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「このEPUBファイル、PDFに変換しないと他のメンバーに共有できない…」
「毎回オンラインの変換ツールを開いて、ファイルをアップロードしてダウンロードするのは手間がかかる…」
このように、EPUBファイルの扱いに不便さを感じていませんか？特に、様々な形式のファイルを取り扱う業務では、フォーマットの変換作業が頻繁に発生し、地味ながらも時間を奪われる要因になりがちです。
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダにEPUBファイルを保存するだけで、自動的にPDF形式に変換され、いつでも共有可能な状態になる仕組み</span>があれば、こうしたファイル変換のストレスから解放され、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定でき、ファイル管理の手間を大幅に削減できるので、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ストレージ上のEPUBファイルをPDFに変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
ここからは、様々なツールを起点としてEPUBファイルをPDFに自動で変換する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。
普段の業務フローに合わせて、ファイル変換の手間を削減できる便利な自動化を実現しましょう。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google DriveなどのストレージサービスにEPUBファイルがアップロードされたことをきっかけに、自動でPDF形式に変換して別のフォルダに保存する</span>ことが可能です。
手作業での変換やファイルの移動といった手間をなくし、ファイル管理をスムーズにします。
<span class="mark-yellow">OutlookなどのメールツールでEPUBファイルが添付されたメールを受信した際に、そのファイルを自動でPDFに変換し、指定のストレージサービスに保存する</span>ことが可能です。
メールの添付ファイルを確認して手動で変換・保存する一連の作業から解放されますよ！
<span class="mark-yellow">フォームを通じてEPUBファイルが送信されたタイミングで、自動的にPDFへ変換し、任意のストレージサービスに格納する</span>ことが可能です。
ファイルの受付から変換、保管までの一連のプロセスを一気通貫で自動化し、担当者の作業負担を軽減します。
それではここから代表的な例として、Google DriveにEPUBファイルが保存された際に、オンラインツールでPDFに変換して自動で別のフォルダに保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Chromeの拡張機能
Chromeを使用するには、アカウントを準備してください。
※設定方法は、こちらをご参照ください。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
はじめに、Google DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Google DriveにEPUBファイルが保存されたら、オンラインツールでPDFに変換して別フォルダに保存する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle Driveに、EPUBファイルを格納しておきましょう！
※後続のGoogle Driveのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなEPUBファイルを格納してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。
トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、こちらもチェックしてみてください。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
※ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。設定手順に困ったときは、こちらもチェックしてみてくださいね。
表示された工程は、EPUBファイルをWebサイトで、PDFファイルに変換する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
他のURLを活用する場合は一から設定を行いましょう。
※詳しい設定方法は、こちらをご参照ください。
※ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換するEPUBファイルをアップロードして、PDFファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.データを操作・変換する「正規表現によるデータの置換（元のファイル名から拡張子を削除）」をクリックしましょう。
こちらのステップでは、ファイル名の末尾に付与されている拡張子を除いた元ファイル名を正規表現で取得する設定を行います。
※正規表現で取得したファイル名とWebサイトでファイル変換した拡張子を合わせて、「元のファイル名.変換後の拡張子」という形でファイルを保存するための設定です。
「変換タイプ」は、「変更」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更できます。
※以下画像の赤枠部分の注釈に従って、変更しましょう。
「置換対象」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「置換箇所を正規表現で指定」は、入力欄下のこちらの記事に従って、入力してください。
※今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
※末尾に拡張子「.pdf」を入力し忘れないようにしましょう。
「ファイルの添付方法」「ファイル」は、プルダウンから選択してください。
※以下画像のように、取得した値を設定しましょう。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle Driveにデータが格納されることを確認してください。
確認後、保存しましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Yoomでは、ご紹介した事例以外にもGoogle Driveを活用した様々な自動化を実現できます。
例えば、Gmailと連携することで、メールに添付されたファイルを指定のフォルダに自動保存できます。
これにより、手動での保存作業が削減されるため、ファイル管理の人為的ミスを防ぎ、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
EPUBからPDFへのファイル変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた変換作業の手間と時間を完全に削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>これにより、ファイルの共有や管理が格段にスムーズになり、担当者は本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もしファイル管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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