Google Driveに格納されたファイルをOCRで読み取り、Salesforceのカスタムオブジェクトに追加する

■概要

Google Driveに保存された請求書や申込書などのファイル情報を、一件ずつSalesforceへ手作業で転記していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取りSalesforceへ登録します。データ入力業務を自動化し、業務の正確性と効率の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveの書類データをSalesforceへ手入力している営業や事務担当の方
• 紙媒体やPDFの情報をSalesforceで一元管理し、入力精度を向上させたいチームリーダーの方
• OCRを活用したデータ入力の自動化で、よりコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル格納からSalesforceへの登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや項目漏れのリスクを軽減し、Salesforceに登録されるデータの正確性を担保することで、データ品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを読み取ります。
4. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定の項目に登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが格納された際にワークフローを起動させるか、対象フォルダを任意で設定してください。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルからどの部分のテキストをどの項目として抽出するかを、自由にカスタマイズすることが可能です。
• Salesforceでは、データの登録先となるオブジェクトや、OCRで抽出したどのデータをどの項目に対応させるかを柔軟に設定できます。

■注意事項

• Google Drive、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceとの連携およびOCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  　https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。