことも可能です。

・添付ファイル：アウトプットを使用を選択し、値は発行した書類を選択します。

④＋マークを押し、データベースを操作するからスプレッドシートを選択後、以下の設定をします。

・アクション：レコードを更新します。

・スプレッドシートID：レコード更新したいスプレッドシートのスプレッドシートIDを候補から選択します。

・スプレッドシートのタブ名：対象のシートを候補から選択します。(今回の場合事例2を選択)

・テーブル範囲：列名(ヘッダ)を含む範囲を選択します。 (例： A1:Q etc)

・更新したいレコードの条件：①で取得したユニークの値に当たる列を選択し、①で取得したユニークの値(今回は請求ID)をアウトプットとして埋め込み、等しいという条件で検索します。

・更新する値：送付フラグの箇所に「送付済み」などの文字列を入力しておきます。