とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Dropboxへのファイル格納とPDF変換を自動化するテンプレートを用意しています。すぐに試したい方は、以下のテンプレートをクリックして設定を始めましょう！
Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったファイル付きの回答を、一件ずつ手作業でPDFに変換し、Dropboxへ保存していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、添付ファイルのダウンロードからPDF形式への変換、Dropboxへの格納までを自動化でき、ファイル管理に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったファイルを都度PDF化してDropboxで管理している方 手作業によるファイルのダウンロードや形式変換、アップロードに手間を感じている方 RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるファイルの変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」フローが起動するように設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 その次に、「ブラウザを操作する」アクションを用いて、ダウンロードしたファイルをPDF形式に変換する処理を設定します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogleフォームは、フォームのIDを指定することで、任意のフォームに変更することが可能です。 Googleフォームの回答内容は後続のオペレーションで自由に利用できるため、例えば回答者の氏名などをDropboxにアップロードする際のファイル名に設定するといったカスタマイズができます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
日々の業務では、WordやExcel、画像ファイルなど様々な形式のファイルを受け取り、管理する必要がありますよね。
でも、これらのファイルを一つ一つ手作業でPDFに変換して、指定のフォルダにアップロードするのは、意外と時間と手間がかかるもの…。メールの添付ファイルやチャットで共有されたファイルなど、受け取る経路が多岐にわたると、ファイルの見落としや保存忘れといったリスクも考えられます。
この記事では、フォーム、メール、チャットツールなど、様々な方法で受け取ったファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxに保存する方法をご紹介します！
DropboxとPDF変換を使った様々な自動化の方法
フォームやメール、チャットツールなど、様々な起点から受け取ったファイルを自動的にPDF形式に変換し、Dropboxの指定フォルダに保存することができます。
フォームで受け取ったファイルをPDFに変換してDropboxに自動保存する
Googleフォームなどのフォームツールでファイルを受け取った際に、そのファイルを自動でPDF形式に変換し、Dropboxに格納します。
Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったファイル付きの回答を、一件ずつ手作業でPDFに変換し、Dropboxへ保存していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、添付ファイルのダウンロードからPDF形式への変換、Dropboxへの格納までを自動化でき、ファイル管理に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったファイルを都度PDF化してDropboxで管理している方 手作業によるファイルのダウンロードや形式変換、アップロードに手間を感じている方 RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるファイルの変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」フローが起動するように設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 その次に、「ブラウザを操作する」アクションを用いて、ダウンロードしたファイルをPDF形式に変換する処理を設定します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogleフォームは、フォームのIDを指定することで、任意のフォームに変更することが可能です。 Googleフォームの回答内容は後続のオペレーションで自由に利用できるため、例えば回答者の氏名などをDropboxにアップロードする際のファイル名に設定するといったカスタマイズができます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
フォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Webフォームから受け取った添付ファイルを、都度手作業でPDFに変換してクラウドストレージに保存していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Webフォームで受け取った添付ファイルのPDF変換と保存作業に手間を感じている方 RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型的なPC操作を自動化したい方 Dropboxをファイル管理に利用しており、手作業でのアップロードをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信を起点にファイル変換からDropboxへの格納までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるファイルの変換忘れや保存場所の間違い、アップロード漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、添付ファイルをPDFに変換する操作を記録します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、RPAによって変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーでは、氏名やファイル添付欄など、用途に合わせて質問項目を自由にカスタマイズしてください。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、自動化したいブラウザ上の操作を任意で設定できます。 Dropboxにファイルを格納するアクションでは、保存先となる任意のフォルダパスを指定してください。 ■注意事項
DropboxとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
メールで受信したファイルをPDFに変換してDropboxに自動保存する
GmailやOutlookで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されているファイルを自動でPDF形式に変換し、Dropboxに格納します。
