Google Driveにドキュメントが格納されたら、RPAで任意の形式に変更し格納する
試してみる
■概要
Google Driveに格納された特定のファイルを、Web上のツールなどを使って手動で形式変換する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。
このワークフローは、Google Driveの指定フォルダにファイルが追加されると、RPAが自動でファイル形式の変換を行い、再度Google Driveに格納します。
面倒なファイル変換作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Drive上で、手作業によるファイルの形式変換に手間を感じている方
・RPAを活用し、Web上のファイルコンバーターなどを使った定型業務を自動化したいと考えている方
・ファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
「この大量の画像ファイルをすべてJPEG形式に統一しないと…」
「送られてきたWordファイルをPDFに変換して共有する作業が地味に面倒…」
このように、日常業務で発生するファイルの形式変換作業に、時間や手間を取られていませんか？
もし、特定のフォルダにアップロードされた様々な形式のファイルを、統一された形式に自動で変換できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはストレージサービスに保存されたファイルを任意の形式に変換する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Google Driveにドキュメントが格納されたら、RPAで任意の形式に変更し格納する
試してみる
■概要
Google Driveに格納された特定のファイルを、Web上のツールなどを使って手動で形式変換する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。
このワークフローは、Google Driveの指定フォルダにファイルが追加されると、RPAが自動でファイル形式の変換を行い、再度Google Driveに格納します。
面倒なファイル変換作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Drive上で、手作業によるファイルの形式変換に手間を感じている方
・RPAを活用し、Web上のファイルコンバーターなどを使った定型業務を自動化したいと考えている方
・ファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
ファイル変換を自動化する方法
普段お使いの様々なツールをきっかけにファイルの形式変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。手作業で行っていた変換作業の手間を削減し、業務効率を向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
ストレージサービスを起点にファイルを変換する
Google Driveなどのストレージサービスにファイルが追加されたことをトリガーにして、自動で指定の形式に変換することができます。
ファイルのアップロードから形式の統一までをシームレスに行い、手作業による変換ミスや時間のロスを防ぎましょう！
Google Driveにドキュメントが格納されたら、RPAで任意の形式に変更し格納する
試してみる
■概要
Google Driveに格納された特定のファイルを、Web上のツールなどを使って手動で形式変換する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。
このワークフローは、Google Driveの指定フォルダにファイルが追加されると、RPAが自動でファイル形式の変換を行い、再度Google Driveに格納します。
面倒なファイル変換作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Drive上で、手作業によるファイルの形式変換に手間を感じている方
・RPAを活用し、Web上のファイルコンバーターなどを使った定型業務を自動化したいと考えている方
・ファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
メールツールを起点にファイルを変換する
Gmailなどのメールで受信した添付ファイルを自動で検知し、指定の形式に変換することも。
メールの添付ファイルを一つひとつダウンロードして変換する手間が不要になり、より迅速な対応が可能になります。
Gmailでドキュメントを受信したら、RPAで任意の形式に変更しBoxに格納する
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■概要
特定のメールで受信したファイルを手作業で形式変換し、ストレージサービスに格納する業務は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。
このワークフローは、Gmailで特定のドキュメントを受信したことをきっかけに、RPAが自動でWeb上のツールを操作してファイルの形式を変換し、指定のBoxフォルダに格納する一連の流れを自動化します。
面倒なファイル変換や管理業務から解放され、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・メールで受信したファイルの形式を変換し、手動で管理している方
・RPAを活用し、Web上のツールを使った定型的なブラウザ操作を自動化したいと考えている方
・GmailやBoxを日常的に利用しており、サービス間の連携を効率化したい方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームを起点にファイルを変換する
Googleフォームなどでファイルが送信された際に、そのファイルを指定の形式に自動変換。
申請書や報告書など、特定のフォーマットでファイルを管理したい場合に便利なため、ぜひご活用ください。
Googleフォームからドキュメントが送信されたら、RPAで指定形式に変換しOneDriveに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームでファイルを受け取るたびに、手動でダウンロードし、指定の形式に変換してOneDriveに格納する作業は、時間と手間がかかる定型業務の一つではないでしょうか。
この一連の作業は単純ですが、ヒューマンエラーが発生しやすい側面も持ち合わせています。
このワークフローを活用することで、Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、ファイル形式の変換からOneDriveへの格納までを自動化し、こうした業務課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームで受け取ったファイルを、手作業で形式変換して管理している方
・定型的なファイル変換作業を自動化し、人的ミスをなくしたい方
・OneDriveでのファイル管理を効率化し、より重要な業務に時間を活用したい方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、OneDriveとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
