とにかく早く試したい方へ
Yoomには、Dropboxへのファイル格納とPDF変換を自動化するテンプレートを用意しています。すぐに試したい方は、以下のテンプレートをクリックして設定を始めましょう！
Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する」ワークフローは、添付ファイルの処理を効率化します。
フォーム受信からDropboxへの自動格納が可能となります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して情報を収集している方
・受け取った添付ファイルを迅速に処理したいと考えている方
・手動でのファイル処理に時間を取られたくない方
・Dropboxを使ってファイルを整理し、共有している方
・日常的にRPAを使って業務効率化を図っている方
・定期的にファイルをPDFに変換して保存する必要がある方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
日々の業務では、WordやExcel、画像ファイルなど様々な形式のファイルを受け取り、管理する必要がありますよね。
特に、長期保存や共有のためにPDF形式に変換し、Dropboxのようなクラウドストレージに整理して保存する作業は、多くの企業で行われているはずです。
でも、これらのファイルを一つ一つ手作業でPDFに変換して、指定のフォルダにアップロードするのは、意外と時間と手間がかかるもの…。
メールの添付ファイルやチャットで共有されたファイルなど、受け取る経路が多岐にわたると、ファイルの見落としや保存忘れといったリスクも考えられます。
この記事では、フォーム、メール、チャットツールなど、様々な方法で受け取ったファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxに保存する方法をご紹介します！
この自動化によって、ファイル形式の統一や整理の手間を削減し、より重要な業務に集中できるようサポートします。
DropboxとPDF変換を使った様々な自動化の方法
フォームやメール、チャットツールなど、様々な起点から受け取ったファイルを自動的にPDF形式に変換し、Dropboxの指定フォルダに保存することができます。
ここでは、業務を効率化するための実践的なテンプレート事例をいくつかご紹介します。気になる自動化例をクリックして、簡単に試すことができます！
フォームで受け取ったファイルをPDFに変換してDropboxに自動保存する
Googleフォームなどのフォームツールでファイルを受け取った際に、そのファイルを自動でPDF形式に変換し、Dropboxに格納します。
申請書や申込書など、フォーム経由で受け取るファイルの形式を統一して管理しやすくするのに役立ち、手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になりますよ！
Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する」ワークフローは、添付ファイルの処理を効率化します。
フォーム受信からDropboxへの自動格納が可能となります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して情報を収集している方
・受け取った添付ファイルを迅速に処理したいと考えている方
・手動でのファイル処理に時間を取られたくない方
・Dropboxを使ってファイルを整理し、共有している方
・日常的にRPAを使って業務効率化を図っている方
・定期的にファイルをPDFに変換して保存する必要がある方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「フォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、フォームで受け取ったファイルの処理が簡素化されます。
RPAでPDF変換し、Dropboxに格納することで効率的に管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを通じてファイルを受け取り、その管理に時間を費やしている方
・大量の添付ファイルをスピーディに処理し、効率化を図りたい方
・Dropboxを利用してファイルを一元管理している企業
・PDF形式でのファイル保存が必要な業務を担当している方
・RPAを活用して業務自動化を検討している方
・全社員が添付ファイルの処理に関わる時間を削減したいと考えている方
■注意事項
・DropboxとYoomを連携してください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
メールで受信したファイルをPDFに変換してDropboxに自動保存する
GmailやOutlookで特定の条件に合致するメールを受信した際に、添付されているファイルを自動でPDF形式に変換し、Dropboxに格納します。
請求書や契約書など、メールで頻繁に受け取る重要書類の管理・保管を効率化でき、メールボックスを探し回る手間を省いて必要なファイルへすぐにアクセスできるようになります！
Gmailで受信したファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「Gmailで受信したファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、メールで受信したファイルをPDFに変換し、Dropboxに格納できます。
手動で行う手間が省け、効率的に作業を進められます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信したファイルを効率的に管理したいと考えている方
・迅速にファイルをPDFに変換して保存したい方
・Dropboxを利用している方
・Dropboxに重要なファイルをスピーディに格納したいと考える方
・手作業でのファイル管理に手間を感じている方
・業務の自動化によって時間を節約したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「Outlookで受信したファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、受信したファイルの管理が容易になります。
PDFに変換してDropboxに格納するため、作業効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用して多くのファイルを受信している方