Gmailで受信したファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書や発注書といった添付ファイルを、都度手作業でPDFに変換し、Dropboxへ保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailでのファイル受信をきっかけに、RPA機能が自動でファイルをPDFに変換しDropboxへ格納するため、一連のファイル管理業務を自動化し、作業負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで日々受信する添付ファイルの管理や整理に課題を感じている方 RPAを活用して、手作業で行っているファイル変換や保存作業をなくしたい方 Dropboxをファイルストレージとして利用しており、格納業務を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信からDropboxへのファイル格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務にあてることができます。 手作業によるファイルの変換ミスや保存先のフォルダ間違い、格納漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、特定の条件のメールを受信した際にフローが起動するよう設定します。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、受信した添付ファイルをPDF形式に変換するよう設定します。 最後に、オペレーションでDropboxのアクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、特定のラベルが付いたメールを対象に、自動化をしたいメール条件を任意で設定してください。 RPA機能の「ブラウザを操作する」では、PDF変換に使用するWebサイトでの操作や自動化したい一連のアクションを自由に設定してください。 Dropboxにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先としたいフォルダのパスを任意で指定してください。 ■注意事項
Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信した請求書や見積書などの添付ファイルを、都度手動でPDFに変換し、Dropboxに保存する作業に手間を感じてはいないでしょうか。この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、保存忘れや格納先のミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付ファイルをRPAでPDFに変換後、Dropboxの指定フォルダへ自動で格納する一連の流れを実現し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信する添付ファイルを、手作業でPDF化しDropboxで管理している方 ファイル形式の変換やクラウドストレージへのアップロードといった定型業務を効率化したい方 手作業によるミスをなくし、ファイル管理業務の正確性を高めたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信からファイル変換、格納までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他のコア業務に充てることができます。 手作業によるファイルの変換忘れや、異なるフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防止し、業務の品質向上に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。 トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定して、特定の件名や差出人などで起動条件を指定します。 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。 続いて、「ブラウザを操作」を使い、ダウンロードしたファイルをオンラインのPDF変換ツールなどで変換するブラウザ操作を記録します。 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダへ格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「ブラウザを操作」アクションでは、ファイル変換に利用するWebサービスや、アップロードから変換、ダウンロードまでの一連の操作手順を、ユーザーの環境に合わせて自由に設定できます。 Outlookのトリガー条件で特定の差出人からのメールのみを対象にしたり、Dropboxのアップロード先フォルダを案件ごとに変更したりと、実際の業務に合わせて柔軟なカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
チャットツールに投稿されたファイルをPDFに変換してDropboxに自動保存する
SlackやMicrosoft Teamsの特定のチャンネルやチャットにファイルが投稿された際に、そのファイルを自動でPDF形式に変換し、Dropboxに格納します。
Slackに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackでのファイル共有は便利ですが、共有されたファイルを都度PDFに変換し、指定のストレージへ格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルにファイルが投稿されるだけで、RPAが自動でPDF形式に変換しDropboxへ保存します。報告書や各種資料のフォーマット統一と格納といった、定型的なファイル管理業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで共有されるファイルの形式を統一して管理したいと考えている方 手作業でのファイル変換やアップロードに時間がかかり、非効率だと感じている方 RPAを活用してブラウザ上の定型作業を自動化し、業務効率化を進めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Slackへのファイル投稿をきっかけに、PDFへの変換とDropboxへの格納が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの変換忘れや、誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定します。 次に、オペレーションの「ブラウザを操作する」で、ダウンロードしたファイルをPDFに変換するブラウザ上の操作を記録します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「ブラウザを操作する」アクションでは、ファイルのPDF変換に利用するWebツールや、そのサイト上での具体的な操作内容を任意で設定してください。 Slackのトリガー設定では、自動化の対象としたいチャンネルを任意で指定することが可能です。 Dropboxにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダを任意で指定できます。 ■注意事項
Slack、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