Google Drive上のファイルを自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Google Driveにファイルが格納された際に、RPAで任意の形式に変換して再度格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Google Driveをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- Google Driveのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
Google Driveにドキュメントが格納されたら、RPAで任意の形式に変更し格納する
試してみる
■概要
Google Driveに格納された特定のファイルを、Web上のツールなどを使って手動で形式変換する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。
このワークフローは、Google Driveの指定フォルダにファイルが追加されると、RPAが自動でファイル形式の変換を行い、再度Google Driveに格納します。
面倒なファイル変換作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Drive上で、手作業によるファイルの形式変換に手間を感じている方
・RPAを活用し、Web上のファイルコンバーターなどを使った定型業務を自動化したいと考えている方
・ファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
事前に準備するもの
Chromeの拡張機能
Chromeを使用するためアカウントを準備してください。
「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
拡張機能：Yoom ブラウザ操作オペレーション 設定ツール
Chromeの拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
ステップ1：Google Driveをマイアプリ連携
はじめに、Google DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
Google Driveにドキュメントが格納されたら、RPAで任意の形式に変更し格納する
試してみる
■概要
Google Driveに格納された特定のファイルを、Web上のツールなどを使って手動で形式変換する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。
このワークフローは、Google Driveの指定フォルダにファイルが追加されると、RPAが自動でファイル形式の変換を行い、再度Google Driveに格納します。
面倒なファイル変換作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Drive上で、手作業によるファイルの形式変換に手間を感じている方
・RPAを活用し、Web上のファイルコンバーターなどを使った定型業務を自動化したいと考えている方
・ファイル形式の変換ミスや、変換後のファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
■注意事項
・Google DriveとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
・ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Google Driveにドキュメントが格納されたら、RPAで任意の形式に変更し格納する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
ステップ3：Google Driveのトリガー設定
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle Driveに、ドキュメントを格納しておきましょう！
後続のGoogle Driveのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなドキュメントを格納してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
※今回は、DOCXファイルからPDFファイルに変換することを想定しています。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
ステップ4：分岐の設定
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらのステップでは、任意のファイルのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
※今回はDOCXファイルのみ、後続の処理に進むように設定していきます。
オペレーションに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、下図のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
ステップ5：Google Driveのダウンロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ6：ブラウザを操作する設定
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。
「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
表示された工程は、DOCXファイルをWebサイトで、PDFファイルに変換する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換するDOCXファイルをアップロードして、PDFファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
ブラウザを操作する：「待機」について | Yoomヘルプセンター
アクションを選択すると、Yoomでの入力画面が表示されます。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
5.ファイルをダウンロードにおいて、ファイルという名前でダウンロードされるので、後続のフローでファイルに命名します。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
※ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。
ステップ7：データを操作・変換する設定
1.データを操作・変換する「正規表現によるデータの置換」をクリックしましょう。
こちらのステップでは、ファイル名の末尾に付与されている拡張子を除いた元ファイル名を正規表現で取得する設定を行います。
※正規表現で取得したファイル名とWebサイトでファイル変換した拡張子を合わせて、「元のファイル名.変換後の拡張子」という形でファイルを保存するための設定です。