・受信したファイルをスピーディにPDFに変換し管理したい方
・Dropboxを使ってクラウド上でファイルを効率的に整理整頓したい方
・手動でのファイル処理に時間を取られずに、より迅速に業務を進めたい方
・企業内で情報共有を迅速化し、業務効率を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
チャットツールに投稿されたファイルをPDFに変換してDropboxに自動保存する
SlackやMicrosoft Teamsの特定のチャンネルやチャットにファイルが投稿された際に、そのファイルを自動でPDF形式に変換し、Dropboxに格納します。
チャットツール上で共有された資料や報告書などを、形式を整えて一元管理する際に便利で、ファイルが流れてしまうのを防ぎ後から参照しやすくなりますね！
Slackに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「Slackに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する」フローを利用すると、Slackのファイル管理が円滑になります。
PDF変換とDropboxへの格納が自動化され、操作の手間が省けます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを活用して業務を行っている方
・Slackで日常的にファイルを共有しているが、ファイル形式の変換に手間を感じている方
・ファイルの整理や管理を迅速に行いたいと考えている方
・Dropboxを利用してファイルの保存や共有を行っている企業
・RPAツールを活用して業務効率を向上させたい方
・手動作業を可能な限り自動化し、業務負荷を軽減したいと考えている方
■注意事項
・Slack、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Microsoft Teamsに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「Microsoft Teamsに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する」ワークフローを利用すると、Microsoft Teamsに投稿されたファイルをPDFに変換しDropboxに自動で格納できます。
手作業が減り利便性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft Teamsを使用してファイルの共有やチーム内の情報共有を行っている方
・Dropboxを活用してファイルの保存や管理を行いたい方
・日常的に多くのファイルを扱っており、手動での管理に手間を感じている方
・ファイルの変換や共有をスピーディに行いたいと考えている方
・迅速にPDFファイルを生成して保存する必要があるプロジェクトを担当している方
・RPAを利用して業務の効率化を図りたい方
■注意事項
・Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
フォームに添付されたファイルをPDF変換してDropboxに自動保存するフローを作ってみよう
ここでは例として、「Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する」フローの作成プロセスを簡単にご紹介します。
Yoomを使えば、画面の指示に従って設定するだけで、このような自動化フローを構築できます。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
- Google フォームとGoogle DriveとDropboxをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Google フォームとGoogle DriveとDropboxをのアクション設定
- トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する
試してみる
■概要
「フォームから送信されたPDFを結合し、Boxに格納する」ワークフローは、PDFファイルを効率的に管理するための業務ワークフローです。
フォームに入力されたPDFデータ自動的に結合し、Boxに格納することで煩雑な手作業を削減し、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを利用して多くのPDF書類を管理している事務担当者の方
・Boxを既に活用しており、業務プロセスの自動化を検討している企業の方
・PDFデータの手動処理に時間と労力を費やしているチームリーダーの方
・書類管理の効率化とデジタル化を推進したい経営者の方
■注意事項
・BoxとYoomを連携してください。
ステップ1:Google フォーム、Google Drive、Dropboxのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Google フォームとYoomのマイアプリ登録
検索結果からアプリ名をクリックします。
-
「Sign in with Google」ボタンをクリックします。その後、Googleアカウントのログイン画面が表示されるので、メールアドレスとパスワードを入力します。
- Yoomのアクセス権限を確認されます。次へをクリックしましょう。
- 「続行」をクリックしてください。
- これでGoogle フォームのマイアプリ連携が完了です。
Google DriveとYoomのマイアプリ登録
検索結果からアプリ名（Google Drive）をクリックすると、Google Driveの連携確認画面に切り替わります。
「Sign in with Google」をクリックしてください。
Google Driveへのアクセスを許可するをクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
DropboxとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Chromeの拡張機能
- この操作はChromeを使用します。アカウントをご準備ください。
- Chromeの拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
- Chromeの拡張機能を追加したら、拡張機能の管理からシークレットモードの実行を許可するようオンに設定してください。