Microsoft Teamsに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Microsoft Teamsのチャネルにファイルが投稿されるたびに、手作業でPDFに変換し、Dropboxへ保存する作業は手間がかかる上に、対応漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのファイル投稿をきっかけに、RPAがPDF変換からDropboxへの格納までを自動で実行するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Microsoft TeamsとDropboxでファイル管理を行っており、手作業に課題を感じている方 RPAを活用して、特定のWebアプリケーション上での定型的な操作を自動化したい方 ファイル管理のプロセスを標準化し、業務の属人化を解消したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Teamsへのファイル投稿をトリガーに、PDF変換とDropboxへの格納が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、保存忘れやファイル形式の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Microsoft Teams、Dropbox、Microsoft SharePointをYoomと連携します。 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、対象のチャネルを指定します。 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsのアクションを設定し、トリガーとなったメッセージに添付されたファイル情報を取得します。 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションで「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のPDF変換サイトなどでファイルをPDFに変換する操作を自動化します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「ブラウザを操作する」オペレーションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、クリックするボタン、ファイルをアップロードする箇所といった操作内容を、お使いの環境に合わせて任意で設定してください。 Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名の命名規則なども任意で設定することが可能です。 ■注意事項
Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
フォームに添付されたファイルをPDF変換してDropboxに自動保存するフローを作ってみよう
ここでは例として、「Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する 」フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちら
[Yoomとは]
フローの作成方法
Google フォームとGoogle DriveとDropboxをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Google フォームとGoogle DriveとDropboxをのアクション設定
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する
試してみる
■概要
フォームから送信される複数のPDFファイルを一つひとつ手作業で結合し、ファイル名を付けてBoxに格納する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、ファイルの結合漏れや保存先の間違いといったミスが発生しやすい業務でもあります。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでPDFの結合からBoxへの格納までを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Webフォームで受信した複数のPDFファイルを手作業で結合・管理している方 PDFの結合やBoxへの格納を手作業で行っており、ミスの発生や工数に課題を感じている方 Boxを活用した文書管理フローを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム送信を起点にPDFの結合とBoxへのアップロードが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの結合漏れやファイル名の付け間違い、Boxへの格納ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxをYoomと連携します。 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、結合したいPDFファイルを受け取るための項目を作成します。 次に、オペレーションでデータを操作・変更機能の「PDFファイルを結合する」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定します。 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、結合したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
PDFファイルを結合するアクションでは、結合後のファイル名に、フォームで入力された氏名や日付といった動的な値を含めることが可能です。 Boxへファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意のフォルダに指定することが可能です。 ■注意事項
ステップ1:Google フォーム、Google Drive、Dropboxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google フォームとYoomのマイアプリ登録
検索結果からアプリ名をクリックします。
「Sign in with Google」ボタンをクリック します。その後、Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力します。
Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしましょう。
「続行」をクリックしてください。
これでGoogle フォームのマイアプリ連携が完了です。
Google DriveとYoomのマイアプリ登録
検索結果からアプリ名（Google Drive）をクリックすると、Google Driveの連携確認画面に切り替わります。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
Google Driveへのアクセスを許可するをクリック すると、マイアプリ連携が完了します。
DropboxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Chromeの拡張機能
この操作はChromeを使用します。アカウントをご準備ください。
Chromeの拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chromeの拡張機能を追加したら、拡張機能の管理からシークレットモードの実行を許可するようオンに設定してください。
ブラウザ操作用アカウント
マイアプリ画面内の「ブラウザ操作用アカウント」のタブを選択し、＋新規接続をクリック します。
下の画面が表示されます。
上記を入力し、追加ボタンをクリックすると操作用アカウントの追加が完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取ったファイル付きの回答を、一件ずつ手作業でPDFに変換し、Dropboxへ保存していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をきっかけに、添付ファイルのダウンロードからPDF形式への変換、Dropboxへの格納までを自動化でき、ファイル管理に関する業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleフォームで受け取ったファイルを都度PDF化してDropboxで管理している方 手作業によるファイルのダウンロードや形式変換、アップロードに手間を感じている方 RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォーム回答からファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。 手作業によるファイルの変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を向上させます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleフォームとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」フローが起動するように設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。 その次に、「ブラウザを操作する」アクションを用いて、ダウンロードしたファイルをPDF形式に変換する処理を設定します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
