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「この大量の画像ファイルをすべてJPEG形式に統一しないと…」
「送られてきたWordファイルをPDFに変換して共有する作業が地味に面倒…」
このように、日常業務で発生するファイルの形式変換作業に、時間や手間を取られていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">特定のフォルダにアップロードされた様々な形式のファイルを、統一された形式に自動で変換できる仕組み</span>があれば、これらの煩わしい作業から解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができるでしょう！
今回ご紹介する自動化はノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ストレージサービスに保存されたファイルを任意の形式に変換する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
普段お使いの様々なツールをきっかけにファイルの形式変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します。手作業で行っていた変換作業の手間を削減し、業務効率を向上させることが可能です。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">Google Driveなどのストレージサービスにファイルが追加されたことをトリガーにして、自動で指定の形式に変換する</span>ことができます。
ファイルのアップロードから形式の統一までをシームレスに行い、手作業による変換ミスや時間のロスを防ぎましょう！
<span class="mark-yellow">Gmailなどのメールで受信した添付ファイルを自動で検知し、指定の形式に変換する</span>ことも。
メールの添付ファイルを一つひとつダウンロードして変換する手間が不要になり、より迅速な対応が可能になります。
<span class="mark-yellow">Googleフォームなどでファイルが送信された際に、そのファイルを指定の形式に自動変換</span>。
申請書や報告書など、特定のフォーマットでファイルを管理したい場合に便利なため、ぜひご活用ください。
それではここから代表的な例として、Google Driveにファイルが格納された際に、RPAで任意の形式に変換して再度格納するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
Chromeの拡張機能
Chromeを使用するためアカウントを準備してください。
「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chromeの拡張機能を追加後に、管理画面でシークレットモードの実行を許可しましょう。
はじめに、Google DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
3.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
※認証時に、アクセス権限を「全て許可」にしておいてください。
マイアプリにGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】Google Driveにドキュメントが格納されたら、RPAで任意の形式に変更し格納する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
フローの作成を始める前に、あらかじめYoomと連携するGoogle Driveに、ドキュメントを格納しておきましょう！
後続のGoogle Driveのトリガー設定時のテストで必要になります。
今回は下図のようなドキュメントを格納してみました。
テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
※今回は、DOCXファイルからPDFファイルに変換することを想定しています。
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。基本的には、最短の起動時間で設定することをおすすめします。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してみてください。
4.「フォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
5.入力を終えたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得した値は、後続の設定で活用できます！
取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値です。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
※詳しくは、こちらをご参照ください。
1.分岐「コマンドオペレーション」をクリックしましょう。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
こちらのステップでは、任意のファイルのみ後続の処理を行うために分岐設定をします。
※今回はDOCXファイルのみ、後続の処理に進むように設定していきます。
オペレーションに「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」、取得した値に検知したい項目を設定します。
「分岐条件」は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
今回はテンプレートを活用して、下図のように設定しています。
設定を終えたら、「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、ダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」をクリックしましょう。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。
フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中は、有料プランで使えるアプリやブラウザ操作のオペレーションも試せますので、ぜひ活用してみてください。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法については、詳しいガイドやチュートリアルをご用意しています。
「ブラウザを操作する」の設定方法 | Yoomヘルプセンター
表示された工程は、DOCXファイルをWebサイトで、PDFファイルに変換する工程を辿っています。
各項目をクリックして表示されるポップアップ画面で設定できます。
まず、「1.URLにアクセス」をクリックして、任意のアクション名と変換サイトのURLを入力します。
入力したら、「保存する」をクリックします。
※変換サイトは、ご自身で使いやすいものを設定しましょう。また、用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
次以降のアクションでは、変換サイトで変換するDOCXファイルをアップロードして、PDFファイルに変換されたファイルをダウンロードする手順になります。
ブラウザを操作する：「待機」について | Yoomヘルプセンター
アクションを選択すると、Yoomでの入力画面が表示されます。
ファイルを変換するためのWeb上の操作として、「3.クリック」というアクションを追加しています。
5.ファイルをダウンロードにおいて、ファイルという名前でダウンロードされるので、後続のフローでファイルに命名します。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、各項目が成功したら「保存する」をクリックしてください。
※ブラウザ操作について、万が一、操作時にシークレットウィンドウを消してしまった際は、こちらをご参照ください。
1.データを操作・変換する「正規表現によるデータの置換」をクリックしましょう。
こちらのステップでは、ファイル名の末尾に付与されている拡張子を除いた元ファイル名を正規表現で取得する設定を行います。
※正規表現で取得したファイル名とWebサイトでファイル変換した拡張子を合わせて、「元のファイル名.変換後の拡張子」という形でファイルを保存するための設定です。
「変換タイプ」は、「変更」をクリックして表示されるポップアップ画面で変更できます。
※以下画像の赤枠部分の注釈に従って、変更しましょう。
「置換対象」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「置換箇所を正規表現で指定」は、入力欄下のこちらの記事に従って、入力してください。
※今回は、テンプレートを使用して、以下画像のように設定しています。
設定を終えたら、「テスト」を実行し、変換に成功したら「保存する」をクリックしてください。
1.アプリと連携する「ファイルをアップロードする」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「格納先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示される取得した値から選択してください。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は、プルダウンから選択してください。
※以下画像のように、取得した値を設定してください。
設定完了後は「テスト」を行い、実際にGoogle Driveにデータが格納されることを確認してください。
確認後、Yoomで「保存」をクリックしましょう。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
<span class="mark-yellow">Google Driveと他アプリとの柔軟な連携によって、ファイル変換以外にも様々な業務を自動化できます。</span>
ファイル内容の自動抽出・要約と通知、他システムへのデータ追加、そして多様なトリガーからのファイルやフォルダ自動作成を通じて、手動での煩雑な作業を削減。
これにより、情報共有の迅速化とデータ活用の促進が実現し、組織全体の生産性を向上させられるでしょう。
ファイルの形式変換を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた変換作業から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、ファイル形式を統一する手間が省け、様々なフォーマットのファイルを扱うストレスをなくし、本来集中すべきコア業務に多くの時間を割けるようになるでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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