■概要
EPUB形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFに変換するのは手間がかかる作業です。オンラインツールを探してファイルをアップロードし、変換後に保存するといった一連の作業は時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、こうしたEPUBのPDF変換を自動化します。Outlookで特定のメールを受信するだけで添付ファイルが自動でPDFに変換され、Boxへ保存されるため、手作業から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日常的にEPUBファイルを受け取り、PDFへ変換する方法を効率化したいと考えている方
- OutlookとBoxを利用しており、ファイル管理における手作業の連携を自動化したい方
- ファイル形式の変換や保存作業でのミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をきっかけに、EPUBをPDFに変換する一連の作業が自動化され、手作業にかけていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、ファイルの保存し忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次にオペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無によって後続の処理を分岐させます。
- 続いて、Outlookで添付ファイルを取得し、ダウンロードするアクションを設定します。
- 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインツールでのEPUBからPDFへの変換操作を設定します。
- その後、データ変換機能でファイル名を整え、最後にBoxに変換後のPDFをアップロードするアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの受信フォルダや、件名に含まれるキーワードを任意で設定してください。
- RPA機能では、EPUBからPDFへの変換に使用するオンラインツールのURLや、ファイルのアップロード、ダウンロードといったブラウザ上での操作を自由に設定できます。
- Boxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダや、保存する際のファイル名を任意のものに設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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