トリガーとなるGoogleフォームは、フォームのIDを指定することで、任意のフォームに変更することが可能です。 Googleフォームの回答内容は後続のオペレーションで自由に利用できるため、例えば回答者の氏名などをDropboxにアップロードする際のファイル名に設定するといったカスタマイズができます。 ■注意事項
Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、フローボットの起動間隔を決めてGoogle フォームの回答を検知する設定を行います。
（1/2）フォームを作成
この画面では、以下の項目が設定済みです。
タイトル
アプリ
Google フォームと連携するアカウント情報
トリガーアクション
次へをクリック して進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
トリガー起動間隔 フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
今回使うフォームのサンプル
ファイルをアップロードする項目を入れたフォームを作成しました。
今回は、ファイルをPDFに変換するフローのため、テスト用のJPEGデータをアップロードして送信しておきます。
Yoomの設定画面に戻ります。
フォームID 該当フォームのURLから値を取得して編集欄に入力してください。 フォームIDの入力までできたら、テストボタンをクリック します。成功すると、以下の項目・値が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
アウトプットを追加取得する
続いて、Google フォームの回答結果を追加取得する操作を行います。アウトプット一覧の下にある「＋取得する値を追加」ボタンをクリックします。
JSONPath指定画面に切り替わります。例えば、任意の質問を追加した場合、標準設定のアウトプットでは取得できませんが、このJSONPath内から項目を選択すると追加取得できます。
より詳しい設定方法：Google フォームトリガーで、回答内容を取得する方法
保存をクリック して次の工程に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google Driveに保存されたファイルをダウンロードする設定を行います。
(1/1)連携アカウントとアクションを選択
こちらは初期設定済みです。
タイトル
アプリ
Google Driveと連携するアカウント情報
アクション
→次へをクリックします。
（2/2）API接続設定
ファイルID 前の操作で追加したアウトプットの引用コードを挿入します。
テストボタンをクリック します。
成功すると、Google Driveから取得できたファイルが表示されます。このファイルは次の工程で使用します。
保存をするをクリック します。
ステップ5：ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、オンラインのデータ変換サービス「https://www.ilovepdf.com」を使って、PDFに自動変換する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
そのため、追加の操作は不要です。右下のテストボタンをクリックします。
成功すると、変換したPDFが取得できます。
保存するをクリック して次の操作に進みましょう。
ステップ6：アプリと連携する「ファイルをアップロード」
テンプレートの4つ目をクリックします。この工程では、Dropboxの指定したフォルダに前の操作で取得したPDFをアップロードする設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
こちらは初期設定済みです。
タイトル
アプリ
Dropboxと連携するアカウント情報
アクション
次へをクリックします。
（2/2）API接続設定
フォルダのパス URLから取得できます。https://www.dropbox.com/home/document/変換の場合、/home/document/変換 になります。
ファイル名 前の操作で取得したPDFの引用コードを埋めこまれています。追加の操作は不要ですが、編集欄をクリック＜プルダウンメニュー＜取得した値＜ブラウザを操作する の中に引用コードが格納されています。
テストボタンをクリック します。成功すると、DropboxにPDFがアップロードされます。
保存するボタン をクリックします。
ステップ7（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Dropboxに関連するその他のテンプレート事例紹介
Yoomには、Dropboxを活用した様々な自動化テンプレートを用意しています。ここでは、その一部をご紹介します。
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
会議の録音やインタビューの音声データなど、手作業での文字起こしは時間がかかり、手間だと感じていませんか。また、その内容をドキュメントに転記する作業も、ミスの原因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルをアップロードするだけで、自動で文字起こしを行い、指定のGoogleドキュメントに内容を追記します。面倒な文字起こしと転記作業を自動化し、業務効率の改善に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
会議やインタビューの録音データを手作業で文字起こししている方 Dropboxで音声ファイルを管理し、Googleドキュメントで議事録を作成している方 音声コンテンツの活用を進めたいが、文字起こしの工数に課題を感じている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxへのアップロードから文字起こし、転記までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業による文字起こしの聞き間違いや、ドキュメントへの転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。 次に、オペレーションでYoomの「音声データを文字起こしする」機能を選択し、ダウンロードした音声ファイルを設定します。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、文字起こしされたテキストを出力します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、音声ファイルをアップロードする監視対象のフォルダのパスを任意で設定してください。 Googleドキュメントで文字起こし結果を追記するアクションを設定する際に、対象となるドキュメントIDを任意で設定してください。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・HubSpotで新しく登録されたコンタクト情報を基に、Dropboxで個別フォルダを作成し、顧客情報や関連資料を管理したいチーム
・顧客ごとにフォルダを作成し、ドキュメント管理を効率化したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・新規コンタクトがHubSpotに登録された際に、Dropboxでフォルダを自動生成し、顧客サポート資料ややり取りを一元管理したいチーム
