Google Driveに格納されたスキャンデータをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する

■概要

請求書や領収書など、スキャンした書類データを手作業で転記する業務は、時間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにファイルが追加されると、OCR機能が自動でファイル内のテキストを読み取り、Google スプレッドシートにデータを追加します。定型的なデータ入力作業から解放され、業務の正確性と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存したスキャンデータの転記作業に課題を感じている経理や総務担当者の方
• Google スプレッドシートでのデータ管理で、手入力による作業を自動化し効率化したい方
• ペーパーレス化を進める中で、紙書類のデータ化と管理を円滑に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルをアップロードするだけで、転記作業が自動で完了するため、データ入力に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、管理するデータの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、本ワークフローの監視対象としたいフォルダを任意で指定することが可能です。
• OCR機能のアクションでは、読み取りたい書類の種類（請求書、領収書など）に合わせて、抽出したい項目を自由に設定できます。
• Google スプレッドシートのアクションでは、連携先のシートIDや、OCR機能で抽出したどの情報をどの列に記載するかの対応関係を任意で設定してください。

■注意事項‍

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。