メールで受信したファイルをPDFに変換してDropboxに自動保存する
GmailやOutlookで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されているファイルを自動でPDF形式に変換し、Dropboxに格納します。
請求書や契約書など、メールで頻繁に受け取る重要書類の管理・保管を効率化でき、メールボックスを探し回る手間を省いて必要なファイルへすぐにアクセスできるようになります！
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日々の業務では、WordやExcel、画像ファイルなど様々な形式のファイルを受け取り、管理する必要がありますよね。
特に、長期保存や共有のためにPDF形式に変換し、Dropboxのようなクラウドストレージに整理して保存する作業は、多くの企業で行われているはずです。
でも、これらのファイルを一つ一つ手作業でPDFに変換して、指定のフォルダにアップロードするのは、意外と時間と手間がかかるもの…。
<span class="mark-yellow">メールの添付ファイルやチャットで共有されたファイルなど、受け取る経路が多岐にわたると、ファイルの見落としや保存忘れといったリスクも考えられます。</span>
この記事では、フォーム、メール、チャットツールなど、様々な方法で受け取ったファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxに保存する方法をご紹介します！
この自動化によって、ファイル形式の統一や整理の手間を削減し、より重要な業務に集中できるようサポートします。
Yoomには、Dropboxへのファイル格納とPDF変換を自動化するテンプレートを用意しています。すぐに試したい方は、以下のテンプレートをクリックして設定を始めましょう！
フォームやメール、チャットツールなど、様々な起点から受け取ったファイルを自動的にPDF形式に変換し、Dropboxの指定フォルダに保存することができます。
ここでは、業務を効率化するための実践的なテンプレート事例をいくつかご紹介します。気になる自動化例をクリックして、簡単に試すことができます！
Googleフォームなどのフォームツールでファイルを受け取った際に、そのファイルを自動でPDF形式に変換し、Dropboxに格納します。
申請書や申込書など、フォーム経由で受け取るファイルの形式を統一して管理しやすくするのに役立ち、手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になりますよ！
GmailやOutlookで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されているファイルを自動でPDF形式に変換し、Dropboxに格納します。
請求書や契約書など、メールで頻繁に受け取る重要書類の管理・保管を効率化でき、メールボックスを探し回る手間を省いて必要なファイルへすぐにアクセスできるようになります！
SlackやMicrosoft Teamsの特定のチャンネルやチャットにファイルが投稿された際に、そのファイルを自動でPDF形式に変換し、Dropboxに格納します。
チャットツール上で共有された資料や報告書などを、形式を整えて一元管理する際に便利で、ファイルが流れてしまうのを防ぎ後から参照しやすくなりますね！
ここでは例として、「Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する」フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
Yoomを使えば、画面の指示に従って設定するだけで、このような自動化フローを構築できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
ここでは連携するアプリ情報をYoomに登録する設定を行います。Yoomのワークスペースにログイン後、マイアプリ画面で「＋新規接続」をクリックします。
Yoomで使えるアプリ一覧が表示されます。検索窓から今回連携するアプリを検索し、マイアプリ登録を進めてください。
検索結果からアプリ名をクリックします。
検索結果からアプリ名（Google Drive）をクリックすると、Google Driveの連携確認画面に切り替わります。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
Google Driveへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
検索結果からアプリ名をクリックします。Dropboxのアカウント情報を入力する画面に切り替わります。
連液するアカウント情報を入力すると、アクセス権限の確認に進みます。
「許可」をクリックすると、Dropboxのマイアプリ連携が完了します。
マイアプリ画面内の「ブラウザ操作用アカウント」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。
下の画面が表示されます。
上記を入力し、追加ボタンをクリックすると操作用アカウントの追加が完了です。
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、フローボットの起動間隔を決めてGoogle フォームの回答を検知する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
次へをクリックして進みましょう。
ファイルをアップロードする項目を入れたフォームを作成しました。
今回は、ファイルをPDFに変換するフローのため、テスト用のJPEGデータをアップロードして送信しておきます。
Yoomの設定画面に戻ります。
フォームIDの入力までできたら、テストボタンをクリックします。成功すると、以下の項目・値が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
この値は、後の工程で引用します。
続いて、Google フォームの回答結果を追加取得する操作を行います。アウトプット一覧の下にある「＋取得する値を追加」ボタンをクリックします。
JSONPath指定画面に切り替わります。例えば、任意の質問を追加した場合、標準設定のアウトプットでは取得できませんが、このJSONPath内から項目を選択すると追加取得できます。
より詳しい設定方法：Google フォームトリガーで、回答内容を取得する方法
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google Driveに保存されたファイルをダウンロードする設定を行います。
こちらは初期設定済みです。
→次へをクリックします。
（2/2）API接続設定
テストボタンをクリックします。
成功すると、Google Driveから取得できたファイルが表示されます。このファイルは次の工程で使用します。
保存をするをクリックします。
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、オンラインのデータ変換サービス「https://www.ilovepdf.com」を使って、PDFに自動変換する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
そのため、追加の操作は不要です。右下のテストボタンをクリックします。
成功すると、変換したPDFが取得できます。
保存するをクリックして次の操作に進みましょう。
テンプレートの4つ目をクリックします。この工程では、Dropboxの指定したフォルダに前の操作で取得したPDFをアップロードする設定を行います。
こちらは初期設定済みです。
次へをクリックします。
テストボタンをクリックします。成功すると、DropboxにPDFがアップロードされます。
保存するボタンをクリックします。
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。<span class="mark-yellow">プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。</span>
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Yoomには、Dropboxを活用した様々な自動化テンプレートを用意しています。ここでは、その一部をご紹介します。
今回は、様々なツールで受け取ったファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxに保存する方法についてご紹介しました。
フォーム、メール、チャットツールなど、異なる経路から受け取るファイルを都度手作業でPDFに変換し、Dropboxに整理するのは手間がかかるものです…
Yoomを活用すれば、これらのファイル変換・保存プロセスを自動化できます。
<span class="mark-yellow">Googleフォームの添付ファイル、GmailやOutlookの添付ファイル、SlackやTeamsに投稿されたファイルなどをトリガーとして、自動でPDFに変換し、指定したDropboxフォルダへ格納するフローを、プログラミング不要で簡単に構築可能です！</span>
これにより、ファイル形式の統一や整理にかかる時間を削減できるだけでなく、保存漏れや人的ミスを防ぐことにもつながります。
ファイル管理の効率化に関心のある方は、ぜひ一度Yoomのテンプレートを活用して、業務自動化を手軽に体験してみてくださいね！
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