3.マーケティング部門
・HubSpotで取得したリード情報に基づいて、Dropboxにフォルダを作成し、キャンペーン資料やマーケティング資料を整理したいチーム
4.プロジェクト管理チーム
・新規顧客やパートナー情報をHubSpotで管理し、関連するプロジェクト資料をDropboxで管理したいチーム
5.データ管理チーム
・HubSpotとDropbox間で顧客データの整合性を保ち、一貫した顧客管理を行いたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・自動でDropboxにフォルダが作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理することができます。
・顧客対応の進捗状況や関連資料をリアルタイムで共有できるため、ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行が可能となります。
■注意事項
・HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携させてください。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データを手動でダウンロードし、Dropboxなどのストレージサービスに保存する作業は、件数が増えると大きな手間になるのではないでしょうか。また、保存のし忘れやファイル名の付け間違いといったミスが発生することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティングの終了をきっかけに、録画データを自動でDropboxに保存できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoomでの会議が多く、録画データのダウンロードや共有に手間を感じている方 手作業によるファイルのアップロードで、保存漏れなどのミスを防ぎたい方 ZoomとDropboxを連携させ、議事録やナレッジの管理を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Zoomミーティングが終了すると、録画データが自動でDropboxに保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手動でのアップロード作業が不要になることで、保存のし忘れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、ZoomとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得」アクションを設定し、録画情報を取得します。 続けて、オペレーションでZoomの「ミーティングのレコーディングファイルをダウンロード」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoomの各オペレーションでは、トリガーで取得した情報をもとに、対象となるミーティングIDやレコーディングのダウンロードURLを設定してください。 Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名は固定のテキストだけでなく、ミーティングのトピックや開催日時といった情報を組み合わせて任意に設定することが可能です。 ■注意事項
Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。 クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちら をご参照ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら をご確認ください。
Zoho CRMで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
■概要
Zoho CRMに新しい取引先を登録するたび、Dropboxに手作業でフォルダを作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、フォルダ名の入力ミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMに取引先が登録されたタイミングで、Dropboxに取引先名のフォルダを自動で作成できるため、こうした手間やミスを解消し、スムーズな情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Zoho CRMとDropboxで顧客情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方 取引先ごとの書類管理を効率化し、入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたいと考えている方 営業活動に関わる定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Zoho CRMへの取引先登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるフォルダの作成漏れや、取引先名の入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、管理体制を強化します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Zoho CRMとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでZoho CRMを選択し、「取引先が作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでZoho CRMを選択し、「取引先情報を取得」アクションを設定します。 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、前段で取得した取引先情報をもとにフォルダを作成するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Zoho CRMから取引先情報を取得する際、どの取引先を対象とするかは、トリガーで取得したIDなどの変数を用いて設定します。 Dropboxに作成するフォルダの保存先パスやフォルダ名は、固定のテキストやZoho CRMから取得した取引先名などの変数を組み合わせて自由に設定できます。 ■注意事項
Zoho CRM、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
今回は、様々なツールで受け取ったファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxに保存する方法についてご紹介しました。
Yoomを活用すれば、これらのファイル変換・保存プロセスを自動化できます。Googleフォームの添付ファイル、GmailやOutlookの添付ファイル、SlackやTeamsに投稿されたファイルなどをトリガーとして、自動でPDFに変換し、指定したDropboxフォルダへ格納するフローを、プログラミング不要で簡単に構築可能です！
これにより、ファイル形式の統一や整理にかかる時間を削減できるだけでなく、保存漏れや人的ミスを防ぐことにもつながります。
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関連記事： 【ノーコードで実現】PDFの内容を自動で要約する方法
よくあるご質問
Q：保存先のフォルダやファイル名を動的に変更できますか？
A：可能です！
Q：Dropbox以外のクラウドストレージでも実現可能ですか？
A：はい。可能です。
Q：PDF変換やアップロードに失敗した場合、どうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。ヘルプページ こちら