ブラウザ操作用アカウント
マイアプリ画面内の「ブラウザ操作用アカウント」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。
下の画面が表示されます。
上記を入力し、追加ボタンをクリックすると操作用アカウントの追加が完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
マイアプリ連携が完了したら、フローボットテンプレートの設定に進みます。下のバナーからテンプレートのコピーに進んでくださいね。
Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する
試してみる
■概要
「Googleフォームで受け取った添付ファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する」ワークフローは、添付ファイルの処理を効率化します。
フォーム受信からDropboxへの自動格納が可能となります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用して情報を収集している方
・受け取った添付ファイルを迅速に処理したいと考えている方
・手動でのファイル処理に時間を取られたくない方
・Dropboxを使ってファイルを整理し、共有している方
・日常的にRPAを使って業務効率化を図っている方
・定期的にファイルをPDFに変換して保存する必要がある方
■注意事項
・Googleフォーム、Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
・ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
・ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
下のポップアップが表示されたら「OK」をクリックして設定をスタート！
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセス可能です。
ステップ3：アプリトリガー「フォームに回答が送信されたら」
テンプレートの1つ目の工程をクリックし、フローボットのトリガー（起点）を設定します。この工程では、フローボットの起動間隔を決めてGoogle フォームの回答を検知する設定を行います。
（1/2）フォームを作成
この画面では、以下の項目が設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google フォームと連携するアカウント情報
- トリガーアクション
次へをクリックして進みましょう。
（2/2）アプリトリガーのAPI接続設定
- トリガー起動間隔
- フローの起動間隔を選択します。最短は5分間隔で起動できます。※ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。
今回使うフォームのサンプル
ファイルをアップロードする項目を入れたフォームを作成しました。
今回は、ファイルをPDFに変換するフローのため、テスト用のJPEGデータをアップロードして送信しておきます。
Yoomの設定画面に戻ります。
- フォームID
- 該当フォームのURLから値を取得して編集欄に入力してください。
フォームIDの入力までできたら、テストボタンをクリックします。成功すると、以下の項目・値が取得できます。
この項目と値をYoomでは「アウトプット」と定義しています。
アウトプットについて
この値は、後の工程で引用します。
アウトプットを追加取得する
続いて、Google フォームの回答結果を追加取得する操作を行います。アウトプット一覧の下にある「＋取得する値を追加」ボタンをクリックします。
JSONPath指定画面に切り替わります。例えば、任意の質問を追加した場合、標準設定のアウトプットでは取得できませんが、このJSONPath内から項目を選択すると追加取得できます。
より詳しい設定方法：Google フォームトリガーで、回答内容を取得する方法
保存をクリックして次の工程に進みましょう。
ステップ4：アプリと連携する「ファイルをダウンロードする」
テンプレートの2つ目をクリックします。この工程では、Google Driveに保存されたファイルをダウンロードする設定を行います。
(1/1)連携アカウントとアクションを選択
こちらは初期設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Google Driveと連携するアカウント情報
- アクション
→次へをクリックします。
（2/2）API接続設定
- ファイルID
- 前の操作で追加したアウトプットの引用コードを挿入します。
テストボタンをクリックします。
成功すると、Google Driveから取得できたファイルが表示されます。このファイルは次の工程で使用します。
保存をするをクリックします。
ステップ5：ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」
テンプレートの3つ目をクリックします。この工程では、オンラインのデータ変換サービス「https://www.ilovepdf.com」を使って、PDFに自動変換する設定を行います。
この画面では、以下の項目が設定済みです。
そのため、追加の操作は不要です。右下のテストボタンをクリックします。
成功すると、変換したPDFが取得できます。
保存するをクリックして次の操作に進みましょう。
ステップ6：アプリと連携する「ファイルをアップロード」
テンプレートの4つ目をクリックします。この工程では、Dropboxの指定したフォルダに前の操作で取得したPDFをアップロードする設定を行います。
（1/2）連携アカウントとアクションを選択
こちらは初期設定済みです。
- タイトル
- アプリ
- Dropboxと連携するアカウント情報
- アクション
次へをクリックします。
（2/2）API接続設定
- フォルダのパス
- URLから取得できます。https://www.dropbox.com/home/document/変換の場合、/home/document/変換 になります。
- ファイル名
- 前の操作で取得したPDFの引用コードを埋めこまれています。追加の操作は不要ですが、編集欄をクリック＜プルダウンメニュー＜取得した値＜ブラウザを操作する の中に引用コードが格納されています。
