Microsoft Teamsに投稿されたファイルをRPAでPDFに変換してDropboxに格納する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルにファイルが投稿されるたびに、手作業でPDFに変換し、Dropboxへ保存する作業は手間がかかる上に、対応漏れなどのミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのファイル投稿をきっかけに、RPAがPDF変換からDropboxへの格納までを自動で実行するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとDropboxでファイル管理を行っており、手作業に課題を感じている方
• RPAを活用して、特定のWebアプリケーション上での定型的な操作を自動化したい方
• ファイル管理のプロセスを標準化し、業務の属人化を解消したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Teamsへのファイル投稿をトリガーに、PDF変換とDropboxへの格納が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、保存忘れやファイル形式の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Dropbox、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定して、対象のチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsのアクションを設定し、トリガーとなったメッセージに添付されたファイル情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションで「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のPDF変換サイトなどでファイルをPDFに変換する操作を自動化します。
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「ブラウザを操作する」オペレーションでは、PDF変換に利用するWebサイトのURLや、クリックするボタン、ファイルをアップロードする箇所といった操作内容を、お使いの環境に合わせて任意で設定してください。
• Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名の命名規則なども任意で設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691