Googleフォームからドキュメントが送信されたら、RPAで指定形式に変換しOneDriveに格納する

■概要

Googleフォームでファイルを受け取るたびに、手動でダウンロードし、指定の形式に変換してOneDriveに格納する作業は、時間と手間がかかる定型業務の一つではないでしょうか。この一連の作業は単純ですが、ヒューマンエラーが発生しやすい側面も持ち合わせています。このワークフローを活用することで、Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、ファイル形式の変換からOneDriveへの格納までを自動化し、こうした業務課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取ったファイルを、手作業で形式変換して管理している方
• 定型的なファイル変換作業を自動化し、人的ミスをなくしたい方
• OneDriveでのファイル管理を効率化し、より重要な業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルのダウンロード、形式変換、アップロードという一連の処理が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換（convert file）や格納作業がなくなることで、ファイル名の付け間違いや保存場所の誤りといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、フォームの回答を検知します。
3. オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームから送信されたファイルをダウンロードします。
4. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインコンバーターなどでファイルの形式を変換します。
5. 必要に応じて、AI機能の「テキストを生成する」アクションでファイル名や概要を作成します。
6. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォームを任意で指定してください。
• Google Driveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDは固定値のほか、前のステップで取得した情報を変数として設定できます。
• RPA機能では、ファイル変換に利用するWebページのURLや操作対象、取得する情報などを自由にカスタマイズすることが可能です。
• AI機能のプロンプトは自由に編集でき、定型文のほか、前のステップで取得したファイル名などの情報を組み込んでテキストを生成できます。
• OneDriveへアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダは、固定値や前のステップで取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、OneDriveとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。