Gmailでドキュメントを受信したら、RPAで任意の形式に変更しBoxに格納する

‍■概要

特定のメールで受信したファイルを手作業で形式変換し、ストレージサービスに格納する業務は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のドキュメントを受信したことをきっかけに、RPAが自動でWeb上のツールを操作してファイルの形式を変換し、指定のBoxフォルダに格納する一連の流れを自動化します。面倒なファイル変換や管理業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信したファイルの形式を変換し、手動で管理している方
• RPAを活用し、Web上のツールを使った定型的なブラウザ操作を自動化したいと考えている方
• GmailやBoxを日常的に利用しており、サービス間の連携を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信からファイルの形式変換、Boxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になることで、変換ミスや格納漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの情報に基づいて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、Web上のツールでファイルの形式を変換（convert file）するようブラウザ操作を記録します。
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。
• 分岐機能では、前段のGmailトリガーで取得した情報（差出人アドレスや件名など）を利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件をカスタマイズできます。
• RPA機能では、操作したいWebページのURLや実行したい操作内容などを、実際の業務に合わせて自由に設定することが可能です。
• Boxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段のステップで取得した情報を用いて任意に設定できます。

■注意事項

• Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。