テストボタンをクリックします。成功すると、DropboxにPDFがアップロードされます。
保存するボタンをクリックします。
ステップ7（最終）:アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、設定完了のコンプリート画面が表示されます。
トリガーをONにして、フローボットを起動します。
トリガーのON/OFFは左上のトグルから切り替えが可能です。プログラミング不要で、フローボットの設定が簡単に完了しました。
トリガーが【ON】になると、各種通知の送信先を選択できるお知らせがポップアップされます。デフォルトでは登録しているメールへ通知ですが、普段使っているチャットアプリでも通知を受け取れて便利です。
Dropboxに関連するその他のテンプレート事例紹介
Yoomには、Dropboxを活用した様々な自動化テンプレートを用意しています。ここでは、その一部をご紹介します。
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogleドキュメントに追加する
試してみる
■概要
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてGoogleドキュメントに追加するフローです。
音声ファイルの管理と文字起こし作業を自動化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・会議やインタビューの記録を効率化したい方
毎回の会議やインタビューの音声データを手動で文字起こししており、手間を感じている方
・音声データの管理と活用を強化したいチームリーダー
Dropboxに保存された音声データを整理し、Googleドキュメントで一元管理したい方
・時間を有効に使いたいフリーランサーや小規模事業者
限られた時間を有効手間を省きたいと考えている方
■注意事項
・Dropbox、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
試してみる
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成するフローです。
Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する
試してみる
■概要
「Zoomミーティングが終了したら録画データをDropboxに自動保存する」ワークフローは、ZoomとDropboxの連携を活用して、会議録画の管理を効率化します。
ミーティング終了後、自動的に録画データがDropboxに保存されるため、手動での転送作業やデータ管理の手間を軽減できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomを頻繁に利用し、ミーティング録画を効率的に管理したいビジネスパーソン
・録画データの保存や共有に時間を取られているチームリーダー
・Dropboxを既に活用しており、他のツールとの連携を強化したい企業
・ミーティング後のデータ整理を自動化して、業務効率を向上させたい管理者
・手動でのデータ保存作業を減らし、よりクリエイティブな業務に集中したい方
■注意事項
・Zoom、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Zoomのレコーディング情報を取得するためには、ミーティングデータがクラウドレコーディングされている必要があります。
・クラウドレコーディングはZoomの特定プランに限定されるためご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご確認ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Zoho CRMで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成する
試してみる
Zoho CRMで取引先が登録されたらDropboxに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
まとめ
今回は、様々なツールで受け取ったファイルを自動でPDFに変換し、Dropboxに保存する方法についてご紹介しました。
フォーム、メール、チャットツールなど、異なる経路から受け取るファイルを都度手作業でPDFに変換し、Dropboxに整理するのは手間がかかるものです…
Yoomを活用すれば、これらのファイル変換・保存プロセスを自動化できます。
Googleフォームの添付ファイル、GmailやOutlookの添付ファイル、SlackやTeamsに投稿されたファイルなどをトリガーとして、自動でPDFに変換し、指定したDropboxフォルダへ格納するフローを、プログラミング不要で簡単に構築可能です！
これにより、ファイル形式の統一や整理にかかる時間を削減できるだけでなく、保存漏れや人的ミスを防ぐことにもつながります。
ファイル管理の効率化に関心のある方は、ぜひ一度Yoomのテンプレートを活用して、業務自動化を手軽に体験してみてくださいね！
アカウント発行はこちらから！
関連記事：【ノーコードで実現】PDFの内容を自動で要約する方法
よくあるご質問
Q：保存先のフォルダやファイル名を動的に変更できますか？
A：可能です！
Dropboxの指定したフォルダの「ファイルをアップロード」アクションでの「ファイル名」の設定で、単にファイルをコピーするだけでなく、日付や特定の文字列を使用できます！
例えば、「【テスト】{{ファイル名}}{{today_%Y%m%d}}」と設定すれば、「【テスト】テスト用書類.pdf20250917」のようにファイルが作成されます。
この時、【テスト】は固定値ですが、{{ファイル名}}と日付の{{today_%Y%m%d}}は変数です。固定値は変わらないため、作成されたどのファイルでも【テスト】になります。
一方、変数の{{ファイル名}}は「取得した値」が反映され、{{today_%Y%m%d}}では、その日の日付が反映されます。
Q：Dropbox以外のクラウドストレージでも実現可能ですか？
A：はい。可能です。
今回は、Dropboxに保存していますが、「Google Drive」、「OneDrive」、「Box」などのストレージにファイルをアップロードするフローを作成することもできます。
ぜひ活用してみてください！
Q：PDF変換やアップロードに失敗した場合、どうなりますか？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