「変換タイプ」は、「変更」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更できます。
※以下画像の赤枠部分の注釈に従って、変更しましょう。
「置換対象」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「置換箇所を正規表現で指定」は、入力欄下のこちらの記事に従って、入力してください。
※今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ8：Google Driveのアップロード設定
1.アプリと連携する「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は、プルダウンから選択してください。
※以下画像のように、取得した値を設定してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle Driveにデータが格納されることを確認してください。
確認後、Yoomで「保存」をクリックしましょう。
ステップ9：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
Google Driveを活用した自動化例
Google Driveと他アプリとの柔軟な連携によって、ファイル変換以外にも様々な業務を自動化できます。
ファイル内容の自動抽出・要約と通知、他システムへのデータ追加、そして多様なトリガーからのファイルやフォルダ自動作成を通じて、手動での煩雑な作業を削減。
これにより、情報共有の迅速化とデータ活用の促進が実現し、組織全体の生産性を向上させられるでしょう。
Google Driveに格納されたスキャンデータをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Google Driveに格納されたスキャンデータをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加することが可能です。これにより、業務のスピードアップと正確性の向上が期待できます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveでスキャンデータを管理している事務担当者の方
・OCR技術を活用してデータ入力の手間を省きたい方
・Google スプレッドシートを使ってデータを整理・分析する必要があるチームの方
・ペーパーレス化を推進して業務効率化を図りたい経営者の方
・デジタルデータの正確性を高めたい情報管理担当者の方
■注意事項
・Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してSlackに通知する
試してみる
■概要
「Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Groqで要約してSlackに通知する」ワークフローは、ドキュメント管理から情報共有までを自動化する業務ワークフローです。
Google Driveに保存されたファイルをOCR技術でテキスト化し、GroqのAI機能で要約。結果をSlackに自動で通知することで、チーム内での情報共有をスムーズに行えます。
手動でのデータ処理や共有作業の手間を削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに多くのファイルを保管しており、その内容を効率的に共有したい方
・手動でのOCR処理や要約作業に時間を取られている事務担当者
・情報共有を迅速化し、チームのコミュニケーションを改善したいSlackユーザー
・AIや自動化ツールを活用して業務効率を高めたいと考えている企業
■注意事項
・Google Drive、Groq、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceのカスタムオブジェクトに追加する
試してみる
■概要
「Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceのカスタムオブジェクトに追加する」フローは、文書データの自動化と効率化を実現する業務ワークフローです。
Google Driveに新たなファイルがアップロードされると、OCR機能でテキストを抽出し、Salesforceのカスタムオブジェクトに自動的にデータを追加します。
手動入力の手間を省き、業務のスピードアップと正確性の向上を図ります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveを活用して多くのファイルを管理しているビジネスユーザー
・Salesforceのカスタムオブジェクトでデータ管理を行っている担当者
・手動でのデータ入力に時間と労力を費やしている方
・OCR技術を利用して文書のデジタル化を進めたい企業
・業務プロセスの自動化を検討しているIT担当者
■注意事項
・Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「Zoho Formsの回答をもとにGoogleドキュメントで書類を発行し、Google Driveに保存する」ワークフローは、アンケートや申請フォームのデータを効率的に活用するための業務ワークフローです。
Zoho Formsで収集した回答データを自動的にGoogleドキュメントに反映させ、必要な書類を作成します。さらに、その書類をGoogle Driveに自動保存することで、データの管理や共有がスムーズに行えるようになります。
このワークフローを活用すれば、手動でのデータ転記やファイル管理の手間を削減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho Formsを活用しており、収集したデータを効率的に管理したい方
・GoogleドキュメントやGoogle Driveを日常的に使用している業務担当者
・データ入力の手間やミスを減らし、業務の自動化を図りたいチームリーダー
・書類作成や保存のプロセスを標準化し、業務効率を向上させたい経営者
■注意事項
・Zoho Forms、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zoho FormsのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9924708
Shopifyで商品情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
Shopifyで商品情報が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成するフローです。
まとめ
ファイルの形式変換を自動化することで、これまで手作業で行っていた変換作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、ファイル形式を統一する手間が省け、様々なフォーマットのファイルを扱うストレスをなくし、本来集中すべきコア業務に多くの時間を割けるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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